Договор ГПХ с физическим лицом: налогообложение и отчетность

Компании и ИП, которые сотрудничают с физлицами по ГПХ, должны выплачивать налоги и страховые взносы, а также сдавать отчетность в ФНС. При этом сразу возникает много вопросов:

• всегда ли заказчик обязан это делать?
• какие именно налоги и страховые взносы платятся и как их рассчитать?
• сколько документов нужно предоставить налоговой за физлиц?

Если компания не соблюдает правила по отчетности и выплатам, ФНС будет проводить проверки и при обнаружении ошибок выпишет штраф. Рассказываем, что нужно сделать, чтобы этого избежать.

Трудовой договор — это соглашение между работодателем и физлицом, в котором определяются условия сотрудничества: права и обязанности сторон, размеры заработной платы, материальная ответственность и внутренний распорядок дня (ст. 56 ТК РФ). Он заключается только в рамках трудовой деятельности.

Гражданско-правовой договор — это соглашение между двумя сторонами, которое регулирует их взаимные права и обязанности в рамках гражданского законодательства. Он распространяется на разные сферы жизни: оказание услуг, купля-продажа, аренда и подряд.

Основные отличия трудового договора и ГПД:

Заказчик может подписывать гражданско-правовой договор как с простым физлицом, так и с самозанятым или индивидуальным предпринимателем. Но здесь нюанс.

Компания не может сотрудничать с самозанятым, если он работал с ней как сотрудник по трудовому договору и с момента увольнения прошло менее двух лет.

📎 Образцы договоров ГПХ с физлицами

В 2024 году заказчик должен выплачивать три вида налогов — страховые взносы, НДФЛ и взносы на травматизм (это отчисление действует, только если прописано в ГПД, то есть заказчик сам решает, будет ли он уплачивать взнос или нет).

Страховые взносы

Их заказчик уплачивает в фонд социального страхования по единому тарифу, который рассчитывается по формуле:
Страховой взнос = Сумма выплаты x специальный %, где

• 30% — для исполнителей, выплаты которых не превысили 2 225 000 рублей за календарный год;
• 15,1% – с той части дохода, которая превысила 2 225 000 рублей.

Пример: исполнитель Иван получил 30 000 рублей за разработку сайта. Сумма страховых взносов за месяц будет считаться так: 30 000 x 30% = 9 000 рублей.

НДФЛ

Налог на доходы физических лиц исчисляется в процентах от каждой выплаты вознаграждения. НДФЛ рассчитывается по формуле:
НДФЛ = Сумма выплаты x ставка в %
Если физическое лицо является резидентов РФ, то тарифы выглядят так:

• 13% — при годовом доходе, не превышающем 5 000 000 рублей;
• 15% — для доходов выше указанного лимит.

Если же физлицо — нерезидент РФ, то есть проживает на территории РФ менее 183 дней в год, для него ставка составляет 30%.

📎 Как найти договоры ГПХ в 1С

С 1 января 2025 года начнет действовать новая прогрессирующая шкала ставок по НДФЛ (№ 176-ФЗ). Процент налога будет зависеть от суммы заработка физлица за календарный год.

📎 Не забудьте подать персонифицированные данные при заключении и расторжении договора

Согласно ст. 226 НК РФ, компания, которая сотрудничает с физлицами без статуса, является их налоговым агентом. Именно она должна уплачивать налоги и страховые взносы.

Уплата НДФЛ по договору ГПХ с физическим лицом без налогового статуса

Схема оплаты выглядит следующим образом: заказчик-компания и исполнитель договариваются о конкретной сумме вознаграждения. Физлицо должно получить ровно ту сумму, которая указана в ГПД. Чтобы оплатить НДФЛ, нужно увеличить вознаграждение так, чтобы после удержания налога получился такой же размер выплаты.

Если же заказчиком является физлицо без налогового статуса, НДФЛ уплачивается строго исполнителем. Сделать это можно тремя способами — через личный кабинет налогоплательщика, с помощью сайта ФНС или квитанцию в банке.

Уплата страховых взносов по договору ГПХ с физическим лицом без налогового статуса

Заказчик также оплачивает их за исполнителя. Для этого исчисляется общая сумма страховых взносов за всех физлиц без налогового статуса, которые сотрудничают с компанией, и отправляется единым платежом.

Заказчик уплачивает НДФЛ и страховые взносы с помощью Единого налогового платежа. Для этого он должен:

1. Перевести деньги на Единый налоговый счет.
2. Отправить специальное уведомление в ФНС о сумме списания.

Обычно налоговая сама снимает деньги со счета. Однако, если заказчик не прислал уведомление, ФНС этого не сделает, так как не знает общую сумму списания.

Заказчик должен отправить 3 формы в ФНС — РСВ, 6-НДФЛ и Персонифицированные сведения о физлицах. А также предоставить в Социальный фонд России ЕФС-1 (подразделы 1.1 и 1.2).
📎 Подробнее о том, как заполнить отчет ЕФС-1, читайте в статье.
РСВ —  это отчет, который сдают заказчики для учета страховых взносов, уплаченных за исполнителей. Он отправляется несколько раз в год:

• за I квартал — до 25 апреля;
• за полугодие — до 25 июля;
• за 9 месяцев — до 25 октября;
• за отчетный год — до 25 января следующего года.

Форма 6-НДФЛ — это документ, который информирует ФНС о суммах доходов, выплаченных физическим лицам, а также об удержанных налогах. Заказчик должен предоставлять отчет в следующие даты:

• за I квартал — до 25 апреля;
• за полугодие — до 25 июля;
• за 9 месяцев — до 25 октября;
• за отчетный год — до 25 февраля следующего года.

Персонифицированные сведения о физлицах — это отчет, в котором содержится информация об исполнителях и суммах выплат. Он является аналогом СЗВ-М и сдается 1 раз в месяц не позднее 25 числа месяца, идущего после отчетного.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 — это отчет о подписании и прекращении ГПД. Он сдается до следующего рабочий день включительно, идущего после указанных событий.

Скачать подраздел 1.1 ЕФС-1

Подраздел 1.2 ЕФС-1 — это отчет, который сдается, если один из исполнителей по ГПХ получил специальный пенсионный стаж (например, работал в труднодоступных регионах). Заказчик сдает его 1 раз по истечении календарного года не позднее 25 января.

Скачать подраздел 1.2 ЕФС-1