Где и как найти договоры ГПХ с физическими лицами в программе 1С:ЗУП

Управление договорами ГПХ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» позволяет эффективно организовать работу с подрядчиками и фрилансерами. В 1С:ЗУП заказчики могут создавать ГПД и делать проводки по оплате вознаграждений. Чтобы это сделать, важно правильно настроить программу и знать ее функционал. Рассказываем как работать с договорами ГПХ в 1С:ЗУП.

1С:ЗУП (1С:Зарплата и Управление Персоналом) — это программный продукт от компании 1С, который предназначен для автоматизации взаимодействия с кадрами компании. Актуальной версией на 2025 год является 1С:ЗУП 8.3.

В ней заказчик может:

• хранить персональные данные сотрудников;
• проводить расчеты зарплаты или вознаграждения для физлиц на ГПД;
• контролировать рабочее время;
• мониторить эффективность персонала. 

В 1С:ЗУП заказчик может работать с некоторыми видами ГПД — договор подряда/оказания услуг и договор авторского заказа. Они отличаются от трудовых договоров и в них нет следующих пунктов:

• материальная ответственность;
• фиксированные даты оплаты труда (аванс и зарплата);
• обязанность заказчика оплачивать отпуск или больничный, а также предоставлять рабочее место и инвентарь.

Договор подряда или оказания услуг — это универсальные документы, которые заключаются между исполнителем и заказчиком. Главное их отличие заключается в том, что в первом варианте специалист обязуется предоставить материальный результат (смастерить игрушку, сшить костюм, сделать ювелирное украшение), а во втором — нематериальный (дать ребенку урок английского, провести юридическую консультацию). 

Договор авторского заказа — это соглашение между заказчиком и автором (например, писателем, художником, композитором и т.д.), согласно которому физлицо обязуется создать произведение. За выполненную работу он должен получить определенное вознаграждение, оговоренное в договоре.

Для этого войдите в 1С:ЗУП и нажмите на вкладку «Настройки» -> «Расчет зарплаты». Здесь поставьте галочку напротив пункта «Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера». 

Также вы можете заранее установить способ отражения начислений по договорам в бухгалтерском учете. Она нужна для того, чтобы программа по умолчанию выставляла нужный вариант расчетов для договоров оказания услуг/подряда и договора авторского заказа. 

При сотрудничестве с физлицами на ГПХ выберите вкладку «Вариант расчетов выбирается в документе» — она автоматически будет выставлять пункт «Расчеты с контрагентами — счет 73 и 76», что означает начисление вознаграждения исполнителю.

После того, как галочки поставлены, у пользователя появятся дополнительные вкладки в разделе «Зарплата». В них можно отслеживать как договоры, так и акты приемки выполненных услуг.

Для того, чтобы сформировать новый ГПД, сначала заведите личную карточку физлица. В нее впишите ФИО, ИНН, дату рождения, СНИЛС и пол. Программа сразу подсветит красным, если вы ввели данные неправильно.

После этого приступайте к созданию самого ГПД. Нажмите кнопку «Оформить документ» и выберите нужный — договор оказания услуг / договор подряда / договор авторского заказа. 

Заполните даты начала и окончания ГПД, а также введите сумму вознаграждения и способ оплаты (для физлиц на ГПХ подразумевается пункт «По актам выполненных работ»). После этого проведите договор и закройте. Так он сохранится в программе.

Чтобы программа автоматически смогла посчитать сумму вознаграждения, сформируйте «Акт приемки выполненных работ». В нем вбейте дату выплаты, а также сумму, которую перечислите специалисту (она должна быть указана в Акте выполненных работ, который заполняется физлицом).

Для этого нажмите на «Зарплаты» -> «Начисления по договорам» -> «Создать документ». Выберите месяц и дату отправки вознаграждения физлицу. Далее на вкладке «Договоры» нажмите «Заполнить». Программа сама посчитает начисления, исходя из актов выполненных работ, которые вы уже сделали.

Если вы работаете с физлицами без налогового статуса, необходимо выплачивать за них 13% НДФЛ и 30% страховых взносов. Сумма удержаний можно увидеть во вкладке «НДФЛ».

После того, как вознаграждение и НДФЛ рассчитаны, нажмите кнопку «Выплатить» -> «Провести и закрыть». Так вы сформируете ведомость об оплате в кассу — позже бухгалтерия перечислит вознаграждение исполнителю.

Согласно ст. 5 № 125-ФЗ, заказчик обязан предоставить физлицам без налогового статуса на ГПХ страхование от несчастных случаев. Для этого компания делает взносы в СФР. Они рассчитываются по следующим тарифам:

• 0,2%-8,5% — на травматизм;
• 30% — обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и материнства (ст. 425 НК РФ). 

Обычно страховые взносы рассчитываются в конце месяца с помощью документа «Начисление зарплаты».

После расчета вознаграждения, взносов и НДФЛ заказчик должен сформировать документ «Отражение зарплаты в бухучете». Для этого зайдите во вкладку «Зарплаты» и нажмите «Бухучет». Так вы отразите начисления вознаграждений по ГПД. Документ будет создан автоматически.

Не забудьте синхронизировать договор — для этого зайдите во вкладку «Администрирование» -> «Синхронизация данных».

После этого в программе 1С:Бухгалтерия предприятия нажмите на кнопку «Зарплата и кадры». Выберите «Зарплата», а затем «Отражение зарплаты в бухучете». Выберите последний загруженный документ, откройте и проверьте, все ли исчисления введены верно. После проверки поставьте галочку в пункте «Отражено в учете» и нажмите «Провести».