Как сэкономить, работая с фрилансерами: 11 лайфхаков

За работника по трудовому договору вы платите примерно на 60% больше голого оклада, а еще тратите деньги на организацию рабочего места. С фрилансерами и подрядчиками таких трат нет.

Если нанимаете сотрудников по трудовому договору, вы обязаны платить за них налоги и взносы в Пенсионный фонд. Это 13% от зарплаты в виде налогов и 30% взносов в Пенсионный и страховой фонды и фонд ОМС. Это значит, что, если вы платите сотруднику на руки 30 000 ₽, на самом деле ваши расходы на него — 34 400 ₽ зарплаты вместе с налогом и еще 10 320 ₽ рублей взносов в фонды. Всего получается 44 720 ₽ — на 50% больше голого оклада.

Если вы нанимаете фрилансера или самозанятого, за него не нужно платить никаких налогов и взносов: он все платит сам. Правда, вы будете выдавать ему не зарплату, а деньги за конкретные проекты. Но иногда это даже выгоднее: вам не придется платить за время простоя — можно будет прибегать к услугам подрядчика только при необходимости.

Дополнительно на сотрудника в штате уходят косвенные расходы. Ему нужно оплачивать больничный и отпуск, организовать рабочее место: арендовать офис, купить мебель и технику. С удаленными сотрудниками всех этих трат нет. Если нанять всех на удаленку, можно вообще обойтись без офиса.

Если вы организуете свое дело как самозанятый, нанять кого-либо по трудовому договору у вас не получится: это запрещено. А если вы ИП, будет много бумажной волокиты — придется регистрироваться в пенсионном фонде и сдавать отчетность по работникам.

В качестве подрядчиков удобно нанимать копирайтеров, дизайнеров, программистов, верстальщиков, уборщиков и бухгалтеров. Тех, кому вы выдаете разовые задачи с определенным результатом.

Фрилансеры идеально подходят для двух типов задач:

1. Разовый проект: сделать сайт, написать текст на главную, запустить таргетированную рекламу.
2. Регулярные задачи с четко определенными результатами: каждый месяц писать 10 статей в блог, раз в день делать уборку в офисе, рисовать иллюстрации на сайт, формировать бухгалтерскую отчетность.

Поэтому в качестве подрядчиков удобно нанимать копирайтеров, дизайнеров, программистов, верстальщиков, уборщиков и бухгалтеров.

Но есть сотрудники, которые должны работать по графику и подхватывать текущие задачи. Например, продавцы или менеджеры по продажам. Их придется нанимать по трудовому договору, с рабочими обязанностями и графиком.

Создавать команду из одних фрилансеров удобно, если вы открываете рекламное агентство или студию веб-разработки. В подобных сферах в основном проектные четкие задачи. Чтобы решать их точечно, получится обойтись без постоянных сотрудников и офиса.

В другом бизнесе удобно совмещать: нанять часть сотрудников в штат, а часть — на удаленку. Например, оставить в штате менеджеров и продавцов, а дизайнера, автора для соцсетей или уборщика — оформить по договору подряда или оказания услуг.

Можно привлечь как подрядчика физлицо, но для этого придется заключить договор ГПХ. Лучше заключать договор с самозанятыми или ИП и сэкономить на налогах и взносах.

Удобнее всего привлекать в качестве подрядчиков ИП и самозанятых — с ними просто заключить договор оказания услуг. Таким образом можно нанять и ООО, но с ним будет больше бумажной волокиты — если вы сами ИП или самозанятый, это может быть не очень удобно.

Можно привлечь как подрядчика и физлицо, но для этого придется заключить договор ГПХ. В таком случае вам придется платить те же налоги и взносы, так что экономии не будет. А если вы самозанятый, договор ГПХ вообще заключать нельзя.

В качестве самозанятого вы можете собирать заказы и передавать их другим исполнителям.

Самозанятый не может нанимать работников, но имеет право заключать договоры с подрядчиками и другими самозанятыми. Поэтому в качестве самозанятого вы можете организовать, например, рекламное агентство — собирать заказы и передавать их другим исполнителям.

Для работы нужно заключить договор оказания услуг, непохожий на трудовой.

Чтобы работать с самозанятым или ИП, нужно заключить договор оказания услуг. В нем необходимо прописать:

• Наименование и порядок работ
• Порядок сдачи-приемки
• Сроки работ
• Ответственность сторон, санкции и штрафы
• Реквизиты сторон

Важно, чтобы договор не был похож на трудовой: в нем нельзя прописывать рабочий график, зарплату и премии. В противном случае вас могут оштрафовать на сумму от 10 000 ₽ и доначислить взносы и налоги.

Если вы планируете долго работать с фрилансером, можно заключить общий договор, без конкретных работ, сроков и вознаграждений, а работы оформлять в отдельных приложениях к этому договору.

Тщательно пропишите в договоре санкции и штрафы, всегда ставьте сроки с запасом.

Главный риск в том, что удаленщик сорвет срок или исчезнет с предоплатой. Именно поэтому важно заключить договор и тщательно прописать там все условия, в том числе строгие штрафы и неустойки за срыв сроков. А если фрилансер вдруг пропадет, с таким договором можно будет пройти в суд.

Если вы сами не уверены, что сможете составить грамотный договор, обратитесь за ним к юристу — он поможет.

Иногда фрилансеры опаздывают несмотря на штрафы. Если сроки важны, обязательно завышайте их, когда договариваетесь с клиентом, и прописывайте их в договоре с запасом. Работа занимает неделю — просите сдать через две недели, а клиенту обещайте сделать через три. Тогда, даже если фрилансер опоздает или пропадет, у вас будет время исправить ситуацию.

С фрилансерами из других городов тоже нужно подписывать договор. Есть несколько способов это сделать.

Подписывать электронной подписью. Такая подпись стоит от 3000 ₽ в год, еще 6–7 рублей придется платить за отправку каждого документа через специальную программу. Здесь есть проблема: нужно, чтобы у фрилансера тоже была такая подпись, а она есть не у всех.

Обмениваться оригиналами по почте. Вы распечатываете два экземпляра договора, подписываете оба и отправляете их фрилансеру по почте или курьером. Он получает посылку, подписывает и отправляет один экземпляр вам. Это занимает много времени, зато доступно всем, на 100% законно и не вызовет вопросов у налоговой или суда в случае проблем.

Обмениваться сканами с подписью. Этот способ проще. Вы распечатываете договор, подписываете, сканируете и отправляете скан фрилансеру. Потом он тоже подписывает, сканирует и отправляет вам. Чтобы этот способ работал, нужно добавить в договоре такой пункт: «Документы, отправленные на адреса электронной почты, указанные в данном договоре, считаются подписанными простой электронной подписью и равнозначны бумажным документам с личными подписями Сторон».

Такой способ можно совмещаться с отправкой по почте. Для этого сначала обменивайтесь сканами, начинайте работать и уже потом отправляйте физический договор. Так скорость работы не будет зависеть от скорости почтовой доставки.

На сайтах с вакансиями, биржах фриланса, досках объявлений или личных сайтах исполнителей.

На сайтах с вакансиями: HeadHunter, SuperJob и т. п. Там обычно ищут сотрудников в штат, но можно разместить вакансию и указать примерную оплату в месяц, удаленную работу и свободный график. А можно просмотреть резюме — многие соискатели согласятся на проектную работу.

На биржах фриланса: FL, Freelance, YouDo и т. п.Там удобнее искать исполнителей для разовых задач и проектов. Можно работать через биржу (в том числе с физлицами) либо обменяться контактами и заключить договор напрямую. Но специалисты высокой квалификации на биржах попадаются реже.

На досках объявлений: Авито, Яндекс.Услуги и т. п. Там больше офлайн-профессий — например уборщиков, компьютерных мастеров, мастеров по отделке, но можно найти и диджитал-специалистов.

На личных сайтах и в соцсетях. Специалисты высокого уровня ведут группы в соцсетях, делают собственные сайты или просто рассказывают о себе на личной странице. Таких экспертов можно найти через поиск по ключевым словам.

Можно дать исполнителю тестовое задание, чтобы оценить его силы в реальном проекте и понять, комфортно ли будет работать.

Мы недавно писали подробную статью о том, на что обратить внимание при выборе самозанятого исполнителя. Советы оттуда можно применять и при выборе подрядчика-ИП.

Выбирая, ориентируйтесь:

• На портфолио, кейсы и примеры работ — будет понятно, работал ли исполнитель раньше с подобными задачами, на что именно он способен.
• Отзывы предыдущих заказчиков.
• Рейтинг на бирже.
• Манеру общения — если человек профессионал, он будет много спрашивать и пытаться вникнуть в вашу задачу.

Еще можно дать исполнителю тестовое, чтобы посмотреть его в реальном проекте и понять, комфортно ли с ним будет работать.

Пользоваться планировщиками задач, корпоративными мессенджерами и облачными хранилищами.

Для работы с подрядчиками, особенно удаленными, вам понадобится три типа компьютерных программ и сервисов.

1. Планировщики задач: Trello, Asana, Битрикс24. В них можно будет ставить задачи, выставлять сроки и назначать исполнителей, чтобы точно ничего не потерялось. Многие планировщики бесплатны и просты в использовании.
2. Мессенджеры. В них вы будете общаться с исполнителями. Если подрядчиков мало, можно общаться там, где удобно им самим, — во Вконтакте, Скайпе, Телеграме. Если их много, лучше выбрать один мессенджер, чтобы не запутаться в переписках. Для таких целей существуют даже специальные корпоративные мессенджеры, например Slack. В них можно создавать отдельные рабочие пространства, чтобы деловая переписка не смешивалась с личной.
3. Облачные хранилища: Google Drive, Яндекс.Диск, Dropbox. В процессе работы у вас наверняка будет много рабочих документов. В офисе их можно хранить на общем сервере, а при удаленной работе удобно будет загружать файлы в облако. Так доступ к важной информации будет у всех.

Можно делать приятные мелочи: рассылать недорогие подарки на Новый год, поздравлять с днем рождения, рекомендовать подрядчиков партнерам.

Если фрилансеры и подрядчики работают у вас регулярно, полезно будет повысить их лояльность. Самый простой способ — создать в мессенджере общий чат, где фрилансеры смогут общаться на отвлеченные темы. Можно даже устраивать видеоконференции, чтобы подрядчики могли познакомиться поближе, увидеть реальных людей, а не только диалоги в переписках.

Расскажите о постоянных сотрудниках-фрилансерах на своем сайте, в разделе «Команда» или «О нас». Им будет приятно получить от вас такую обратную связь, особенно если вы напишете пару теплых слов.

Можно делать другие приятные мелочи: рассылать недорогие подарки на Новый год, поздравлять с днем рождения, рекомендовать подрядчиков партнерам.