Трудовые отношения и ФНС: проверка самозанятых и компаний

Представьте ситуацию: архитектор Борис работал в бюро, но устал от офиса и перешёл на фриланс. Он оформил самозанятость и начал брать заказы. Полгода спустя главному архитектору бюро понадобилась помощь с проектом, и он вспомнил о Борисе.

Бывший начальник предложил заключить договор ГПХ. Для него как для работодателя от этого сплошные плюсы. Не надо сдавать отчёты, оформлять кадровые документы, а главное — услуги обойдутся гораздо дешевле, чем раньше. С выплат по трудовому договору нужно удерживать 13% НДФЛ и платить 30% взносов. За самозанятого он либо вообще не платит, либо доплачивает 6%, которые самозанятый отправляет в ФНС.

Борис согласился. Но главный архитектор любит все контролировать и не мог позволить, чтобы сотрудник отвечал только за результат, как и положено по договору ГПХ. Поэтому они договорились о графике работы.

С таким договором архитектурному бюро грозит ответственность за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми сразу по двум причинам.

После того как в 2019 году был введён налог на профессиональный доход, ФНС стала фиксировать случаи, когда компании заключают с самозанятыми договоры на оказание услуг вместо трудовых для экономии на налогах и страховых взносах.  Тогда ФНС и Роструд начали активно проверять бизнес.

Подмена трудовых отношений — это когда работник выполняет функции штатного сотрудника, но при этом официально устроен по ГПХ как самозанятый. Работодатель в этом случае лишает работника социальных гарантий (больничный, отпуск, пенсионное страхование) и соответственно экономит на социальных выплатах и НДФЛ за работника.

При выявлении нарушения договор ГПХ переквалифицируют в трудовой. Работодателю грозят штрафы за подмену трудового договора гражданско-правовым:

Для ИП: 5–10 тыс. руб., за повторные нарушения — до 40 тыс.

Для юрлиц: 50–100 тыс. руб., за повторные нарушения — до 200 тыс.

Для должностных лиц: 10–20 тыс. руб. Также им может грозить дисквалификация на срок до трёх лет.

Налоговая может потребовать от бизнеса выплатить все НДФЛ (13%) и взносы за работника, а также взыскать пени за просрочку уплаты налогов.

За грубое нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, компания может получить штраф в размере 20% неуплаченного налога или страховых взносов (минимум — 40 тыс. руб.). При неуплате взносов и налогов на сумму более 15 млн руб. руководителю компании грозит уголовная ответственность.

В марте 2021 года ФНС рассказала о скоринговой системе «МАРМ», которая в реальном времени ищет «подозрительные» взаимоотношения с исполнителями: компания попадает в реестр с того момента, когда исполнитель сформировал чек в «Мой налог» с указанием ИНН и наименования заказчика (компании или ИП).

Система анализирует характер отношений с самозанятыми и на основании этого присваивает «риск-балл». Чем выше этот балл, тем больше шансов у компании попасть на камеральную проверку.

Какие критерии оценивает система

1. Как много самозанятых работает с компанией или ИП: сопоставляет количество чеков самозанятых, выписанных на конкретное юридическое лицо или ИП, и списки самих самозанятых исполнителей. Чем больше чеков от разных самозанятых выставлено для одной организации, тем выше «риск-балл».
   
2. Регулярность выплат: с какой периодичностью компания или ИП переводила деньги самозанятому и какие суммы. Например, если компания переводит 15-го и 30-го числа одним и тем же самозанятым приблизительно одинаковые суммы, — «риск-балл» повышается.
3. Моноклиентво: есть ли у самозанятого чеки от других ИП, ООО или физлиц. Отсутствие сторонних чеков — один из главных признаков трудовых отношений.

По результатам анализа к проверке подключается инспектор, который будет изучать отношения самозанятого и компании лично. На этом этапе компании или ИП направляют требование о разъяснениях — по какой причине исполнитель не работает в штате и почему за него не уплачивают страховые взносы и НДФЛ.

📎 О том, как отвечать на такие требования, читайте в этой статье.

Но это не всё: кроме МАРМ за подменой трудовых отношений следит комиссия Минтруда. С 1 марта 2024 года под пристальное внимание попадают компании, с которыми работают больше 10 самозанятых, получают они больше 20 000 рублей и средняя продолжительность договора — более трёх месяцев. Подробнее об этом рассказали здесь.

Компания не может заказывать услуги у самозанятого, который является её работником или уволился меньше двух лет назад. Такой запрет прописан в законодательстве (ч. 2 ст. 6 422-ФЗ). И это первая причина, по которой договор ГПХ с самозанятым архитектором Борисом вызовет вопросы в ФНС.

Из письма ФНС от 16.09.2021 было известно о следующих признаках наличия трудовых отношений:

1. Самозанятый интегрирован в организационную структуру компании:

• работодатель требует от физлица оформить самозанятость и не рассматривает другие варианты работы;
• работодатель распределяет задания среди самозанятых, например, по рабочим объектам или маршрутам;
• работодатель определяет режим работы: сколько часов работает самозанятый, в какое время должен выполнять работу (вот и вторая ошибка в договоре с Борисом);
• работодатель руководит и контролирует работу самозанятого на рабочем месте.

2. Исполнитель зависит от работодателя инфраструктурно: пользуется материалами, инструментами и оборудованием, предоставленными работодателем, а без них выполнение заказа невозможно. Чтобы обойти этот момент, с самозанятым исполнителем можно заключить договор подряда;
3. Заказ оплачивается так же, как выплачивается зарплата штатным сотрудникам, — в установленные дни 2 раза в месяц.

В апреле 2022 года ФНС обобщила характеристики нелегальных схем в письме территориальным органам. Со ссылкой на постановление Пленума Верховного суда от 29.05.18 № 15 ведомство приводит признаки трудового договора:

• за самозанятым закреплено не разовое задание, а трудовая функция (то есть принять самозанятого клинера для постоянной уборки нельзя), не указан конкретный объём работ;
• работник подчиняется правилам внутреннего распорядка — например, обязан быть в офисе с 09:00 до 18:00, а за нарушение указаний работодателя предусмотрена дисциплинарная ответственность. На самом деле самозанятый, оформленный по договору ГПХ, работает когда хочет;
• договор носит систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года;
• в договоре прописана ежемесячная оплата труда, не указаны её изменения в течение года. То есть одинаковые выплаты в одни и те же дни — это триггер для налоговой;
• работник включён в производственную деятельность организации и несёт материальную ответственность. То есть самозанятому исполнителю нельзя выдать в подотчёт технику для работы и любые другие ценные вещи.

Проверяющие не слушают разговоры в офисе и не наблюдают за тем, как самозанятый утром приходит на работу и вечером уходит. Зато они проверяют документы. В них не должно быть терминологии из Трудового кодекса: самозанятый — это «исполнитель» или «подрядчик», а не «работник» или «сотрудник».

Доказательствами наличия трудовых отношений могут служить:

• пропуск на территорию работодателя, журнал регистрации прихода-ухода сотрудников;
• графики работы, отпусков, документы о командировках, об обязанностях по обеспечению пожарной безопасности, о полной материальной ответственности;
• расчетные листы о начислении зарплаты, ведомости выдачи денежных средств, сведения о перечислении денег на карту;
• товарные накладные, заполненные или подписываемые работником, счета-фактуры, копии кассовых книг о выручке, путевые листы, заявки на перевозку груза, журнал посетителей;
• документы по охране труда, например, о медосмотре или инструктаже на рабочем месте, а также свидетельские показания, аудио- и видеозаписи.

Если у вас есть вопросы или вы хотите поделиться кейсом по теме — ждём вас в комментариях.