Аренда помещения у физлица: как составить договор и платить налоги

Проще всего снять помещение у юридического лица — достаточно заключить договор аренды и передавать деньги каждый месяц. Но что делать, если недвижимость в собственности физлица подходит под бизнес больше?

Три группы арендодателей-физлиц

Сдать помещение в аренду юридическому лицу без ограничений может обычный гражданин и физическое лицо со статусом самозанятого или индивидуального предпринимателя.

Важное отличие гражданина от физика со статусом  — это нюансы уплаты НДФЛ от арендной платы. 

Три нюанса, которые важно учитывать перед подписанием договора:

• статус арендодателя,
• компенсация коммунальных платежей
• и удержание НДФЛ. 

Первый надо проверять сразу: если собственник помещения самозанятый или ИП, то налог на прибыль он будет оплачивать самостоятельно. При этом сделку следует оформлять точно так же, как и с юрлицом. Самозанятый в этом случае не может сдавать в аренду нежилое помещение.

Если владелец недвижимости физлицо без статуса, то рассчитывать и платить НДФЛ обязан арендатор-компания/ИП. 

Важное условие, которое арендатор должен выполнить перед подписанием договора как с физлицом-самозанятым/ИП, так и с рядовым физиком: ознакомиться с документами, подтверждающими право собственности (ст. 608 ГК РФ) или право сдавать помещение в субаренду (ст. 223 и ст. 615 ГК РФ). И только после этого можно переходить к следующему шагу. 

Бизнес подписывает договор аренды с физическим лицом, самозанятым, ИП на тех же основаниях, что и с юридическим. Стороны обязаны указать достоверные и актуальные сведения об объекте, чтобы придать документу юридическую силу.

Что еще указать в договоре:

• срок аренды,
• банковские реквизиты,
• состояние помещения,
• размер арендной платы,
• права и обязанности сторон,
• способы передачи арендной платы,
• адрес, площадь, кадастровый номер и остальную информацию о помещении,
• права, которые передаются по договору (например, временное пользование или владение).

Устанавливайте срок с учётом законодательных правил: если договор на конкретное количество месяцев/лет, то стороны предупреждают о расторжении за 3 месяца.

Уделите больше внимания пунктам о налоге и коммунальных платежах. Не важно, с кем именно вы подписываете договор: с ИП, самозанятым или рядовым физиком. Любые сомнения налоговые инспекторы обернут не в пользу бизнеса и взыщут НДФЛ со всех арендных платёжек, не прописанных в договоре. Чтобы предотвратить возможный спор с ФНС, укажите в письменном соглашении точную сумму арендной платы, способы компенсации платежей за коммунальные услуги, ремонт, текущее содержание помещения, а также НДФЛ.

Напомним, что физики со статусом ИП или самозанятого, сдавая помещение юрлицам, платят налоги самостоятельно. За обычного гражданина, который сдаёт нежилую недвижимость, налог с арендной платы заплатит арендатор — ИП или компания, который становится его налоговым агентом.

Иными словами, индивидуальный предприниматель или организация должны самостоятельно рассчитать 13% НДФЛ от арендной платы и передать ФНС — письмо Минфина от 05.04.2018 №03-04-06/22216.

Перекладывать обязанность на рядового физика запрещено. Если вы пропишите в договоре, что налог будет платить арендодатель, налоговики признают этот пункт ничтожным. Поэтому арендатор удерживает НДФЛ с полной суммы арендного платежа.

Налоговая ставка:

• 13% для арендодателя–резидента РФ,
• 30% для арендодателя–нерезидента РФ.

Страховые взносы с оплаты за помещение, арендованное у физического лица, компания или ИП не перечисляют.

Стороны обычно включают их в арендную плату. Другие варианты: арендатор переводит сумму арендодателю ежемесячно, либо физическое лицо со статусом или без передаёт право оплаты квитанций арендатору-компании или ИП. Любое условие по коммуналке важно прописать в договоре.

Арендатор вправе удержать НДФЛ с компенсации квитанций, если начисления не зависят от фактического потребления услуг ЖКХ. Под эту категорию попадают только отопление, домофон, плата за площадь помещения, аналогичная квартплате — письмо Минфина от 27 августа 2015 г. №03-04-05/49369.

Не нужно платить налог за оплату начислений по приборам учёта: за водоотведение, горячее и холодное водоснабжение, электроэнергию. 

На упрощенной системе налогообложения при расчете НДФЛ всегда подтверждайте арендную плату договором, актом приёма-передачи и расписками от арендодателя о приёме платежей.

Коммунальные платежи также можно включить в расходы ИП или компании, указав их в договоре аренды на выбор:

•  в виде фиксированной части: то есть 120 000 рублей в месяц с учетом стоимости ЖКХ услуг,
• в виде переменной и фиксированной частей: 115 000 рублей в месяц плюс сумма за ЖКХ, рассчитанная по показаниям приборов учета.

За аренду помещения у физика без статуса арендатор должен заплатить НДФЛ не позднее дня, следующего за датой перечисления арендной платы. Например, вы удержали НДФЛ за период с 22 мая по 23 июня. Переведите сумму ФНС не позднее 28 июня по адресу учета ИП или компании.

Арендатору-компании/ИП по закону необходимо вести налоговые регистры, сдавать отчёт 6-НДФЛ раз в квартал, а справку 2-НДФЛ с кодом 1400 – в конце года.