Самозанятый системный администратор: как выстроить сотрудничество в рамках закона

Физлицо может оказывать услуги в айти-сфере и быть самозанятым. Для этого он должен получить статус и соблюдать правила НПД:

• не превышать годовой лимит дохода — до 2 400 000 рублей;
• не иметь штатных сотников;
• не предоставлять услуги бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения.

Каждый самозанятый сисадмин должен формировать чеки после каждой выплаты и самостоятельно уплачивать налоги в конце месяца. 

📎 Какие документы нужно запросить у самозанятого

Иногда организации привлекают к работе одного самозанятого сисадмина, который выполняет услуги на постоянной основе. Бизнесу это выгодно: за специалиста не нужно платить налоги и страховые взносы как за штатного сотрудника. Однако ФНС, скорее всего, заинтересуется таким сотрудничеством и инициирует проверку на предмет подмены трудовых отношений.

Если компании нужен постоянный сотрудник, который будет находиться на рабочем месте и иметь полный доступ к технике и сервисам компании — лучше оформить его по трудовому договору. Это обойдется дороже, так как за штатного работника нужно уплачивать 13% НДФЛ и страховые взносы (стандартно 30%).

Но если налоговая увидит, что с компанией сотрудничают сисадмины на НПД, но фактически они работают как сотрудники по ТК РФ, налоговики выпишут штрафы — до 100 000 рублей и доначислят налоги и страховые взносы. Кроме того, такие компании попадают в «черный список» Роструда и находятся под пристальным вниманием.

Рекомендации для компаний:

• привлекайте к работе нескольких самозанятых сисадминов, чтобы не было одного «вечного» сотрудника, который выполняет все задачи;
• оплачивайте вознаграждение по факту оказания услуг, а не два раза в месяц;
• грамотно оформляйте гражданско-правовой договор без признаков трудовых отношений: к ним относятся, например, соблюдение рабочего графика, фиксированная заработная плата, материальная ответственность за оборудование, предоставление рабочего места;
• не проводите совместные созвоны и планерки с командой и сисадмином на НПД;
• не оплачивайте дополнительный софт и лицензии самозанятому (он должен делать это сам);
• проверяйте, есть ли доступ у физлица на НПД к корпоративным сервисам.

Обычно с сисадминами на НПД заключают договор оказания услуг, в котором нужно прописать следующие пункты.

Предмет договора

Пропишите конкретные услуги, которые будет выполнять сисадмин. Если это краткосрочные задачи, укажите их количество.

Например, Олег — самозанятый сисадмин, который сотрудничает с компанией «СколкАйти». В списке оказываемых услуг будут: установка трех антивирусных программ, проверка работоспособности двух новых серверов и обновление корпоративного ПО.

Срок действия договора

Зафиксируйте сроки сотрудничества с самозанятым и гарантии выплаты вознаграждения после заполнения акта об оказанных услугах.

Например, «Услуги оказываются в период с 1 июня 2025 года по 1 июля 2025 года. После выполнения задач стороны подписывают Акт об оказанных услугах в двух экземплярах в соответствии с Договором».

Стоимость услуг и срок выплат

Укажите цену каждой задачи и время, в течение какого времени заказчик обязуется выплатить вознаграждение.

Например, «Стоимость предоставляемых Исполнителем услуг по настоящему Договору составляет 10 000 рублей. Заказчик оплачивает их в течение десяти календарных дней от даты подписания Сторонами Акта».

Права и обязанности сторон

Сюда входит обязательство заказчика выплатить вознаграждение после оказания услуг, а у исполнителя — качественное установка ПО без технических ошибок и создание регулярных бэкапов (резервное копирование) важных данных и систем.

📎 Инструкция и шаблон договора ГПХ с самозанятым

Дополнительные документы

Если в процессе сотрудничества системному администратору будут нужны секретные данные, нужно заключить Договор о неразглашении конфиденциальной информации (NDA). Он может быть подписан отдельным документом или быть отдельным пунктом в ГПД.

К конфиденциальной информации в айти-сфере относятся: персональные данные сотрудников при установке  рабочих компьютеров, корпоративные логины и пароли и ключи шифрования серверов.

Помимо NDA самозанятому сисадмину необходимо заполнять акт выполненных услуг. В нем прописываются название задачи, дата сдачи, стоимость и согласие заказчика принять выполненную работу.

📎 Подробная инструкция и шаблон акта выполненных услуг