Расчёты с самозанятыми в 1С. Как нанимать, оформлять и оплачивать услуги фрилансеров
Расчёты с самозанятыми в 1С 8.3
В ранних версиях программы 1С (до 3.0.100) услуги самозанятого оформляли как сделки с физическим лицом. То есть просто не указывали ОГРНИП. Чтобы внести плательщика НПД в систему, достаточно было ввести его паспортные данные и реквизиты банковского счета.
Проводки по самозанятым в 1С версии 8.3 и позднее упростили, так как физических лиц, работающих по НПД, официально добавили в функционал программы.
Как завести самозанятого контрагента в 1с8.3
Самозанятые в 1С 8.3 выступают как контрагенты. Так выглядит добавление нового исполнителя в программу.
- Откройте раздел «Главная» – «Функциональность».
В поле «Расчёты» проверьте, установлен ли флажок в графе «Выплаты самозанятым».
Теперь необходимо оформить самозанятого в 1С. Для этого создайте личную карточку исполнителя в программе.
- В разделе «Справочники» откройте вкладку «Контрагенты».
- Чтобы создать нового контрагента, кликните по кнопке «Создать». Обязательно выберите «Самозанятый» в поле «Вид контрагента».
- Заполните ИНН исполнителя и паспортные данные.
Нажмите кнопку «Записать и закрыть».
Обратите внимание, что учёт услуг самозанятых в программе 1С можно провести по двум сценариям:
- Создайте договор в программе, если планируете получать услугу позже. Для фиксации сделки в 1С существуют два способа: либо через карточку созданного ранее контрагента, либо через раздел «Справочники». В первом случае не забудьте в графе «Вид договора» указать «С поставщиком», так как с ними действует такая же система начисления и вычета взносов. Если выберите создание договора через «Справочник», найдите самозанятого в списке. В обоих случаях внесите номер и дату создания контракта. Обязательно заполните поле «Наименование».
- Если проводите услугу сразу после внесения самозанятого в «Контрагенты», переходите во вкладку «Покупки» – «Поступление (акты, накладные, УПД)». Сформируйте новое «Поступление услуг» и обязательно укажите ФИО плательщика НПД, номер договора, название и стоимость услуги. Новый контракт с самозанятым можно создать в этой же форме: нажмите на выпадающий список напротив строки «Договор». Этот способ проще: все реквизиты программа заполнит автоматически.
Бывает, что в программе активирован специальный режим и учет по договорам не ведется. В таком случае во вкладке «Поступление услуг» не получится выбрать нужный контракт.
Как провести оплату самозанятому в 1С
Чтобы понимать, как проводить самозанятых в 1С, нужно знать, как правильно оплачивать их услуги с бухгалтерской точки зрения. Расчёты с самозанятыми в 1С 8.3 для бухгалтерии начинаются во вкладке «Банк и касса». Чтобы оплатить услуги плательщика НПД, создайте платёжное поручение.
- Зайдите в раздел «Банк и касса» — «Платёжные поручения». Нажмите кнопку «Создать» и сформируйте новый документ.
- В открывшемся окне в строке «Вид операции» выберите «Прочие расчёты с контрагентами», чтобы программа разрешила ввести информацию о коде типа дохода, который необходимо учитывать при оплате самозанятому в 1С 8.3 от юридического лица с июня 2020 года.
- Ниже, в строке «Получатель», укажите фамилию и инициалы самозанятого.
- В строку «Сумма платежа» внесите фактическую стоимость услуги, в строке «Ставка НДС» выберите вариант «Без НДС».
- В строке «Удержание по исполнительному листу» выберите «1 — разрешено, с ограничением по сумме».
- Нажмите «Провести и закрыть». Так поручение сохранится в программе.
- Чтобы заплатить самозанятому, сформированное поручение отправьте в банк. Для этого зайдите в журнал «Платёжные поручения», выберите необходимый документ и нажмите на «Отправить в банк».
В открывшемся окне укажите все документы и подтвердите действие кнопкой «Выгрузить». - После того как банк отправит деньги, зафиксируйте платеж в 1С. Для этого выберите «Банк и касса» – «Банковские выписки». Нужный платёж в открывшемся окне можно выбрать тремя способами:
- Выгрузить поручение из онлайн-банкинга. Для этого нажмите на кнопку «Загрузить».
- Кнопка «Подобрать» поможет выбрать из оплаченных банком платежей тот, который нужен сейчас.
- Выгрузить поручение из онлайн-банкинга. Для этого нажмите на кнопку «Загрузить».
Вернитесь в раздел «Платежные поручения», кликните правой кнопкой мыши на нужном и выберите из выпадающего списка «Создать на основании» – «Списание с расчётного счёта».
- В открывшемся окне проверьте счет расчетов с исполнителем.
- Теперь нужно зафиксировать эту оплату как затраты в 1С. Для этого войдите во вкладку «Покупки» — «Поступление (акты, накладные)».
- Кликните на «Поступление», из выпадающего меню выберите «Услуги (акт)».
- В строку «Акт №» введите номер акта или цифрового чека, поступившего от самозанятого.
- В таблице укажите, какие услуги были оказаны и номер счёта. В бухгалтерии для расчётов с самозанятыми используют 60 или 76 счета.
Затем программа автоматически создаст проводки.
При оплате услуг плательщиков НПД наличными, зайдите в раздел «Банк и касса», выберите «Кассовые документы» и нажмите «Выдача».
Как заключить договор с самозанятым в 1С:ЗУП
Программа 1С:ЗУП предназначена для оформления сотрудников по ТК РФ. Поэтому самозанятого вносить в систему не имеет смысла: исполнитель не получает зарплату и с его доходов компания-заказчик не платит налоги.
Но договор с самозанятым лицом в 1С:ЗУП может понадобится, если нужно заплатить за разовое задание по договору ГПХ или компания выступает налоговым агентом по налогу на доход аутсорсинговых сотрудников.
Сначала настройте функционал программы на работу с такими контрактами. Для этого выполните цепочку: «Настройки» — «Расчёт зарплаты» – галочка напротив «Регистрируются выплаты по договорам ГПХ».
Занесите самозанятого в программу. Заполните эту информацию в разделе «Кадры».
- Зайдите в справочник «Сотрудники» и добавьте нового. Для этого введите ФИО, СНИЛС, ИНН, пол и дату рождения. Если такой сотрудник уже есть, программа уведомит об этом. Обратите на это внимание, чтобы не возникло дублей.
- Далее нажмите «Сохранить».
- Если ИНН или СНИЛС сотрудника указаны неверно, они будут подсвечены.
- В гиперссылке «Страхование» укажите страховой статус, в гиперссылке «Налог на доходы» — резидент.
- Нажмите «Оформить договор».
- В открывшемся окне договора заполните период действия и сумму. В графе «Способ оплаты» выберите один из трёх: «однократно в конце срока», «по актам выполненных работ» или «в конце срока с ежемесячными авансовыми платежами». Можете поставить галочку напротив строки «Подлежит страхованию от несчастных случаев». В программе также можно указать номер счёта, чтобы выгрузить проводку в 1С: Бухгалтерия.
- Проведите и закройте договор.
Важно знать, что 1С:ЗУП не ограничивает количество договоров с одним и тем же самозанятым исполнителем.