5 главных рисков при массовом подборе самозанятых

При массовом подборе компании важно быстро закрывать однотипные задачи: сборка, доставка, раздача продукции. В первую очередь заказчик смотрит на сроки и факт оказания услуги, а качество и индивидуальный подход — второстепенны. 

При точечном подборе наоборот: в первую очередь обращают внимание на навыки исполнителей. Заказчики готовы тратить больше ресурсов эйчаров, чтобы исполнители закрывали более сложные задачи.

Компании используют договоры, в которых прописаны условия, характерные для трудовых отношений, или не заключают договоры аренды оборудования. 

Что видит налоговая

Должность вместо услуги. Если в договоре указана должность — «курьер», «сборщик» — для налоговой это указание на трудовую функцию. При сотрудничестве с самозанятыми для компании важен только результат: «услуга по доставке товаров», «услуга по сборке заказов».

Фиксированный график работы. В договоре не должно быть записей «исполнитель обязан оказывать услуги с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00». Самозанятый сам выбирает, когда оказывать услуги.

Оплата за время, а не за результат. «Оплата 2000 рублей в час» или «оплата за смену 5000 рублей» — это зарплата, а не оплата услуги. Правильная формулировка: «оплата за одну доставку — 300 рублей», «оплата за один собранный заказ — 150 рублей». Итоговая сумма должна зависеть от количества выполненных услуг, а не от отработанного времени.

Обязательное присутствие на планерках, совещаниях, обучениях. Если исполнитель обязан посещать корпоративные мероприятия, проходить инструктажи по технике безопасности, знакомиться с локальными нормативными актами компании — это признаки трудовых отношений. 

Использование корпоративного ПО, формы, оборудования без договора аренды. Если исполнитель получает доступ к оплаченному вами ПО, носит униформу с логотипом компании, пользуется служебным телефоном или термосумками бесплатно — ФНС расценит это как признак трудоустройства. Все оборудование, которое предоставляет заказчик, нужно передавать платно и по договору аренды.

Финансовые последствия

В случае переквалификации правоотношений с самозанятыми в трудовые:

• Доначисления — 30% страховых взносов и 13% НДФЛ за весь период сотрудничества со всеми исполнителями.
• Штрафы и пени — за просрочку платежей.

Если компания будет переводить деньги исполнителям вручную — с корпоративных карт, расчетных счетов, случайными суммами без привязки к конкретным услугам, проблемы могут возникнуть не только с ФНС, но и с банками.

Что видит банк

Дробление выплат. Если компания переводит самозанятому 50 тысяч рублей не одной суммой, а по десять тысяч пять раз в месяц, при этом исполнителей много — банк может заподозрить попытку обойти лимиты по 115-ФЗ и отмывание денег. Счет заблокируют для проверки.

Массовые выплаты физлицам. Если компания переводит деньги большому числу физлиц, которые не трудоустроены в штат, особенно если в назначении платежа указано просто «оплата по договору» или «за услуги» — это еще одна причина для блокировки счета по 115-ФЗ и проверки.

Отсутствие документов по каждому переводу. При проверке банк запрашивает договор, акт выполненных работ и чек из приложения «Мой налог» по каждой выплате. Если документов нет — банк может отказать в обслуживании.

Финансовые последствия

Блокировка расчетного счета компании. Бизнес не сможет платить поставщикам, выплачивать зарплату штатным сотрудникам, оплачивать аренду. Убытки могут достигать миллионов рублей.

Как избежать

Проводите массовые выплаты через официального партнера ФНС — сервис от «Самозанятые.рф». Система формирует и хранит документы по каждому исполнителю автоматически. Это позволит быстро предоставить документы по запросу банка или налоговой.

Самозанятый может утратить свой статус в любой момент: превысить лимит дохода 2,4 млн рублей за год или добровольно сняться с учета. Если компания вовремя это не проверила и перевела деньги — она автоматически становится налоговым агентом.

Что видит налоговая

Компания сотрудничает с физическим лицом без специального налогового статуса, но не платит за него НДФЛ, взносы и не сдает отчетность. 

Финансовые последствия

• Доначисление НДФЛ и страховых взносов по всем выплатам, когда исполнитель утратил статус. 
• Штрафы за задержку платежей и за несвоевременную подачу документов.

Как избежать

Отличие массового подбора от точечного в том, что в первом случае проверять статус самозанятых вручную перед каждой выплатой физически невозможно. Если у компании 100 исполнителей и выплаты происходят еженедельно — это 400 проверок в месяц. 

Сервисы для работы с самозанятыми проверяют статус в режиме реального времени. Если исполнитель его утратил — система блокирует выплату и уведомляет компанию. Это полностью исключает риск доначислений.

Если часть договоров с самозанятыми лежит в папках бухгалтера, часть в чатах с эйчарами, акты и чеки собирают через раз — во время налоговой проверки собрать документы по исполнителям будет невозможно.

Что видит налоговая

Нет договоров. Если документы хранятся в чатах, а эйчар уволился — бумаги утеряны. Бухгалтер не сможет найти договор по запросу ФНС и доказать законность сотрудничества.

Нет актов об оказанных услуг. Компания переводит деньги, но не фиксирует, какие услуги были оказаны, в каком объеме и на какую сумму. Это признак зарплаты.

Нет чеков. Исполнители формируют чеки с опозданием, аннулируют их, забывают отправить. Налоговая может решить, что вы сотрудничаете с физлицом без статуса.

Финансовые последствия

• Доначисление НДФЛ, страховых взносов, штрафов и пени как за сотрудничество с физлицами без специального налогового статуса или при переквалификации.
• Служебное расследование, увольнение бухгалтеров и эйчаров в ходе аудиторской проверки — если внутренний или внешний аудит выявит хаос в документообороте.

Как избежать

• Введите электронный документооборот, где все договоры, акты и чеки хранятся в одном месте.
• Подписывайте акты с детальным описанием оказанных услуг и их количеством при каждой выплате.
• Следите, чтобы исполнители выдавали и не аннулировали чеки.

Исполнители могут не понимать разницу между трудовыми и гражданско-правовыми отношениями. Люди думают, что устроились на работу, и ждут тех же гарантий, что у штатных сотрудников: отпусков, больничных, премий. Когда выясняется, что ничего этого нет — начинаются конфликты.

Что видит налоговая и соискатели

Жалобы в трудовую инспекцию. Исполнители жалуются, потому что считают, что работают в компании и имеют право на социальные гарантии. Это повод для проверки.

Негатив в интернете. Исполнители пишут: «работали, выполняли все требования, а нас кинули — не дали отпускные и уволили без предупреждения». Это отпугивает новых кандидатов.

Финансовые последствия

Переквалификация. Инспекторы опрашивают исполнителей, а они рассказывают свою версию работы с вами. Доказывать, что исполнители не правы, сложнее, чем просто отвечать на запрос инспектора.

Ухудшение HR-бренда. Если репутация компании испорчена — новые исполнители не откликаются на объявления, текущие уходят. Это срывает сроки выполнения заказов и приводит к убыткам.

Как избежать

В объявлениях о поиске исполнителей пишите прозрачные условия с самого начала: «сотрудничество по договору ГПХ», «вы оказываете услуги в удобное время», «оплата за результат». Не используйте слова «вакансия», «зарплата», не обещайте отпуска и премии.