Могут ли самозанятые получать наличные деньги: правила для бухгалтера

Если самозанятый зарегистрирован как индивидуальный предприниматель на НПД, для него действует лимит в 100 тысяч рублей по одной сделке.

Например, у вас договор на 300 тысяч рублей. Из них 100 тысяч вы можете выплатить наличными, а оставшуюся сумму — только безналичным способом и на расчетный счет. За нарушение этого ограничения ИП получит штраф до 5 тысяч рублей, а юридическое лицо — до 40 тысяч рублей.​

Если самозанятый — физическое лицо на НПД без статуса ИП, лимит в 100 тысяч рублей не применяется. Но у всех самозанятых есть годовой лимит дохода в 2,4 миллиона рублей. Если исполнитель заработает больше, то утратит статус самозанятого.

При сотрудничестве с самозанятыми важно правильно оформлять документы, иначе налоговая может признать отношения трудовыми. При этом не важно, как вы платите: информацию о вашем сотрудничестве ФНС получает из чеков, которые исполнители обязаны вам выдать за наличный и безналичный расчет.

Подпишите договор

Если грамотно составить договор ГПХ, он будет доказательством, что между клиентом и плательщиком НПД гражданско-правовые, а не трудовые отношения. В случае налоговой проверки инспекторы в первую очередь будут изучать условия сотрудничества, которые зафиксированы в соглашении. ​

📎 Как заключить юридически безопасный договор с самозанятым 

Подпишите акт выполненных работ

После окончания каждого этапа работ и перед оплатой подписывайте акт об оказании услуг или выполненных работах. В документе перечислите оказанные услуги, их количество и стоимость. Документ подтверждает сдельный характер сотрудничества.

📎 Шаблон акта выполненных работа с физлицом

Оформите кассовые документы

Все компании и индивидуальные предприниматели должны соблюдать порядок работы с наличными, установленный Банком России. При выдаче самозанятому денег бухгалтер должен:​

1. Сформировать расходный кассовый ордер, РКО, по форме 0310002​.
2. Указать в РКО данные получателя денег, основание и сумму наличных​.
3. Получить подпись самозанятого в РКО​.
4. Занести данные о наличном расчете в кассовую книгу формы 0310004.

Получите чек

Чек самозанятый может сформировать в приложении «Мой налог» или через сервис-посредник. Это главный отчетный документ для бухгалтерии, который  подтверждает факт оплаты​.

Учитывать при расчете налога на прибыль средства, перечисленные самозанятому без чека, нельзя. Минфин России подтвердил, что для учета расходов необходимы два документа: акт выполненных работ и чек от самозанятого.​

📎 Что делать, если самозанятый не выдал чек

Для отражения сделки с исполнителем на НПД применяется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При расчетах с самозанятым наличными формируются проводки:​

1. Дебет 60, авансы выданные, — кредит 50: перечислен аванс самозанятому из кассы.
2. Дебет 20, 25, 26, 44 — кредит 60: приняты к учету выполненные самозанятым работы или оказанные услуги.
3. Дебет 60 — кредит 60, авансы выданные: зачтен аванс, выданный самозанятому в счет оплаты.

Предоплата, выданная самозанятому, не признается расходом организации и отражается в дебиторской задолженности до момента, пока исполнитель не получит всю сумму.

Статус НПД. Перед выплатой проверьте, является ли исполнитель плательщиком НПД. Если он утратил статус — компания становится его налоговым агентом. Компании придется заплатить за него НДФЛ, пенсионные и страховые отчисления.

Проверить статус можно через сервис по ИНН.​

Годовой лимит. У плательщиков НПД установлен годовой лимит доходов в 2,4 миллиона рублей от всех заказчиков. Если исполнитель заработал больше — он теряет статус плательщика НПД и не сможет выдать вам чек.

Проверить лимит можно, запросив у самозанятого выписку о доходах из приложения «Мой налог». Рекомендуем делать это перед каждой выплатой, особенно в конце года и если суммы выплат крупные.​

Сотрудничайте с исполнителями через сервис «Самозанятые.рф». Подписывайте документы в электронном виде онлайн — оригиналы будут храниться в облаке и доступны для скачивания в любой момент. Платформа самостоятельно проверит статус самозанятого и не даст провести выплату, если сумма превысит годовой лимит. 

1. Убедитесь, с самозанятым заключен договор ГПХ и экземпляр есть в вашей организации​. Документ должен подтверждать гражданско-правовые, а не скрытые трудовые отношения.
2. Проверьте статус плательщика НПД​ и лимит доходов исполнителя​. Если исполнитель превысил лимит или по другой причине утратил статус — компания станет его налоговым агентом.
3. Убедитесь, что сумма оплаты наличными не превышает 100 тысяч рублей, если самозанятый зарегистрирован как ИП​.
4. Перед оплатой подпишите акт выполненных работ. Проверьте, что в акте описаны услуги и их количество, а не общие формулировки.​
5. Оформите расходный кассовый ордер — самозанятый должен расписаться в РКО.​
6. Выдайте наличные самозанятому и занесите операцию в кассовую книгу.
7. Получите от плательщика НПД чек из приложения «Мой налог» в день оплаты. Проверьте, что исполнитель правильно указал данные вашей организации, а назначение платежа соответствует данным из акта об оказанных услугах.