Как работать с аутсорсинговыми компаниями по подбору персонала

Простыми словами аутсорсинг — это передача процесса или задачи внешней организации, которая сама подбирает сотрудников и отвечает за конечный результат.

Например, бизнесу нужно обзвонить своих клиентов и собрать статистику. Задачу можно делегировать колл-центру на аутсорсе. 

Аутсорсинг часто путают с аутстаффингом, но это разные понятия. Аутстаффинг — это «аренда работников». Компания-заказчик руководит исполнителями для выполнения конкретных задач, но при этом работники числятся в штате аутстаффинговой компании.

Наиболее популярен аутсорсинг в следующих отраслях:

Компании чаще передают на аутсорс функции, которые не являются для нее ключевыми. Например, IT-компания может делегировать управление рекламным кабинетом, но не разработку основного продукта.

Этап 1: Формулировка задачи

Аутсорсинг можно использовать для компенсации нехватки персонала, сокращения расходов или улучшения качества процессов. Сформулируйте будущему подрядчику, какого результата вы хотите добиться и в какой срок.

Этап 2: Выбор агентства

Изучите квалификацию компании и опыт. Ищите отзывы работников и клиентов на независимых порталах. Не соглашайтесь на предложение менеджера сразу же: оцените нескольких провайдеров, чтобы выбрать лучшего.

Этап 3: Заключение договора

Самый распространенный вариант — договор возмездного оказания услуг или подряда. В документе прописывают объем работ, сроки, стоимость услуг и порядок приемки результатов. Например, расценки за час работы или за единицу измерения — килограмм, тонну или штук товаров.

Этап 4: Организация работы

Связующее звено между компанией и агентством — это менеджер. Именно он отвечает на запросы клиента, формирует команду для выполнения задачи, следит за качеством исполнения и отчитывается заказчику.

Кто платит налоги и ведет учет

Агентства выступают работодателями и налоговыми агентами: они начисляют и удерживают НДФЛ с заработной платы исполнителей, перечисляюет страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС. Аутсорсер полностью берет на себя кадровое администрирование, бухгалтерский учет по сотрудникам и взаимодействие с контролирующими органами.

Что входит в пакет услуг аутсорсинговых компаний

Аутсорсинговые компании обычно берут на себя ключевые кадровые процессы бизнеса. В стандартный набор входит:

• поиск и первичный отбор кандидатов;
• проведение собеседований и тестирований;
• оформление трудовых отношений;
• организация обучения и адаптации персонала;
• расчет и выплата заработной платы;
• ведение кадрового документооборота;
• обеспечение замены сотрудников при необходимости;
• урегулирование трудовых споров.

Многие агентства предлагают дополнительные услуги: проведение аттестации, организация медосмотров и обеспечение спецодеждой.

Внешний провайдер снимает с бизнеса большую часть задач по управлению персоналом, снижая финансовую и административную нагрузку.

Сокращение расходов на персонал

Компания экономит на страховых взносах и НДФЛ — это примерно 43% от фонда оплаты труда. Также заказчики экономят на оплате больничных и отпускных, компенсациях при увольнении и пособиях по беременности и родах.

Быстрая замена специалистов

При неудовлетворительном качестве работы или других проблемах аутсорсинговая компания оперативно меняет специалиста. Заказчику не нужно проходить процедуру увольнения и искать нового работника.

Масштабируемость под бизнес-задачи

Особенно актуально для сезонного бизнеса и проектной деятельности. Этот способ подойдет тем, у кого есть периоды пиковых нагрузок: предновогодние продажи, сельскохозяйственные работы или туристический сезон.

Снижение административной нагрузки

Отпадает необходимость в содержании кадровой службы, ведении воинского учета, подготовке отчетности в ПФР и ФСС. С помощью аутсорсинга компания может сосредоточиться только на основной деятельности.

Несмотря на широкое применение, термины «аутсорсинг» и «аутстаффинг» никак не закрепляются в российском законодательстве. Ниже рассказали, на какие нормативные акты опираться при организации такого сотрудничества.

Правовую основу составляют:

• глава 39 ГК РФ — оформление сотрудничества между компанией-заказчиком и агентством возможно с помощью договора возмездного оказания услуг;
• п.п. 8, п. 1, ст. 264 НК РФ — расходы на аутсорсинговые компании можно отнести к прочим расходам.

В перечне обязательных пунктов договора аутсорсинга должны быть:

• предмет договора — конкретное описание услуг, а не простое предоставление персонала;
• объем и характер работ — детализация задач и функций привлекаемых специалистов;
• сроки оказания услуг — начало, окончание, этапы выполнения работ;
• стоимость и порядок расчетов — фиксированная сумма или почасовая оплата;
• ответственность сторон — штрафные санкции, порядок возмещения ущерба;
• конфиденциальность — защита коммерческой тайны заказчика.

Если ФНС решит, что ваша компания умышленно уклоняется от уплаты налогов и страховых взносов через аутсорсинг или аутстаффинг, то дело может дойти до суда.

Судебные органы, ссылаясь на постановление президиума ВАС РФ, сочтут привлечение стороннего персонала или услуги спецорганизации преступной схемой. Тогда бизнесу придется доказывать деловую цель, ради которой «нанимали» экспертов. Например, подтвердить, что расширение штата по трудовым договорам вело к убыточности.

Когда ФНС может признать схему фиктивной:

• аутсорсинговую компанию создали незадолго до заключения договора;
• отсутствует реальная деятельность у провайдера услуг;
• работники фактически подчиняются правилам внутреннего трудового распорядка заказчика;
• длительность аренды персонала превышает 9 месяцев;
• нет разрешения от профсоюза по привлечению более 10% внештатных сотрудников — в случае, если профсоюз в компании есть.

Судебная практика и прецеденты

Дело ЗАО «Казанский Текстиль» (постановление ФАС Поволжского округа от 01.06.2009 № Ф09-3407/09-С2) доказывает, что компания может успешно отстоять правомерность использования аутсорсинга и доказать экономическую целесообразность такой модели работы.

Как обосновать деловую цель использования аутсорсинга:

• провести экономический расчет эффективности;
• документально зафиксировать временный характер потребности в персонале;
• подтвердить специфические компетенции привлекаемых специалистов;
• обосновать отсутствие возможности найма в штат.

Из-за кадрового голода рынок аутсорсинга набирает популярность. Агентства занятости прогнозируют рост почти во всех отраслях и называют следующие причины.

Дефицит квалифицированных кадров

Нехватка специалистов в IT, инженерных специальностях, рабочих профессиях стимулирует развитие аутсорсинга. Компании вынуждены делиться ценными кадрами через механизм внешнего найма.

Цифровизация процессов подбора

Агентства все чаще внедряют в свою практику цифровые технологии и ИИ, тем самым ускоряют и оптимизируют этапы рекрутинга — от поиска до аренды в штат заказчика.

Рост популярности гибких форм занятости

Увеличение доли самозанятых и фрилансеров требует новых подходов к организации работы. Как правило, почти весь внештатный персонал компании — самозанятые, которые предпочитают работать через аутсорсинговые платформы.

Автоматизируйте оформление внештатников и выплаты через сервис Самозанятые.рф, чтобы работать с внешними командами легально и без рисков. Платформа обеспечивает полный цикл взаимодействия с исполнителем — от проверки статуса исполнителя до автоматического формирования закрывающих документов и массовых выплат.