Бухгалтерский учет самозанятых: шаблоны, инструкции и лайфхаки

Работать с самозанятыми с одной стороны выгодно, с другой — требует больше внимания и контроля за документооборотом. Все это увеличивает нагрузку на бухгалтерию: незначительные ошибки могут привлечь внимание налоговой. 

Проверяем: может ли ваша компания работать с этим исполнителем

У режима НПД есть ограничения по видам деятельности и другим параметрам. Проверьте, что ваш будущий работник:

• Не сотрудничал с вашей компанией по трудовому договору или договору ГПХ. Чтобы работать с бывшим сотрудником, который стал самозанятым, должно пройти более двух лет после увольнения.. Это также относится к компаниям-дочкам и филиалам: налоговая прослеживает и такие перемещения. 
• Является гражданином РФ, Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии или Украины. Граждане других стран оформить самозанятость не могут.
• Не будет представлять интересы других лиц. То есть работать по договорам подряда, комиссии или агента. Например, турагентство не может работать с самозанятым турагентом и платить ему комиссию от сделок. 

Подписываем договор ГПХ

С самозанятым можно работать по договору подряда, возмездного оказания услуг, перевозки или аренды (например, когда компания или ИП арендует помещение). И лучше не игнорировать этот этап. Во-первых, соглашение защищает вас от спорных ситуаций и «недопонимания». Во-вторых, от налоговых проверок.

На текущий момент главная проблема — переквалификация налоговой договора ГПХ в трудовой. Если контролёрам покажется, что вы используйте самозанятого как наёмного сотрудника (а компания таким образом уклоняется от налогов), договор может стать убедительным доказательством обратного.

О том, что такое подмена трудовых отношений и какие у этого есть последствия, рассказывали в отдельной статье. 

1. Запросите у самозанятого справку о постановке на учет
   Этот документ исполнитель может скачать в пару кликов из приложения «Мой налог». Справка — подтверждение, что вы будете работать с самозанятым, а не с обычным физическим лицом. В противном случае с договора ГПХ компании придётся заплатить 13% НДФЛ и 30% страховых взносов.
   
2. Проверьте статус онлайн по ИНН
   Представить, что самозанятый подделал справку, сложно. Но лучше подстраховаться. Переходите по ссылке и копируйте ИНН из той же справки.
3. Составьте и подпишите договор
   У нас есть проверенный юристом шаблон договора ГПХ: скачивайте и заполняете пустые поля. Подробную инструкцию можно найти здесь. 
   
4. Подготовьте приложения к договору
   Эти документы нужны в случае, если ваша компания планирует работать с исполнителем долго. Они расширяют и дополняют условия договора. Например, в договоре указано, что самозанятый сео-специалист должен оптимизировать новый сайт. Тогда в приложении можно оставить более подробное техническое задание, сроки и вознаграждение для каждого этапа.
   
   Составляют приложения в свободной форме, но в заглавии обязательно укажите номер договора и дату его заключения. Например: «Документ является приложением к договору № 666 от 25.04.2023».
   

Чтобы подтвердить, что работа от самозанятого принята и оплачена, нужен акт выполненных работ. Этот же документ подтверждает расходы для налогового учёта (актуально для УСН). 

Скачать шаблон акта выполненных работ для самозанятого.

Чек — основной документ, подтверждающий оплату услуг. Но для компаний этого недостаточно: банк может заблокировать расчётный счёт, учесть траты в расходы на УСН не получится. 

Сколько платить?

Только гонорар согласно договору, налоги и страховые взносы за такого исполнителя платить не нужно. С доходов от юрлиц или ИП самозанятый платит 6%, по закону он должен это делать самостоятельно. Но существует практика, когда заказчик закладывает сумму налога в гонорар. 

Чтобы узаконить перевод с расчетного счета компании на лицевой самозанятого подготовьте:

Счет на оплату

Самозанятый может сформировать его в приложении «Мой налог». Если не получается, отправьте ему этот шаблон.

Платежное поручение

Этот документ еще раз подтверждает, что это легальный перевод самозанятому исполнителю. Скачивайте наш образец и заполняйте по инструкции.

Чек

При безналичной оплате самозанятый может отправить документ до 9 числа следующего месяца:

• • Обязательно проверяйте каждый чек по данным и срокам. Типичная ситуация: самозанятый забыл выслать чек или прислал с ошибкой, бухгалтер обнаружил это спустя полгода. А исполнитель уже снялся с учёта и чек выставить не может. 
  • Если самозанятый отказывается высылать чек, жалуйтесь на него в ФНС.

Операции с самозанятыми нужно проводить через документы, которые используют для операций с поставщиками или исполнителями, а не через документы для расчётов с работниками. 

Расчёты по гражданско-правовым договорам с самозанятыми отразите на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Выплату вознаграждения — проводкой: Д 76 К 50, 51, 52 — выплачено вознаграждение самозанятому по гражданско-правовому договору. У нас есть подробная инструкция о том, как учитывать и оплачивать услуги самозанятого в 1С. 

Для упрощения и автоматизации работы с самозанятыми есть специальные сервисы. Например, Бизнес. Такие сервисы берут небольшую комиссию за свои услуги, но у них много плюсов: 

• У вас всегда будут чеки об оплате. То есть не будет риска, что придется платить НДФЛ и страховые взносы за исполнителя. Сервисы для работы с самозанятыми автоматически формируют и отправляют чеки об оплате, самозанятый не должен делать это вручную. 
• Договора и акты формируются автоматически, они не потеряются в почте или мессенджерах. 
• Не нужно формировать платёжные поручения для каждого самозанятого отдельно. 
• Комиссию сервиса можно учесть при оплате налогов компании и сэкономить. 

Если вы переводите деньги получателю через сервис, то используйте такую проводку: «Дебет 76 субсчёт «Расчёты с посредником (например, сервисом «Бизнес») по номинальному счету» — Кредит 51».