Как аутсорсерам контролировать исполнителей на объекте, не нарушая закон

Почему самозанятых нельзя контролировать

Контроль качества в аутсорсинге зависит от того, кто является исполнителем. Потому что от самозанятых заказчик может требовать только результат. Если он хочет контролировать процесс оказания услуги, нужно трудоустраивать людей в штат.

При сотрудничестве с самозанятыми запрещено:

• проводить бесплатное обучение — исполнитель должен сразу обладать нужной квалификацией или покупать обучение добровольно, за свой счет;
• знакомить с ЛНА компании — в том числе с регламентами производства и оказания услуг;
• назначать исполнителям начальника — всю работу самозанятые должны выполнять самостоятельно.

Если в налоговой или инспекции труда узнают, что компания контролирует и обучает своих самозанятых — отношения могут переквалифицировать в трудовые. Бизнесу доначислят страховые взносы и НДФЛ за весь период сотрудничества.

Сдельная оплата — один из ключевых параметров налоговой при оценке законности сотрудничества с внештатниками. Но и бизнесу выгодна оплата за фактически оказанные услуги, потому что:

• Вы видите, сколько каждый исполнитель успел сделать за смену. Можете оценить эффективность работ и понять, на какой средний результат стоит рассчитывать от одного исполнителя. Это поможет точнее планировать количество самозанятых на смену.
• Вы можете контролировать не только результат итоговой работы, но и каждый этап отдельно.

Самозанятым нельзя платить за время — это признак трудовых отношений. Если платить за часы, дни или за факт выхода на смену, не показывая, что именно исполнитель за это время для вас сделал — налоговая решит, что компании важен процесс работы, а не факт оказания услуги. Это может стать поводом для переквалификации. 

Самозанятых нельзя обучать бесплатно, но можно создать памятки с планом действий, которые важны для ваших процессов. Например, вы можете прописать, что товар длинной до 15 см нужно упаковывать в коробку одного размера и не больше, а товар длинной 30 сантиметров — в коробку другого размера и тоже не больше.

Если налоговая придет с проверкой — инспектор может спросить, не являются ли ваши памятки попыткой контролировать работу исполнителей. Заказчику важно иметь обоснование того, как эти требования влияют на бизнес-процесс.

• Пропишите нормы по расходу материалов — сколько подарков в ходе акции выдавать в одни руки, сколько заливать монтажной пены, сколько метров защитной пленки использовать для упаковки хрупких товаров.
• Пропишите алгоритмы действий — если от этого зависит результат или дальнейший процесс.
• Пропишите важные детали про продукт — если исполнители проводят презентацию или нужно объяснить детали работы клиенту так, чтобы ему было понятно.

Помните, что самозанятым нельзя давать униформу и инструменты бесплатно, это тоже признак трудовых отношений. Если исполнитель во время промоакции должен ходить в брендовом костюме — доплачивайте ему за рекламу, а если требуется униформа для работы на складе — он должен взять ее в аренду.

До и после

Просите исполнителей, чтобы они направляли вам фотографии до начала работ и после. Принимайте услуги в актах на основании информации из отчетов. Например, просите сфотографировать:

• товар, потом этот же товар, упакованный в коробку;
• листовки, разложенные по почтовым ящикам.

Для компании такой отчет станет подтверждением оказанных услуг, а налоговой еще раз докажет, что вы платите исполнителям сдельно.

Фотографии внутренних работ

На стройке и производстве от внутренних работ, которых не видно на фото «после», зависит качество оказанных услуг и репутация компании-подрядчика. Но контролировать процесс оказания услуги заказчик не может, а значит нужно понимать, на каких этапах исполнители могут допустить ошибку, — и контролировать их точечно.

Разбейте работу на этапы, где сложные моменты станут отдельными услугами, за которые вы платите вознаграждение. Например, запенивание швов на балконе — 50 рублей за квадратный метр. Исполнитель присылает фотографию и вы видите, сколько метров он пропенил, не осталось ли щелей, достаточно ли он залил материала, чтобы у клиента балкон не стал протекать через год.

• Если за внутренние работы вы платите как за отдельные услуги — можете требовать фото по каждой.
• Если оплачиваете одну большую услугу, например, по установке 145 метров забора, пропишите в договоре этапы работ и требуйте фотоотчет по каждому этапу: когда исполнитель выкопал опалубку, залил фундамент, и далее по процессу.

Если заказчик в ходе работ находится на объекте и видит, что делают ваши исполнители — после оказания услуги можете попросить обратную связь. Так вы сможете оценить эффективность аутсорсинга: как исполнители ведут себя на объекте, и исправить ситуацию, если клиент чем-то не доволен.

Создайте таблицу, куда будете записывать данные по вашим внештатникам и результаты их работ. Так вы будете видеть, сколько исполнитель успевает сделать за смену, как о нем отзываются заказчики и другие важные показатели в одном месте.

Например, внутри могут быть колонки: ФИО, дата смены, задачи, результат, сумма выплаты, обратная связь заказчика.

В будущем благодаря этой таблице вы сможете приглашать к сотрудничеству в первую очередь тех, кто хорошо себя проявил. Если сменится управляющий менеджер — база исполнителей не потеряется, компании не придется снова тратить деньги на поиск подрядчиков.