Аренда помещения у физлица: как составить договор и платить налоги

Проще всего снять помещение у юридического лица, поскольку достаточно заключить договор аренды и передавать деньги каждый месяц. Но что делать, если недвижимость в собственности физлица подходит под бизнес больше?

Три группы арендодателей-физлиц

Сдать помещение в аренду юридическому лицу без ограничений может обычный гражданин и физическое лицо со статусом самозанятого или индивидуального предпринимателя.

Важное отличие гражданина от физика со статусом  — это нюансы уплаты НДФЛ от арендной платы. 

Три нюанса, которые важно учитывать перед подписанием договора: статус арендодателя, компенсация коммунальных платежей и удержание НДФЛ. 

Первый надо проверять сразу: если собственник помещения самозанятый или ИП, то налог на прибыль он будет оплачивать самостоятельно. При этом сделку следует оформлять точно так же, как и с юрлицом. При этом самозанятый не может сдавать в аренду нежилое помещение.

Если владелец недвижимости физлицо без статуса, то рассчитывать и платить НДФЛ обязан арендатор-компания/ИП. 

Важное условие, которое арендатор должен выполнить перед подписанием договора как с физлицом-самозанятым/ИП, так и с рядовым физиком: ознакомиться с документами, подтверждающими право собственности (ст. 608 ГК РФ) или право сдавать помещение в субаренду (ст. 223 и ст. 615 ГК РФ). И только после этого можно переходить к следующему шагу. 

Бизнес подписывает договор аренды с физическим лицом, самозанятым, ИП на тех же основаниях, что и с юридическим (глава 34 ГК РФ). Стороны обязаны указать достоверные и актуальные сведения об объекте, чтобы придать документу юридическую силу (ст. 607 ГК РФ).

Что ещё указать в договоре:

• срок аренды,
• банковские реквизиты,
• состояние помещения,
• размер арендной платы,
• права и обязанности сторон,
• способы передачи арендной платы,
• адрес, площадь, кадастровый номер и остальную информацию о помещении,
• права, которые передаются по договору (например, временное пользование или владение).

Устанавливайте срок с учётом законодательных правил: если договор на конкретное количество месяцев/лет, то стороны предупреждают о расторжении за 3 месяца.

Уделите больше внимания пунктам о налоге и коммунальных платежах. Не важно, с кем именно вы подписываете договор: с ИП, самозанятым или рядовым физиком. Любые сомнения налоговые инспекторы обернут не в пользу бизнесмена/компании и взыщут НДФЛ со всех арендных платёжек, не прописанных в договоре. Чтобы предотвратить возможный спор с ФНС, укажите в письменном соглашении точную сумму арендной платы, способы компенсации платежей за коммунальные услуги, ремонт, текущее содержание помещения, а также НДФЛ.

Напомним, что физики со статусом ИП или самозанятого, сдавая помещение юрлицам, платят налоги самостоятельно.

За обычного гражданина, который сдаёт нежилую недвижимость, налог с арендной платы заплатит арендатор-ИП/компания, который становится его налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Иными словами, индивидуальный предприниматель или организация должны самостоятельно рассчитать 13% НДФЛ от арендной платы и передать ФНС (письмо Минфина от 05.04.2018 №03-04-06/22216). 

Перекладывать обязанность на рядового физика запрещено (п. 5 ст. 3 НК). Если вы пропишите в договоре, что налог будет платить арендодатель, налоговики признают этот пункт ничтожным. Поэтому арендатор удерживает НДФЛ с полной суммы арендного платежа (ст. 208, ст. 209, ст. 224 НК РФ). 

Налоговая ставка:

• 13% для арендодателя–резидента РФ,
• 30% для арендодателя–нерезидента РФ.

Страховые взносы с оплаты за помещение, арендованное у физического лица, компания или ИП не перечисляют.

Стороны обычно включают их в арендную плату. Ещё варианты: арендатор переводит сумму арендодателю ежемесячно, либо физическое лицо (со статусом или без)  передаёт право оплаты квитанций арендатору-компании/ИП. Любое условие по коммуналке важно прописать в договоре.

Арендатор вправе удержать НДФЛ с компенсации квитанций, если начисления не зависят от фактического потребления услуг ЖКХ. Под эту категорию попадают только отопление, домофон, плата за площадь помещения, аналогичная квартплате (письмо Минфина от 27 августа 2015 г. №03-04-05/49369).

Не надо платить налог за оплату начислений по приборам учёта, т.е. за водоотведение, горячее и холодное водоснабжение, электроэнергию. 

На упрощённой системе налогообложения при расчёте НДФЛ всегда подтверждайте арендную плату договором, актом приёма-передачи и расписками от арендодателя о приёме платежей. 

Коммунальные платежи также можно включить в расходы ИП/компании, указав их в договоре аренды на выбор:

•  в виде фиксированной части (т.е. 120 000 рублей в месяц с учетом стоимости ЖКХ услуг),
• в виде переменной и фиксированной частей (т.е. 115 000 рублей в месяц + сумма за ЖКХ, рассчитанная по показаниям приборов учета).

За аренду помещения у физика без статуса, арендатор должен заплатить НДФЛ не позднее дня, следующего за датой перечисления арендной платы (ст. 226 НК РФ). Например, вы удержали НДФЛ за период с 22 мая по 23 июня. Переведите сумму ФНС не позднее 28 июня по адресу учета ИП или компании. 

Арендатору-компании/ИП по закону необходимо вести налоговые регистры, сдавать отчёт 6-НДФЛ раз в квартал, а справку 2-НДФЛ с кодом 1400 – в конце года.