Как заключить договор аутсорсинга на оказание услуг: образец и рекомендации

Договор аутсорсинга регулирует гражданско-правовые правоотношения между компанией-заказчиком и компанией-подрядчиком. В документе прописаны условия сотрудничества, права и обязанности сторон.

📎 Читайте, как выбрать надежного аутсорс-провайдера

Важно не путать аутсорс с аутстаффом: вы не берете сотрудников «в аренду», а нанимаете подрядчика для получения конкретного и измеримого результата. Исполнитель может забрать у заказчика процессы целиком, например, ведение бухгалтерии, IT-сопровождение, подбор персонала. Или только определенные задачи: зарегистрировать товарный знак, настроить CRM систему.

Виды договоров аутсорсинга

1. Предмет

Пропишите, какие работы и какой результат вы хотите получить от персонала, без указания должности и места работы.

Что нельзя писать: «Бухгалтер обязуется оказывать услуги ежедневно с 9:00 до 18:00» — так ни вы, ни подрядчик не будете понимать, кто что делает, и есть риск упустить важные задачи. Например, подрядчик может решить, что это не входит в стоимость услуг, а вы будете уверены, что он закроет задачу вовремя.

Образец формулировки: «По настоящему документу исполнитель обязуется оказать услуги по ведению бухгалтерского учета и подготовке налоговой отчетности в соответствии с Заданием заказчика (Приложение 1). Результатом является ежемесячная отчетность, налоговые декларации по срокам ФНС, консультации. Место, время и способ выполнения исполнитель определяет самостоятельно».

2. Срок сдачи и порядок выполнения работ

Действия компании-подрядчика нельзя контролировать. Вы можете оценивать результат и при крупных проектах — договариваться о контрольных точках. Способ оказания услуги он выберет самостоятельно.

Что нельзя писать: «Исполнитель составляет план действий на день и согласовывает его с заказчиком» — это контроль процессов. Договоритесь о дедлайне и неустойке за срыв сроков.

Образец формулировки: «Работы выполняются согласно срокам из технического задания. Исполнитель самостоятельно определяет время работы. За невыполнение сроков заказчик вправе снизить оплату на 5%».

3. Оплата

Пропишите максимально конкретно: какие работы для вас делают и сколько стоит каждая из них. Договоритесь о количестве в месяц.

Что нельзя писать: «Оплата за услуги бухгалтера 50 000 рублей ежемесячно. Выплаты 2 раза в месяц 5 и 20 числа. Заказчик частично возмещает стоимость лицензии 1С».

Распишите конкретно, за что платите. Все расходы, связанные с оказанием услуги, подрядчик должен включать в стоимость работ, а не прописывать отдельными пунктами.

Что можно писать: «Оплата за оказание услуги по ведению Яндекс.Директ 50 000 рублей ежемесячно. Выплаты 1 числа каждого месяца».

Подрядчик оказывает одну услугу в течение месяца, детализировать не нужно.

Образец формулировки: «Стоимость одной платежки — 350 рублей. Стоимость одной консультации — 5000 рублей. Оплата в течение 5 рабочих дней на основании акта выполненных работ».

4. Оборудование и материалы

У подрядчика должно быть свое оборудование, ПО и материалы. Если нет — заказчик может сдавать их в аренду и за деньги.

Что нельзя писать: «Заказчик предоставляет рабочую форму, доступ к программному обеспечению».

Образец формулировки: «Исполнитель использует собственное оборудование. Заказчик дает доступ к базам данных и информационным системам».

5. Ответственность

Пропишите ответственность аутсорсера за срыв сроков и любые штрафы, доначисления и выплаты по претензиям. Например, со стороны ФНС или правообладателей интеллектуальной собственности.

Образец формулировки: «Исполнитель несет полную ответственность за правильность налоговых расчетов и соответствие законодательству. В случае штрафов и убытков, вызванных ошибками исполнителя, он компенсирует заказчику убытки в течение 30 дней».

6. Конфиденциальность

Зафиксируйте, что аутсорсер не должен разглашать информацию о вашем сотрудничестве.

Образец формулировки: «Исполнитель обязуется не раскрывать бухгалтерские данные, коммерческую информацию, сведения о контрагентах и соблюдать требования закона о защите персональных данных».

7. Расторжение

Пропишите обязанность сторон уведомлять друг друга заранее о намерении прекратить отношения. Это даст возможность проверить качество работ и найти нового подрядчика, не прерывая рабочие процессы.

Правильная формулировка: «Стороны могут отказаться от сотрудничества без указания причины с уведомлением друг друга за 30 календарных дней и компенсацией фактически понесенных расходов».

На предоставление внештатного персонала заключают договор аутстаффинга — важно не путать эти понятия. По договору аутсорсинга привлекайте подрядчика, который будет решать задачи с оплатой за результат, а не работать на вас.

Важно прописать в документе и исполнять фактически:

• Исполнитель сам организует привлечение внештатного персонала, если это нужно для решения его внутренних задач и использует для этого свои образцы типовых документов.
• Заказчик не управляет и не обучает персонал исполнителя
• Оплата аутсорсеру идет за результат, например, за количество проведенных. платежек или написанных текстов.

📎 Скачайте образец договора аутсорсинга

Как заключить договор аутсорсинга с физлицом

Часто под аутсорсингом имеют в виду сотрудничество с внештатным персоналом в статусе самозанятых. Это подрядчики-физлица, плательщики налога на профессиональный доход. Услуги внештатного персонала стоят дешевле, чем в аутсорс-компаниях, но есть риски:

• Переквалификация правоотношений в трудовые — сотрудничество с самозанятым не должно напоминать трудовые отношения. Критерии, по которым налоговая оценивает правомерность работы с персоналом в статусе самозанятых, прописаны в письме.
• Невыдача или аннулирование чека — исполнитель должен выдавать чек после каждой оплаты. Если он не выдаст чек или аннулирует его — ФНС не примет расходы и может доначислить НДФЛ и страховые взносы как за сотрудничество с физлицом.
• Утрата статуса плательщика НПД — если исполнитель превысит лимит по доходу в 2,4 млн рублей в год или по другой причине лишится самозанятости, ФНС решит, что вы платили физлицу без статуса доначислит НДФЛ и страховые взносы как за физлицо без статуса.
• Блокировка счета компании по 115 ФЗ — если персонала в статусе самозанятых много, банк может заблокировать счет и потребовать разъяснений, за что вы им платите.

Для признания расходов необходимо:

• Иметь пакет документов: договор, счет, акт выполненных работ, при необходимости — техническое задание.
• Указывать расходы в бухгалтерском учете как прочие операции, связанные с основной деятельностью.
• Соблюдать экономическую обоснованность расходов.
• Вести отдельный учет операций с подрядчиками.

Акты выполненных работ — самый важный документ для подтверждения расходов. Без него налоговая может поставить под сомнение законность выплат аутсорс-компании.

Что прописать в техническом задании

Если заключен «рамочный» договор — список конкретных работ прописывайте в ТЗ. Иначе ни вам, ни налоговой не будет очевидно, за что получает деньги исполнитель. Можно оформить отдельный документ с техзаданием или договориться с исполнителем в чате, по почте — главное, сохраняйте переписку.

Что включить:

• Список проделанных работ:«ведение учета, подготовка отчетности, консультации».
• Сроки:«подготовить отчетность до 5 числа следующего месяца».
• Объемы: количество необходимых работ.
• Формат результатов: документы в Excel, PDF. Можете предоставить образец.

Образец формулировки: «Написать статью про выращивание фиалок в домашних условиях объемом 5000 знаков».

Что прописать в акте

Акт подтверждает, что исполнитель оказал услуги, а вы их приняли и оплатили. Единой формы акта нет, но нужно обязательно указать номер и дату подписания, прописать услуги и их стоимость, поставить подписи сторон. В конце акта пропишите пункты о согласии принять работу в полном объеме, полной сумме вознаграждения, количестве сформированных документов и отсутствии претензий.

📎 Инструкция и шаблон акта выполненных работы