Подмена трудовых отношений с самозанятыми: критерии проверки

Сотрудничество с самозанятыми выгодно для бизнеса: за исполнителей не нужно платить 13% НДФЛ и 30% страховых взносов, оплачивать больничные, отпуска и в принципе соблюдать трудовые гарантии. ФНС и Минтруд это понимают и потому внимательно следят за тем, чтобы сотрудников не нанимали по ГПД под видом самозанятых. 

Подмена трудовых отношений — это ситуация, в которой исполнитель выполняет функции штатного сотрудника, но при этом оформлен как самозанятый. Работодатель в этом случае лишает его социальных гарантий — больничного, отпуска, декрета — и экономит на социальных выплатах и НДФЛ.

Налоговая в разное время выпускала письма с разъяснениями по признакам трудовых отношений, при наличии которых компанию или ИП могут привлечь к ответственности. Мы собрали основные в один список.

Источники:

• Письмо ФНС от 15.04.2022
• Постановление Пленума Верховного Суда от 29.05.2018 N 15

Проверяющие органы в первую очередь изучают документы. В них не должно быть терминологии из Трудового кодекса: самозанятый — это «исполнитель» или «подрядчик», а не «сотрудник».

Доказательства наличия трудовых отношений налоговая перечислила в письме от 15.04.2022 №ЕА-4-15/4674. Ими могут быть:

• пропуск на территорию работодателя, журнал регистрации прихода-ухода сотрудников;
• графики работы, отпусков, документы о командировках, об обязанностях по обеспечению пожарной безопасности, о полной материальной ответственности;
• расчетные листы о начислении зарплаты, ведомости выдачи денежных средств, сведения о перечислении денег на карту;
• товарные накладные, заполненные или подписываемые работником, счета-фактуры, копии кассовых книг о выручке, путевые листы, заявки на перевозку груза, журнал посетителей;
• документы по охране труда, например, о медосмотре или инструктаже на рабочем месте, а также свидетельские показания, аудио- и видеозаписи.

Если налоговая докажет нарушения и переквалифицирует договор ГПХ в трудовой, — наступит ответственность:

1. Доначисление 13% НДФЛ и ~30% страховых взносов с каждой выплаты самозанятому.
2. Штрафы в размере 40% от неуплаченной суммы взносов и 20% от суммы НДФЛ.
3. Пени за каждый день просрочки.
4. Административные штрафы: для ИП от 5 до 10 тысяч рублей,
   для юрлиц от 50 до 100 тысяч рублей, для должностных лиц: 10–20 тыс. рублей.

При неуплате взносов и налогов на сумму более 15 млн руб. руководителю компании грозит уголовная ответственность.

Исполнитель может обратиться в суд самостоятельно и попросить признать отношения трудовыми.

Кроме этого есть репутационные риски. Роструд может добавить компанию в «черный» список. Публичность истории плохо скажется на отношениях с клиентами, партнерами и будущими соискателями.

Налоговая разработала скоринговую систему «МАРМ», которая в реальном времени ищет «подозрительные» взаимоотношения с исполнителями. Компания попадает в реестр с того момента, когда исполнитель сформировал чек в «Мой налог» с указанием ИНН и наименования заказчика (компании или ИП).

Система анализирует характер отношений с самозанятыми и на основании этого присваивает «риск-балл». Чем выше этот балл, тем больше шансов у компании попасть на камеральную проверку.

Какие критерии оценивает система

1. Как много самозанятых работает с компанией или ИП: сопоставляет количество чеков самозанятых, выписанных на конкретное юридическое лицо или ИП, и списки самих самозанятых исполнителей. Чем больше чеков от разных самозанятых выставлено для одной организации, тем выше «риск-балл».
2. Регулярность выплат: с какой периодичностью компания или ИП переводила деньги самозанятому и какие суммы. Например, если компания переводит 15-го и 30-го числа одним и тем же самозанятым приблизительно одинаковые суммы, — «риск-балл» повышается.
3. Моноклиенство: есть ли у самозанятого чеки от других ИП, ООО или физлиц. Отсутствие сторонних чеков — один из главных признаков трудовых отношений.

По результатам анализа к проверке подключается инспектор, который будет изучать отношения самозанятого и компании лично. На этом этапе компании или ИП направляют требование о разъяснениях — по какой причине исполнитель не работает в штате и почему за него не уплачивают страховые взносы и НДФЛ.

📎 О том, как отвечать на такие требования, читайте в статье.

В 2024 году Минтруд анонсировал Межведомственные комиссии, задача которых — бороться с нелегальной занятостью. В 2026 году ФНС обязана передавать в такие комиссии информацию о компаниях и ИП, которые:

• работают более чем с 35 самозанятыми;
• среднемесячная выплата таким исполнителям превышает 35 000 рублей;
• продолжительность сотрудничества — более трех месяцев.

Обратите внимание, что речь про среднемесячный доход. То есть если вы соблюдаете правило оплаты за отдельные услуги и в разные дни месяца, считать будут общий доход самозанятого в месяц.

Эти признаки могут стать причиной внеплановой проверки от Роструда. В этом случае предпринимателю направят письмо с вызовом на комиссию.

Требование о разъяснении отношений с самозанятыми — этап, на котором компания или ИП еще могут доказать свою невиновность. Мы рекомендуем обратиться за помощью к юристу или налоговому консультанту и действовать быстро.

Не игнорировать запрос и ответить вовремя. Стандартный срок ответа на требование — 5 рабочих дней, считая со следующего дня после того, как его получили. Но часто в письме указывают индивидуальные сроки. Важно их не пропустить: за это тоже действуют штрафы.

Собрать пакет документов, доказывающих сдельные отношения. К письму нужно приложить договор ГПХ, акты выполненных работ, чеки и, возможно, переписки с самозанятым. Полный список зависит от того, что будет написано в требовании.

Составить грамотный ответ. Ответное письмо можно составить в свободной форме, но важно учитывая каждый пункт требования и отвечать аргументированно и подкрепляя документами.

Подготовить исполнителей к возможному вызову на допрос. В качестве доказательств налоговый инспектор может вызвать самозанятого на беседу. Часто исполнители в принципе не понимают разницу между гражданско-правоывми и трудовыми отношениями. Поэтому могут сказать, например, что получают зарплату и уходят в отпуск. Исполнителям нужно объяснить суть гражданско-правовых отношений и ознакомить с примерным списком вопросов.

📎 Как подготовить самозанятого к вызову на допрос