Аутсорс-компании и самозанятые: нюансы совместной работы

Если раньше аутсорсинговые компании предпочитали работу с физическими лицами без особого налогового статуса, то сейчас они выбирают работу с самозанятыми исполнителями. И вот почему:

— Сотрудничество с самозанятыми обходится дешевле;
— Риск нарваться на блокировку расчётного счёта или получить штраф от ФНС снижается;
— А вот шанс сотрудничества с компетентным специалистом повышается — самозанятые дорожат репутацией и ответственно подходят к работе, ведь жалоба заказчика может лишить самозанятого его налогового статуса.

Если вы рассматриваете вариант сотрудничества с самозанятым персоналам — читайте статью. В ней мы подробно описали все преимущества для аутсорсинговой компании.

Не важно, по какому договору обычное физическое лицо сотрудничает с организацией, — работодатель платит практически одинаковое количество налогов и страховых взносов как по трудовому договору, так и по договору ГПХ. 

Правда за последний работодатель будет перечислять немного меньше (ст. 420 НК РФ) — ему не придётся перечислять взносы по временной нетрудоспособности и материнству в размере 2,9%, а также по страхованию от травматизма и профболезней — это в среднем 1%. А если в договоре ГПХ внештатный исполнитель не значится застрахованным лицом, организация сэкономит дополнительные 0,2%-8,5% от фонда оплаты труда.

А теперь пример. Допустим, вы применяете ОСНО и хотите перечислять физическому лицу 70 000 ₽ после вычета налогов. Сравним затраты на штатного сотрудника и исполнителя, устроенного по договору ГПХ:

Из расчётов видно, что затраты на НДФЛ и взносы составляют крупную сумму. 

Что делать: выбирать самозанятых исполнителей. Самозанятые платят всего 6% за работу с ИП и ООО и делают это самостоятельно — при вознаграждении в 70 000 ₽, вы бы не заплатили ни рубля сверху.

Если вы мало знаете о режиме НПД и не понимаете, как начать работу с самозанятыми, записывайтесь на бесплатную консультацию к нашим менеджерам по телефону + 7 495 088 99 88 или заполните заявку на странице сервиса Бизнес.

Этот пункт вытекает из предыдущего: из-за большой налоговой нагрузки аутсорс-компании не выгодно платить за каждого налог и страховые взносы. Тем более, что такой исполнитель может выйти на один проект и исчезнуть. 

Официальное оформление каждого подрядчика на недельный проект, когда предоставить персонал заказчику нужно в короткие сроки, — большая нагрузка на бухгалтерию. Всё это вытекает в «серые» выплаты наличными. 

Но для аутсорс-компании это большой риск. ФНС постоянно совершенствует системы скоринга для выявления серых схем. За неуплату взносов, неправильное ведение бухучёта и нарушение трудового законодательства могут привлечь к административной (от 5 до 200 тыс. ₽), налоговой (до 40% штрафа от суммы неуплаченных взносов) и даже уголовной ответственности (штраф до 500 тыс. ₽ и лишение свободы до трёх лет). 

Представим, одному из внештатников на договоре ГПХ вы на руки начисляли 55 000 ₽ ежемесячно. Но умышленно уклонялись от обязательных налоговых платежей, указывая официальный доход в 20 000 ₽.

Узнав об этом, ФНС взыщет штраф 40% от неуплаченного налога. Приблизительно рассчитаем размер штрафа за год при условии, что НДФЛ в данном случае составит 2 600 ₽.

(55 000 − 20 000) × 13% × 40% × 12 месяцев = 21 840 ₽.

Это сумма за одного внештатного сотрудника на договоре ГПХ без статуса самозанятого. Будь их 150 человек, компания заплатила бы за 12 месяцев более 3 млн рублей. 

Что делать: автоматизировать работу с самозанятым персоналом. С помощью сервиса-посредника вы можете подключать к проектам исполнителей по упрощённой схеме. Например:

Вашему заказчику срочно нужна команда клинеров для уборки офиса. Чтобы начать работу с исполнителем, достаточно отправить ссылку на подключение к сервису. Остальное сделает посредник: проверит статус, проверит и подпишет договор, а после окончания работ — проведёт выплаты персоналу на любые российские карты.

Самозанятые.рф — официальный партнёр ФНС, поэтому ни один банк не заблокирует ваш расчётный счёт за единовременный перевод сразу нескольким физлицам.  

Так вы снижаете нагрузку на бухгалтерию, получаете официально оформленные отношения с исполнителем и тем самым защищаете компанию от претензий налоговой. 

Как правило, аутсорс-компании оформляют в штат только тех сотрудников, которые отвечают за менеджмент, бухгалтерию, аналитику. Персонал на проектной работе — это физлица без статуса.

У этого есть две причины: 

• Подрядчики не заинтересованы оформлять правовой статус (например, ИП), чтобы не отягощать себя обязанностями по уплате налога и страховых взносов.
• У персонала не всегда есть возможность оформить этот статус: например,  иностранцам нужно проходить более сложную процедуру регистрации, необходимы дополнительные документы (например, подтверждение легального пребывания в РФ для открытия счёта). А у кого-то банально нет смартфона или доступа в интернет. 

Всё это вредит процессам компании: исполнители не заинтересованы в том, чтобы подписывать договоры и акты, ответственности перед заказчиком по этим же причинам не несут: могут получить оплату и исчезнуть. И главное: контролировать и повышать качество услуг аутсорс-компании в таких условиях очень сложно. 

Что делать: упростить процесс регистрации персонала и подключить ЭДО (электронный документооборот). На самозанятости исполнители больше дорожат своей репутацией и мотивированы доводить дело до конца. Например, за невыдачу чека (документа об оплате услуг), компания может направить жалобу в ФНС.

Чтобы снять со своего персонала операционную нагрузку по оформлению и обмену документами, подключите Бизнес. Если ваши потенциальные работники не имеют статуса самозанятых, менеджеры сервиса помогут в регистрации и бесплатно оформят электронную подпись для документов.

Сервис автоматически формирует чек от самозанятого и акт выполненных работ. И при необходимости — заплатит налог за исполнителя. В итоге вы получаете персонал с официальным статусом, которому не нужно следить за документами, и закрывающие документы для бухгалтерии.

А теперь вернёмся к расчётам финансовых издержек на страховые взносы и налоги и закрепим пройденный материал. Напомним, что сотрудник на трудовом договоре с зарплатой в 70 000 ₽ на руки обойдётся работодателю в 105 401 ₽, из которых 10 459 и 24 942 ₽ — это НДФЛ и обязательные взносы. 

Сотрудник на ГПХ-условиях — в 102 263 ₽, где налог на доход физических лиц и страховые взносы 10 459 и 21 804 соответственно.

Наглядно в таблице:

Сотрудничество с самозанятым — это легальный способ сократить нагрузку на бухгалтерию, сэкономить на страховых и налоговых платежах. За них не нужно сдавать отчёты и обеспечивать им трудовые гарантии по ТК РФ.

Плательщики НПД работают практически по любым направлениям и предоставляют разнообразные услуги: от клининга до финансовой помощи. Исполнитель должен быть гражданином РФ или одной из стран ЕАЭС. 

Шаг 1:

Запросите подтверждение о регистрации в статусе самозанятого в виде справки из ФНС и проверьте данные онлайн. 

Запрещено заключать договор с самозанятым, который меньше двух лет назад был сотрудником вашей компании. Кроме того, при оформлении договора надо учесть все ограничения, под которые попадает плательщик НПД по закону № 422-ФЗ.

Шаг 2:

Если исполнитель соответствует всем требованиям, заключите с ним договор ГПХ. Но не забывайте, что такие же требования к исполнителю, как к официально трудоустроенному сотруднику, неизбежно приведут к штрафу. 

Чёткий график работы, отпусков и другие условия ФНС сочтёт подменой трудовых отношений. Услуги или работы не должны копировать функционал штатного сотрудника. Подробнее можно прочитать здесь. 

Шаг 3:

Оплатите работу. Важное преимущество для обеих сторон сделки — это возможность самозанятых получать деньги наличными, на электронный кошелёк или карты, выпущенные в России, в том числе и на имя родственника исполнителя.

Оформление сотрудничества в рамках закона обезопасит компанию от претензий налоговиков и нежелательных издержек. Важно вовремя оплатить услуги самозанятого с расчётного счёта фирмы, получить чек и акт о проделанных работах.

Все три этапа можно пропустить, если подключить Бизнес — оставьте заявку на бесплатную консультацию. Менеджер расскажет подробнее о пользе сервиса с учётом особенностей вашей компании.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал и сообщество в ВК: рассказываем, где найти деньги на развитие бизнеса и как легально сократить текущие расходы.