Аутсорс торговых представителей: как законно выстраивать сотрудничество

Аутсорсинг торгового персонала в России занимает до 40% всего рынка сотрудничества с внештатниками. Компании нанимают самозанятых, но не всегда знают об ограничениях, которые могут привести к переквалификации отношений в трудовые. Разбираемся, как выстраивать правоотношения с исполнителями в торговле без нареканий от налоговой.

В продажах есть два способа сотрудничества: напрямую с исполнителями, как правило, в статусе самозанятых, или через агентство. Выбор схемы определяет, что вы можете делегировать.

Через агентство

Агентство само нанимает сотрудников и отвечает за выполнение KPI. Вы платите подрядчику за услугу под ключ — поиск точек, мерчандайзинг, проведение промоакций.

В этом случае закон разрешает аутсорсеру подключаться к вашей CRM, подчиняться внутренним регламентам, по доверенности заключать сделки от вашего имени и получать деньги при условии, что исполнители у них в штате. Если агентство привлекает самозанятых и нарушает правила работы с ними — ответственность будет на нем.

📎 Как работать с аутсорсинговыми агенствами

Напрямую с самозанятыми

Это выгоднее по стоимости, но есть ограничения по закону, при нарушении которых налоговая может переквалифицировать отношения в трудовые.

Самозанятому можно отдать только те задачи, для которых не нужно:

• Подчиняться вашим регламентам — нельзя требовать работу по графику, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и подключать исполнителя к вашим рабочим программам.
• Давать что-то бесплатно — самозанятых нельзя учить, они должны обладать необходимой квалификацией для оказания услуг. Им нельзя предоставлять оборудование, униформу, оплачивать проезд или обеды.

Налоговая оценивает сотрудничество с самозанятыми по принципу автономности и сдельности. То есть, компания не должна ничего предоставлять самозанятому бесплатно, не должна контролировать его работу и платит только за результат.

Задачи в каждой сфере торговли разные, но требования налоговой едины для всех заказчиков, которые сотрудничают с самозанятыми.  Ограничения и риски прописаны:

• в статье 4 закона 422-ФЗ,
• в разъяснениях налоговой.

Рассмотрим каждую сферу по отдельности

Самозанятые продавцы

Риски

1. Самозанятый не может принимать оплату за клиента, только на его ККТ при доставке.
2. Самозанятый не может работать по агентскому договору.
3. Самозанятый не может работать на оборудовании клиента и подключаться к его внутренним сервисам.

Что делать

Самозанятый не может быть продавцом ни на кассе, ни по агентскому договору, потому что он не имеет право перепродавать чужие товары. Плюс, на кассе исполнителю потребуется доступ к оборудованию и программному обеспечению заказчика, а это признак трудовых отношений.

Единственный разрешенный вариант — вы можете поставить самозанятого в качестве консультанта для посетителей на кассах самообслуживания. Но у него не должно быть никаких прав для администрирования: при отмене или необходимости пробить подакцизные товары нужно звать продавца.

Самозанятые мерчендайзеры

Риски

1. Самозанятый должен получать оплату только за оказанные услуги.
2. Заказчик не имеет право учить самозанятого бесплатно.

Решение

Для сотрудничества с самозанятым мерчендайзером нужно выстроить процессы так, чтобы исполнители получали оплату только за результат. Например, за количество разложенного товара на точке. Для налоговой должно быть очевидно, какие именно услуги оказывает самозанятый и за что конкретно вы ему платите.

Если в компании есть регламенты, как нужно раскладывать товар, вы можете выдать памятку. Если требуется обучение — нанимайте исполнителей через специализированные сервисы и агентства, где их обучат под ваши задачи. 

Самозанятые промоутеры

Риски

1. Самозанятым нельзя платить за время.
2. Самозанятым нельзя выдавать форму бесплатно.

Решение

Платите исполнителям только за оказанные услуги: за количество розданных флаеров, опрошенных людей или разложенных листовок. Не платите за время — это явный признак трудовых отношений.

Помните, что исполнителям ничего нельзя давать бесплатно, в том числе униформу:

• если форма брендированная — вы должны доплачивать самозанятому как за рекламные услуги;
• если форма небрендированная — исполнитель должен брать ее в аренду, но в этом случае у него должен оставаться выбор работать в вашей униформе или использовать свою.

Самозанятые торговые представители

Риски

1. Самозанятый не может принимать оплату и подписывать документы от вашего имени.
2. Самозанятый не должен отчитываться за действия, за которые ему не платят.
3. Самозанятый не должен работать на вашем программном обеспечении и подключаться к внутренним сервисам компании.
4. Самозанятых нельзя обучать бесплатно.
5. Самозанятому нельзя отдельно оплачивать бензин, питание и другие расходы.

Решение

Назначайте оплату самозанятым торгпредам за каждую встречу, тогда вы сможете получать отчеты по результатам каждой. Если исполнитель будет получать деньги только за успешные переговоры — компания не сможет требовать с него отчеты по встречам, за которые не платила, а значит она рискует не узнать, что исполнитель «выжигает» базу и неэффективно общается с клиентами.

Исполнитель должен оказывать только консультационные услуги — общаться, выявлять потребность, закрывать возражения, договариваться об объемах поставок. Подписывать договор и получать оплату должны штатные менеджеры или курьеры с вашим ККТ.

Все расходы исполнитель должен включать в стоимость услуги: вы не можете оплачивать отдельно бензин или стоимость проезда до точки. А если необходимо провести ему обучение — нанимайте самозанятых через специализированные платформы, где их обучат «под вас».

Самозанятые консультанты

Риски

1. Исполнитель не должен иметь доступ к внутренним системам и ПО заказчика.
2. Исполнитель не должен заниматься продажами, только консультированием.
3. Исполнитель не должен получать оплату за время.

Решение

Платите исполнителям за каждый диалог — так вы сможете потребовать отчет по каждой беседе. Если платить только за успешные переговоры, то не сможете требовать отчет по неоплаченным.

Подключать самозанятых к внутренним системам, в том числе к CRM и сервисам для прослушивания звонков, нельзя. Исполнителю можно выдать контакты для прозвона или встреч, но вне вашей базы данных. Слушать переговоры — это признак подконтрольности, поэтому всю информацию о результатах вы будете получать только из отчетов самих исполнителей. А отчеты они могут предоставить только по оплаченным услугам.

Самозанятый не может выполнять агентские функции, в том числе продавать от вашего имени. Вы можете доверить исполнителю только квалификацию, консультирование, но не заключение сделок.