Как устроен аутстаффинг персонала

Заемный труд в РФ официально запрещен: работник не может выполнять трудовую функцию в интересах и под управлением лица, не являющимся его работодателем. Законный вариант — это аутстаффинг, который на основании ТК РФ позволяет привлекать работников через частные агентства занятости.

Аутстаффинг — это, простыми словами, ситуация, когда исполнители работают на территории заказчика, но юридически числятся в штате компании-аутстаффера.

Сравним эту модель организации работы с аутсорсингом и самозанятыми:

📎 Когда бизнесу выгодно использовать аутсорсинг персонала

Мы уже упоминали, что в России запрещен заемный труд. Аутстаф по сути им и является, но официально называется «временным направлением работника для выполнения работы». Регулируют такие отношения статьи 341.1–341.2 ТК РФ. Предоставлять специалистов могут только частные агентства занятости (ЧАЗ) с соответствующей аккредитацией и в случаях, если: 

• штатного сотрудника срочно нужно заменить на время болезни, отпуска или командировки;
• планируется расширение штата или увеличение объема производства на срок не более 18 месяцев.

ТК РФ также регламентирует права и обязанности работников и компании-заказчика, например: 

• равные условия оплаты и охраны труда с работниками заказчика; 
• заказчик вправе требовать исполнения трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу.

По закону под аутстаффингом имеют в виду сотрудничество с компаниями со статусом ЧАЗ. Но часто термин используют в контексте работы с ИП, самозанятыми или поиском работников через платформы. Расскажем об отличиях. 

Аутстаффинговые компании

Сотрудничество с ЧАЗ подходит для ситуаций, когда вам нужен передать непрофильные задачи, сократить расходы на найм штатных сотрудников или получить узкоспециализированные навыки на время. Это актуально, например, для запуска новых торговых точек, организации посменной работы в ритейле, логистике и сфере HoReCa.

ИП и самозанятые

В отличии от первого варианта, такие исполнители не могут работать как штатные сотрудники: соблюдать график, быть зависимым от оборудования заказчика, иметь пропуск на территорию. B2B-подряд остается гибким решением для разовых задач, например, в IT, маркетинге, дизайне или консалтинге.

Платформенная занятость

Поиск работников через платформы вроде Profi.ru — удобный вариант, если нужно быстро закрыть точечную задачу или найти специалиста на проект. Платформа часто берет на себя документооборот и выплаты — компании не нужно заключать договоры с каждым исполнителем. Однако такой формат не походит, если речь про работников на долгий срок, так как контролировать их работу в рамках ГПХ на равне с штатным сотрудником нельзя.

Ошибки в выборе аутстаффинг-партнера могут привести к налоговым рискам и убыткам. Перед стартом сотрудничества используйте этот чек-лист, чтобы минимизировать юридические риски:

• Проверьте аккредитацию: убедитесь, что у компании есть статус ЧАЗ.
• Убедитесь, что компания существует: найдите информацию о ней в ЕГРЮЛ. Проверьте наличие официального сайта, юридического адреса и контактных телефонов.
• Запросите договор: чтобы исключить признаки фиктивных схем.
• Изучите опыт и специализацию: есть и у компании экспертиза для ваших проектов и ниши, похожие кейсы.

Договор аутстаффинга — это соглашение об аренде наемного труда, который отличается от обычного договора ГПХ подряда. В документе присутствуют элементы трудовых отношений, потому что заказчик контролирует процесс работы, следит за выполнением правил внутреннего трудового распорядка и обеспечивает безопасные условия труда.

Ключевые разделы аутстаффинг-договора:

• предмет договора — временное предоставление работников с конкретными функциями;
• права и обязанности сторон — разграничение полномочий по управлению, обучению, контролю и охране труда;
• порядок расчетов — фиксированная ставка, дополнительные выплаты, условия замены сотрудников;
• ответственность сторон — компенсации при нарушении сроков, несчастных случаев, порче имущества;
• срок действия договора и основание для расторжения.

В договоре участвуют две стороны — аутстаффинг-фирма и заказчик.

Аутстаффинг-фирма или ЧАЗ — это юридическое лицо, которое официально нанимает сотрудников и направляет их к заказчику. На аутстаффере лежат обязанности по: 

• заключению трудового договора с сотрудниками;
• начислению и уплате налогов и страховых взносов;
• выплате заработной платы;
• обеспечению работников всем необходимым: от оборудования до спецодежды.

Заказчик — это юридическое лицо, которое использует труд арендованных работников. В его обязанности входит:

• определение задач и режима работы;
• контроль качества и объема выполняемых работ;
• обеспечение условий труда, которые соответствуют нормам безопасности.

Основные риски, с которыми сталкивается бизнес в работе с аутстаффинговой фирмой:

1. Переквалификация гражданско-правовых отношений в трудовые — это главный риск при работе с внештатниками. Последствия переквалификации — доначисления НДФЛ, страховых взносов и штрафы до 20% от неуплаченных сумм.
2. Ответственность за охрану труда. Заказчик остается ответственным за безопасность условий труда на своей площадке.
3. Проверка легальности подрядчика. Перед заключением договора проверьте партнера в официальном реестре ЧАЗ.
4. Финансовые и налоговые риски. Если ЧАЗ использует расчеты наличными, фиктивные акты, не ведет табели, то налоговая может расценить заказчика как соучастника серой схемы.

Чтобы снизить риски, храните договоры и приложения, табели учета рабочего времени, акты выполненных работ, приказы о назначении ответственных за охрану труда и журналы инструктажей.

Чтобы посчитать примерные расходы, используйте формулы по подсчету стоимости штатных сотрудников и специалистами на аутстаффинге, а затем сравните результаты:

Стоимость штатной единицы = Зарплата + Налоги (43,2%) + Отпускные + Больничные + Обучение + Рабочее место + Простои

Стоимость сотрудничества с ЧАЗ = Ставка аутстаффера × Фактические часы работы

Сценарии использования услуг аутстафа

Магазин у дома: управление сезонным спросом

Небольшая продуктовая сеть сталкивается с 40% ростом покупательского потока в декабре. Вместо найма двух дополнительных кассиров в штат компания привлекает специалистов с помощью аутстаффинговой компании на 6 недель.

Интернет-магазин: масштабирование доставки

После запуска рекламной кампании интернет-магазину потребовались дополнительные курьеры. Вместо того чтобы тратить время и силы на подбор и оформление временного персонала заказчик обратился к аутстафферу. Результат — 15 дополнительных курьеров начинают работу через 3 дня после заявки.

Строительно-ремонтные бригады: гибкое управление составом

Строительная компания использует аутстаффинг для отделочных работ. Исполнителей привлекают только на период активной фазы проекта, а при форс-мажорах новый специалист выходит на объект в течение суток. Это позволяет избежать срыва сроков сдачи объектов.