Расчёты с самозанятыми в 1С. Как нанимать, оформлять и оплачивать услуги фрилансеров

В ранних версиях программы 1С (до 3.0.100) услуги самозанятого оформляли как сделки с физическим лицом. То есть просто не указывали ОГРНИП. Чтобы внести плательщика НПД в систему, достаточно было ввести его паспортные данные и реквизиты банковского счета.

Проводки по самозанятым в 1С версии 8.3 и позднее упростили, так как физических лиц, работающих по НПД, официально добавили в функционал программы.

Самозанятые в 1С 8.3 выступают как контрагенты. Так выглядит добавление нового исполнителя в программу.

1. Откройте раздел «Главная» – «Функциональность».

В поле «Расчёты» проверьте, установлен ли флажок в графе «Выплаты самозанятым».

Теперь необходимо оформить самозанятого в 1С. Для этого создайте личную карточку исполнителя в программе.

1. В разделе «Справочники» откройте вкладку «Контрагенты».
2. Чтобы создать нового контрагента, кликните по кнопке «Создать». Обязательно выберите «Самозанятый» в поле «Вид контрагента».
3. Заполните ИНН исполнителя и паспортные данные.

Нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Обратите внимание, что учёт услуг самозанятых в программе 1С можно провести по двум сценариям:

1. Создайте договор в программе, если планируете получать услугу позже. Для фиксации сделки в 1С существуют два способа: либо через карточку созданного ранее контрагента, либо через раздел «Справочники». В первом случае не забудьте в графе «Вид договора» указать «С поставщиком», так как с ними действует такая же система начисления и вычета взносов. Если выберите создание договора через «Справочник», найдите самозанятого в списке. В обоих случаях внесите номер и дату создания контракта. Обязательно заполните поле «Наименование».
   
2. Если проводите услугу сразу после внесения самозанятого в «Контрагенты», переходите во вкладку «Покупки» – «Поступление (акты, накладные, УПД)». Сформируйте новое «Поступление услуг» и обязательно укажите ФИО плательщика НПД, номер договора, название и стоимость услуги. Новый контракт с самозанятым можно создать в этой же форме: нажмите на выпадающий список напротив строки «Договор». Этот способ проще: все реквизиты программа заполнит автоматически.
   

Бывает, что в программе активирован специальный режим и учет по договорам не ведется. В таком случае во вкладке «Поступление услуг» не получится выбрать нужный контракт.

Чтобы понимать, как проводить самозанятых в 1С, нужно знать, как правильно оплачивать их услуги с бухгалтерской точки зрения. Расчёты с самозанятыми в 1С 8.3 для бухгалтерии начинаются во вкладке «Банк и касса». Чтобы оплатить услуги плательщика НПД, создайте платёжное поручение.

1. Зайдите в раздел «Банк и касса» — «Платёжные поручения». Нажмите кнопку «Создать» и сформируйте новый документ.
2. В открывшемся окне в строке «Вид операции» выберите «Прочие расчёты с контрагентами», чтобы программа разрешила ввести информацию о коде типа дохода, который необходимо учитывать при оплате самозанятому в 1С 8.3 от юридического лица с июня 2020 года.
3. Ниже, в строке «Получатель», укажите фамилию и инициалы самозанятого.
4. В строку «Сумма платежа» внесите фактическую стоимость услуги, в строке «Ставка НДС» выберите вариант «Без НДС».
5. В строке «Удержание по исполнительному листу» выберите «1 — разрешено, с ограничением по сумме».
6. Нажмите «Провести и закрыть». Так поручение сохранится в программе.
   
7. Чтобы заплатить самозанятому, сформированное поручение отправьте в банк. Для этого зайдите в журнал «Платёжные поручения», выберите необходимый документ и нажмите на «Отправить в банк».
   В открывшемся окне укажите все документы и подтвердите действие кнопкой «Выгрузить».
8. После того как банк отправит деньги, зафиксируйте платеж в 1С. Для этого выберите «Банк и касса» – «Банковские выписки». Нужный платёж в открывшемся окне можно выбрать тремя способами:
   1. Выгрузить поручение из онлайн-банкинга. Для этого нажмите на кнопку «Загрузить».
      
   2. Кнопка «Подобрать» поможет выбрать из оплаченных банком платежей тот, который нужен сейчас.
      

Вернитесь в раздел «Платежные поручения», кликните правой кнопкой мыши на нужном и выберите из выпадающего списка «Создать на основании» – «Списание с расчётного счёта».

• В открывшемся окне проверьте счет расчетов с исполнителем.
  
• Теперь нужно зафиксировать эту оплату как затраты в 1С. Для этого войдите во вкладку «Покупки» — «Поступление (акты, накладные)».
• Кликните на «Поступление», из выпадающего меню выберите «Услуги (акт)».
• В строку «Акт №» введите номер акта или цифрового чека, поступившего от самозанятого.
• В таблице укажите, какие услуги были оказаны и номер счёта. В бухгалтерии для расчётов с самозанятыми используют 60 или 76 счета.

Затем программа автоматически создаст проводки.

При оплате услуг плательщиков НПД наличными, зайдите в раздел «Банк и касса», выберите «Кассовые документы» и нажмите «Выдача».

Программа 1С:ЗУП предназначена для оформления сотрудников по ТК РФ. Поэтому самозанятого вносить в систему не имеет смысла: исполнитель не получает зарплату и с его доходов компания-заказчик не платит налоги.

Но договор с самозанятым лицом в 1С:ЗУП может понадобится, если нужно заплатить за разовое задание по договору ГПХ или компания выступает налоговым агентом по налогу на доход аутсорсинговых сотрудников.

Сначала настройте функционал программы на работу с такими контрактами. Для этого выполните цепочку: «Настройки» — «Расчёт зарплаты» – галочка напротив «Регистрируются выплаты по договорам ГПХ».

Занесите самозанятого в программу. Заполните эту информацию в разделе «Кадры».

1. Зайдите в справочник «Сотрудники» и добавьте нового. Для этого введите ФИО, СНИЛС, ИНН, пол и дату рождения. Если такой сотрудник уже есть, программа уведомит об этом. Обратите на это внимание, чтобы не возникло дублей.
2. Далее нажмите «Сохранить».
   
3. Если ИНН или СНИЛС сотрудника указаны неверно, они будут подсвечены.
4. В гиперссылке «Страхование» укажите страховой статус, в гиперссылке «Налог на доходы» — резидент.
5. Нажмите «Оформить договор».
6. В открывшемся окне договора заполните период действия и сумму. В графе «Способ оплаты» выберите один из трёх: «однократно в конце срока», «по актам выполненных работ» или «в конце срока с ежемесячными авансовыми платежами». Можете поставить галочку напротив строки «Подлежит страхованию от несчастных случаев». В программе также можно указать номер счёта, чтобы выгрузить проводку в 1С: Бухгалтерия.
7. Проведите и закройте договор.

Важно знать, что 1С:ЗУП не ограничивает количество договоров с одним и тем же самозанятым исполнителем.