Составляем договор с самозанятым: инструкция для компаний и ИП

Главный документ самозанятого — чек, сформированный в приложении «Мой налог». Составлять договоры, предоставлять счета и акты выполненных работ в его обязанности не входит. Эту часть регулирует Гражданский кодекс.

Но иногда договор нужен: с ним проще контролировать сроки и качество выполненных услуг, фиксировать стоимость и разрешать конфликты. Особенно конфликты с налоговой: если инспекция заподозрит бизнес в подмене трудовых отношений, грамотно составленный договор может стать главным аргументом в защиту.

Для самозанятого исполнителя договор важен на тот случай, если заказчик откажется платить за услуги. Причины могут быть разные — конфликт, недопонимание или игнорирование с его стороны.

Но для заказчика договор нужен почти всегда: потому что основные риски (прежде всего налоговые) несёт он.

Если услуги оказаны немедленно, никто не настаивает на заключении договора — можно работать без него. Выполнение обязательств в этом случае подтверждает чек из приложения «Мой налог», в котором указаны ИНН клиента, исполнителя и название услуг. Но для большого проекта с высокой стоимостью услуг — важно заключить договор, и обязательно в письменной форме.

• Подряда. Такое соглашение заключают, например, на ремонтные или строительные работы, изготовление мебели, украшений. Он подразумевает материальный результат.
• Возмездного оказания услуг. Договор возмездного оказания услуг заключают для нематериального результата: консультационные, информационные, образовательные и другие услуги.
• Перевозки. К ним относятся договор транспортной экспедиции, договор перевозки, аренды транспортного средства с экипажем и прочие.
• Аренды. Договор закрепляет обязанности сторон, механизм оплаты за коммунальные платежи, ответственность за просрочку и имущество.

Оформление договора услуг или подряда с самозанятыми — самые распространённые виды ГПХ. Разница между ними в том, что по договору подряда исполнитель должен выполнить работу и отдать какой-то «материальный» результат. Например, копирайтер должен написать 10 статей в блог: здесь больше подходит ГПХ подряда.

По договору на оказание услуг заказчик оплачивает саму деятельность: такой договор подойдёт для уборки офиса, ремонта рабочих компьютеров, консультационных или организационных услуг.

Договор ГПХ с самозанятым — налоги

Если ИП или юрлицо заключает договор с самозанятым, то он не должен платить за такого исполнителя НДФЛ или страховые взносы. Только сумму гонорара. По закону самозанятый сам платит за себя налог, но иногда заказчики соглашаются компенсировать эту сумму — 6% от гонорара. Но это не обязанность заказчика.

Исполнитель и заказчик

В шапке договора нужно прописать: кто и с кем работает. Здесь же важно указать налоговый статус исполнителя: «Иванов И.И. зарегистрирован в ФНС в качестве налогоплательщика налога на профессиональный доход в соответствии с ФЗ от 27.11.2018 №422-ФЗ».

Если ИП или ООО заключает договор с обычным физическим лицом, то обязан платить за него НДФЛ и страховые взносы. И тогда смысл экономии на налогах для заказчика теряется.

Основные условия

В пункте «Права и обязанности сторон» закрепляют: как и на каких условиях самозанятый предоставляет услуги. Здесь важно сделать акцент на том, что работа проектная, нацеленная на конкретный результат.

Если характер совместной работы будет похож на систематическое сотрудничество, где «процесс» важнее, чем «результат», — договор могут переквалифицировать в трудовой. Поэтому пишем:

• что должен делать исполнитель,

Например: «Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказывать последнему услуги (далее — Услуги), перечень которых определен Сторонами в Приложении №1 к настоящему Договору, а Заказчик обязуется оплачивать эти Услуги».

• срок договора,
• способ коммуникации (мессенджер, почта, личные встречи),
• предоставление отчётности (если требуется),
• разрешение нанимать третьих лиц с письменного согласия заказчика,
• принадлежность результата работы Исполнителя,
• ответственность за использование Исполнителем чужих фото, текстов, чужой интеллектуальной собственности,
• контакты для отправления претензий.

Можно ли заключить договор с самозанятым на маленький срок и периодически продлевать?

Формально законодательство этого не запрещает. Но лучше установить в договоре срок окончания выполнения работ. Или, если договором предусмотрены этапы — сроки сдачи этапов. Неоднократное перезаключение гражданского договора как раз и может указывать на наличие признаков трудовых отношений.

Порядок расчётов

Другое важное условие договора ГПХ — сколько и когда нужно платить за работу:

• способ расчёта: наличные, расчётный счёт, электронный кошелек или платёжная система: например, сервис «Бизнес» Самозанятые.рф,
• обязательство исполнителя о передаче чека,
• срок оплаты услуг,
• примечание о том, что «все платежи не облагаются НДС, так как исполнитель применяет НПД».

Приёмка работы

В этом пункте можно «подложить соломки» на случай, если заказчик игнорирует исполнителя и задерживает выплаты:

«Если в течение пяти рабочих дней с даты получения Заказчиком Акта об оказании услуг Заказчик не подписывает Акт, Услуги считаются оказанными надлежащим образом, в полном объёме и подлежат оплате».

Ответственность, штрафы и форс-мажоры

Здесь нужно описать, что произойдет, если стороны не выполнят свои обязанности. Кроме стандартных пунктов вроде «сделал плохо», есть неочевидные.

Например, исполнитель может утратить статус самозанятого, и тогда заказчику придётся платить все те же налоги и страховые взносы. Формулировка, которая снимает с заказчика ответственность:

«Если Исполнитель не исполнил обязанность об уведомлении Заказчика о снятии с учёта как плательщика налога на профессиональный доход, Исполнитель обязан компенсировать убытки Заказчика».  

Что нужно исключить из договора

Тщательно избегаем формулировок, которые намекают на трудовые отношения:

• слова «сотрудничество», «работник», «обязанности», «аванс» и прочее,
• рабочий график,
• фиксированную ежемесячную оплату,
• корпоративные правила,
• описание рабочего места и требование там находиться.

Вместо этого: описание услуги или товара, стоимость единицы и общую сумму, сроки оплаты и выполнения работы, ответственность сторон.

Приложения к договору

Договора достаточно, если речь об одной конкретной услуге. Но для долгосрочного сотрудничества с этапами работы и отдельными выплатами понадобится приложение. Составить его можно в свободной форме, пример в нашем шаблоне.

Бумажные документы отнимают много ресурсов: заполнение, печать, отправка и хранение. Чтобы сократить весь этот путь до нескольких кликов, можно подключить электронный документооборот.

С ним можно подписывать документы с исполнителями из разных городов: загрузить внутренний шаблон компании или использовать готовый. В сервисе Бизнес электронный документооборот уже встроен в систему: специалисты составят и проверят документы в соответствии с требованиями законодательства.

Многие действуют по другой схеме: обмениваются по электронной почте сканами договора с подписями. Это допустимо, но ненадёжно — отсканированная подпись не имеет полноценной юридической силы.