Как бизнесу безопасно платить самозанятым

Безналичный расчёт: у ИП и юрлиц есть специальный расчётный счёт организации. Самозанятый — это не организация, а физическое лицо, и вместо расчётного счёта у него банковская карта.

Бизнес не может перевести самозанятому деньги по номеру карты — такой платёж не пройдет через бухгалтерию. Для перевода узнайте у самозанятого полные реквизиты:

• имя получателя
• номер расчетного счета
• наименование банка
• БИК
• корреспондентский счёт
• код подразделения банка и его адрес

Эти реквизиты самозанятый может найти в интернете или получить в банке.

У безналичного расчёта есть один недостаток: банк видит, что оплата поступает физлицу, а не ИП или ООО, но вы при этом не платите за него налоги и взносы. Это кажется подозрительным, и банк может временно заблокировать счёт.

Блокировку легко снять: достаточно сказать, что вы проводите оплату самозанятому, и предоставить банку договор. Но на несколько дней счёт останется заблокированным.

Наличный расчёт: если вы работаете с самозанятым не удаленно, а лично, удобнее платить ему наличными. Главное — не забыть внести эту операцию в бухгалтерию и потребовать у самозанятого чек. Если этого не сделать, самозанятый может сказать, что платежа не было, и потребовать его снова — по закону он будет прав.

При расчетах наличными самозанятому можно платить без договора. Для этого сделка должна быть немедленной. Например, вы как юрлицо покупаете у самозанятого изделия ручной работы и сразу платите за них наличными.

Если работаете по договору, укажите:

• способ расчётов: наличными или на банковскую карту
• сроки оплаты, например в течение 5 дней после принятия работы
• условия предоплаты и постоплаты

Также не забудьте прописать, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход, — это объяснит, почему вы не платите за него налоги и взносы.

В разделе с контактами и реквизитами нужно указать ФИО, ИНН, адрес фрилансера, а также полные реквизиты его банковской карты.

Самозанятые имеют право получать оплату без выставления счета. Но для вашей бухгалтерии будет лучше, если фрилансер все-таки выставит счет: так будет меньше проблем с платежом физлицу.

У самозанятого нет инструментов для выставления счёта в «Моем налоге» или личном кабинете банка. Поэтому предложите ему шаблон, например, на основе счетов, которые выставляют вам ИП, или воспользуйтесь нашим шаблоном.

В счёте должны быть:

• Реквизиты самозанятого
• Дата и номер счёта
• Наименование организации-плательщика, её ИНН
• Список всех услуг с ценами
• Общая сумма счета
• Подпись самозанятого

Обычно счёт отправляют в формате PDF. Чтобы его было удобно заполнять, можно оформить сам счет в Word или Excel, а потом сохранять как PDF.

Если не хотите каждый раз просить у самозанятого счёт, подключитесь к сервису Бизнес. Сервис сам будет заполнять информацию о платеже — вам останется только выгрузить уже сформированный документ. Если не хотите каждый раз просить у самозанятого счёт, подключитесь к сервису «Бизнес». Сервис сам будет заполнять информацию о платеже — вам останется только выгрузить уже сформированный документ.

При переводе денег самозанятому вы должны прописать назначение платежа. Это лучше сделать в таком формате: «Выплата по счёту №111. Предоплата за написание текстов». Перечислять все работы не нужно. Если вы платите без счёта, нужно подробнее указать сами работы.

В назначении платежа ни в коем случае нельзя писать «зарплата», «премия» или другие слова, которые намекают на трудовые отношения. Зарплату и премию можно платить только сотрудникам, а сотрудника вы обязаны устроить по трудовому договору и платить за него налоги и отчисления. Самозанятому фрилансеру вы просто оплачиваете конкретную работу, и зарплатой это называть нельзя — иначе банк заблокирует счёт, а налоговая оштрафует вас за неуплату налогов и взносов.

При расчетах с самозанятыми вам не нужны акты. Их официально заменяет чек, который самозанятый формирует в приложении «Мой налог» и отправляет вам на электронную почту или в любой мессенджер. Чек можно приложить к бухгалтерским документам и использовать как доказательство, что вы приняли и оплатили работу. Ставить на нём подписи не нужно.

По закону самозанятый должен сам отправить вам чек. Если он забыл — напомните. Если всё равно не отправляет — пожалуйтесь в ФНС на сайте налоговой.

Если вы боитесь, что будут проблемы с бухгалтерией, оформить акт всё-таки можно. Вышлите самозанятому свою стандартную форму и обменяйтесь подписанными копиями.