«Документооборот между самозанятым и компанией-заказчиком: что и как оформлять»

При работе с физлицами самозанятому не нужны документы для сделки: он просто принимает деньги и отправляет чеки. С компаниями все сложнее. ИП и ООО обязаны вести бухгалтерию, поэтому им нужны бумаги, подтверждающие сделку: договоры, допсоглашения, счета и акты. Расскажем, как правильно заполнять эти документы, обмениваться ими, и покажем актуальные шаблоны.

Что прописать

Согласно статье 161 ГК РФ для сделки между юрлицом и самозанятым нужен договор. Обязательно пропишите 5 главных пунктов.

1. Налоговый режим исполнителя

В случае с самозанятым в самом начале договора нужно прописать: «Иванов Иван Иванович является плательщиком налога на профессиональный доход».

Наш шаблон договора:

Если у компании есть типовой договор ГПХ или подряда, можно переделать его: оставить все формулировки, но дополнительно прописать, что исполнитель применяет НПД.

У Самозанятые.рф есть свой шаблон договора. Он подойдет, если вы планируете оформлять сделку с заказчиком через нашу площадку. Если хотите принимать оплату не на наш кошелек, а на карту, измените это в разделе «Порядок расчетов». Как заполнить этот раздел, рассказываем дальше.

2. Основные условия

• Что обязуется делать исполнитель.
• На какой срок заключен договор.
• Где вы будете вести переговоры по работе.

Например: «Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказывать последнему услуги (далее — Услуги), перечень которых определен Сторонами в Приложении №1 к настоящему Договору, а Заказчик обязуется оплачивать эти Услуги».

3. Порядок расчетов

• Стоимость услуг или ссылка на приложение, где указана стоимость.
• Способ расчета: наличные, расчетный счет, электронный кошелек или платежная система, например Самозанятые.рф.
• Срок, в течение которого заказчик обязан оплатить работу.
• Примечание о том, что «все платежи не облагаются НДС, так как исполнитель применяет НПД».

Например: «Оплата Заказчиком Исполнителю цены договора осуществляется в приложении самозанятые.рф/business по правилам соответствующего сервиса». 

4. Приемка работы. Как заказчик будет оценивать качество и принимать работу. 

Например: «Услуги считаются оказанными надлежащим образом с момента подписания Сторонами Акта об оказании услуг».

5. Ответственность, штрафы и форс-мажоры. Что будет, если самозанятый не выполнит работу или заказчик откажется платить. 

Например: «Если заказчик не предоставил информацию, необходимую для работы, исполнитель вправе приостановить работы, уведомив заказчика по электронной почте».

Иногда договор предоставляют подрядчики, но самозанятому полезно иметь свой вариант договора. Его лучше составить с юристом. Если возможности обратиться к юристу нет, можно взять шаблон из интернета и адаптировать его под себя. 

Как подписать договор удаленно

Если вы с заказчиком живете в одном городе, нужно распечатать два экземпляра договора и по возможности встретиться. И вы, и заказчик подпишете каждый экземпляр и оставите один у себя.

Если встречаться неудобно, действуйте по такой схеме:

1. Распечатайте договор в двух экземплярах, подпишите каждый и отправьте оба договора заказчику по почте, лучше заказным письмом. Можно отправить курьерской службой.
2. Дождитесь, пока заказчик получит письмо, подпишет договор и вышлет одну копию вам.
3. Получите письмо с подписанным договором и приступайте к работе.

Ждать писем долго, поэтому многие действуют по другой схеме: обмениваются по электронной почте сканами договора с подписями, приступают к работе и только потом отправляют письмо. Так можно делать, но это не на 100% надежно: отсканированная подпись не имеет полноценной юридической силы. Поэтому действуйте так, только если доверяете заказчику.

Если вы делаете для заказчика одну конкретную работу, хватит договора. А если у вас долгосрочное сотрудничество, много различных услуг, частые выплаты, можно подписать один общий договор и указывать конкретные работы в приложениях.

Приложение можно составить в свободной форме — посмотрите пример в нашем шаблоне:

В таком приложении можно прописать:

• Название конкретных работ, например «Написание текста для сайта».
• Технические требования, например уникальность текста, разрешение изображений и т. п.
• Сроки выполнения работ.
• Вознаграждение за конкретные работы.

Приложения нужно составлять к тем работам, за которые заказчик заплатит вам единым счетом или двумя счетами: предоплатой и постоплатой. Например, за все работы в текущем месяце или услуги по конкретному проекту.

Приложения тоже нужно подписать и обменяться оригиналами — процедура такая же, как с договором.

По закону самозанятый не обязан составлять акты проделанных работ, но часто такой документ нужен заказчику. Он доказывает, что вы сделали работу, а заказчик ее принял. 

Акт можно составить по шаблону заказчика или по нашему шаблону:

Если заказчик просит акт, скорее всего, без этого документа он не сможет вам заплатить или у него будут проблемы с бухгалтерией. Чтобы точно получить деньги и не подвести заказчика, стоит дополнительно составить и отправить акт. Как и договором, актами нужно обмениваться по обычной почте.

Самозанятые не обязаны выставлять счет: для отчетности им достаточно чека. Но некоторые юрлица не могут платить без счета — так устроена их бухгалтерия. Хотите получить деньги — попросите заказчика сформировать для вас счет или сформируйте его сами.

Счет можно заполнить по шаблону заказчика или по нашему шаблону:

Счетами по обычной почте можно не обмениваться — достаточно отправить отсканированный документ с подписью.

Если не хотите каждый раз заполнять счет вручную, предложите своим клиентам подключиться к сервису «Бизнес». Сервис сам будет заполнять информацию о платеже — вам останется только отправить клиенту уже сформированный документ.

Главный документ самозанятого — чек. Счета и акты по закону можно не отправлять, а вот чек самозанятый отправить обязан. Делать это нужно после оплаты, то есть когда деньги поступят на ваш счет.

Иногда заказчик не просит акт, зато просит заранее отправить чек как закрывающий документ. Так делать нельзя: если вы отправите чек, а деньги не придут, сложно будет доказать, что оплаты не было.

1. Договор, подписанный обеими сторонами. Обязательный документ при работе с компанией. В нем должен быть прописан налоговый режим исполнителя, а также условия работы, порядок расчетов и санкции за нарушение договора.
2. Приложения к договору, в которых прописаны конкретные работы. Нужны, если у вас долгосрочное сотрудничество и много разноплановых работ.
3. Акт, чтобы доказать, что работы выполнены и приняты. Нужен по требованию заказчика.
4. Счет, чтобы заказчик мог оплатить работу. Нужен по требованию заказчика.
5. Чек — основной документ самозанятого. По закону отправлять его обязательно.

А какие документы просят заказчики у вас? Сколько времени занимает бумажная волокита и сложно ли все это оформлять? Поделитесь опытом в комментариях!