
Новые налоговые риски для работодателей: как избежать проблем

Представьте ситуацию: архитектор Борис работал в бюро, но устал от офиса и перешёл на фриланс. Он оформил самозанятость и начал брать заказы. Полгода спустя главному архитектору бюро понадобилась помощь с проектом, и он вспомнил о Борисе.
Бывший начальник предложил заключить договор ГПХ. Для него как для работодателя от этого сплошные плюсы. Не надо сдавать отчёты, оформлять кадровые документы, а главное — услуги обойдутся гораздо дешевле, чем раньше. С выплат по трудовому договору нужно удерживать 13% НДФЛ и платить 30% взносов. За самозанятого он либо вообще не платит, либо доплачивает 6%, которые самозанятый отправляет в ФНС.
Борис согласился. Но главный архитектор любит все контролировать и не мог позволить, чтобы сотрудник отвечал только за результат, как и положено по договору ГПХ. Поэтому они договорились о графике работы.
С таким договором архитектурному бюро грозит ответственность за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми сразу по двум причинам.
ФНС против подмены трудовых отношений: методы борьбы
После того как в 2019 году был введён налог на профессиональный доход, ФНС стала фиксировать случаи, когда компании заключают с самозанятыми договоры на оказание услуг для налоговой оптимизации и экономии на страховых взносах. При этом сохраняются даже формальные признаки трудовых отношений. Тогда ФНС и Роструд начали активно проверять бизнес.
Что грозит за нарушения
При выявлении нарушения договор ГПХ переквалифицируют в трудовой. Работодателю грозят штрафы за подмену трудового договора гражданско-правовым:
Для ИП: 5–10 тыс. руб., за повторные нарушения — до 40 тыс.
Для юрлиц: 50–100 тыс. руб., за повторные нарушения — до 200 тыс.
Для должностных лиц: 10–20 тыс. руб. Также им может грозить дисквалификация на срок до трёх лет.
Налоговая может потребовать от бизнеса выплатить все НДФЛ (13%) и взносы за работника, а также взыскать пени за просрочку уплаты налогов.
За грубое нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, компания может получить штраф в размере 20% неуплаченного налога или страховых взносов (минимум — 40 тыс. руб.). При неуплате взносов и налогов на сумму более 15 млн руб. руководителю компании грозит уголовная ответственность.
Автоматическая проверка налогового режима
В марте 2021 года ФНС рассказала о скоринговой системе, которая в реальном времени ищет компании, замеченные в возможной замене трудового договора гражданско-правовым при работе с самозанятыми.
Система анализирует:
- периодичность и источники выплат (главное отличие наёмного сотрудника от самозанятого — постоянство);
- взаимосвязь самозанятых, их клиентов и бывших работодателей (сколько заказчиков у самозанятого);
- резкое уменьшение количества сотрудников компании и отчётов по зарплате.
По результатам анализа компании с признаками наличия трудовых отношений с самозанятыми попадают в группу риска. Налоговики запрашивают документы, назначают допросы, проводят беседы с самозанятыми.
За что гражданско-правовые отношения c самозанятым могут признать трудовыми
Компания не может заказывать услуги у самозанятого, который является её работником или уволился меньше двух лет назад. Такой запрет прописан в законодательстве (ч. 2 ст. 6 422-ФЗ). И это первая причина, по которой договор ГПХ с самозанятым архитектором Борисом вызовет вопросы в ФНС.
Из письма ФНС от 16.09.2021 было известно о следующих признаках наличия трудовых отношений:
- Самозанятый интегрирован в организационную структуру компании:
- работодатель требует от физлица оформить самозанятость и не рассматривает другие варианты работы;
- работодатель распределяет задания среди самозанятых, например, по рабочим объектам или маршрутам;
- работодатель определяет режим работы: сколько часов работает самозанятый, в какое время должен выполнять работу (вот и вторая ошибка в договоре с Борисом);
- работодатель руководит и контролирует работу самозанятого на рабочем месте.
- Исполнитель зависит от работодателя инфраструктурно: пользуется материалами, инструментами и оборудованием, предоставленными работодателем, а без них выполнение заказа невозможно. Чтобы обойти этот момент, с самозанятым исполнителем можно заключить договор подряда;
- Заказ оплачивается по ТК так же, как выплачивается зарплата штатным сотрудникам, — в установленные дни 2 раза в месяц.
Новые критерии трудовых отношений
В апреле 2022 года ФНС обобщила характеристики нелегальных схем в письме территориальным органам. Со ссылкой на постановление Пленума Верховного суда от 29.05.18 № 15 ведомство приводит признаки трудового договора:
- за самозанятым закреплено не разовое задание, а трудовая функция (то есть принять самозанятого клинера для постоянной уборки нельзя), не указан конкретный объём работ;
- работник подчиняется правилам внутреннего распорядка — например, обязан быть в офисе с 09:00 до 18:00, а за нарушение указаний работодателя предусмотрена дисциплинарная ответственность. На самом деле самозанятый, оформленный по договору ГПХ, работает когда хочет;
- договор носит систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года;
- в договоре прописана ежемесячная оплата труда, не указаны её изменения в течение года. То есть одинаковые выплаты в одни и те же дни — это триггер для налоговой;
- работник включён в производственную деятельность организации и несёт материальную ответственность. То есть самозанятому исполнителю нельзя выдать в подотчёт технику для работы и любые другие ценные вещи.
Проверяющие не слушают разговоры в офисе и не наблюдают за тем, как самозанятый утром приходит на работу и вечером уходит. Зато они проверяют документы. В них не должно быть терминологии из Трудового кодекса: самозанятый — это «исполнитель» или «подрядчик», а не «работник» или «сотрудник».
Доказательствами наличия трудовых отношений могут служить:
- пропуск на территорию работодателя, журнал регистрации прихода-ухода сотрудников;
- графики работы, отпусков, документы о командировках, об обязанностях по обеспечению пожарной безопасности, о полной материальной ответственности;
- расчетные листы о начислении зарплаты, ведомости выдачи денежных средств, сведения о перечислении денег на карту;
- товарные накладные, заполненные или подписываемые работником, счета-фактуры, копии кассовых книг о выручке, путевые листы, заявки на перевозку груза, журнал посетителей;
- документы по охране труда, например, о медосмотре или инструктаже на рабочем месте, а также свидетельские показания, аудио- и видеозаписи.
Если у вас есть вопросы или вы хотите поделиться кейсом по теме — ждём вас в комментариях.