Стоит ли передать бухгалтерию на аутсорсинг: выгоды и риски

Аутсорсинг — это, простыми словами, передача процессов учета в бухгалтерии на сторонних исполнителей. Компания заключает договор с агентством или частным специалистом, и подрядчик за фиксированную стоимость обрабатывает первичку, рассчитывает налоги, готовит отчетность, взаимодействует с контролирующими органами.

В большинстве случаев бухгалтер на аутсорсе сам платит за себя налоги. Он работает на своем программном обеспечении (ПО), самостоятельно обучается и узнает об изменениях в законодательстве. Исполнитель по договору берет на себя риски, связанные с неправильно или не вовремя поданными документами.

Полный аутсорсинг — компания отдает стороннему исполнителю всю бухгалтерию под ключ. Подрядчик ведет первичную документацию, считает налоги и зарплаты, готовит отчетность, общается с контролирующими органами — выполняет все функции самостоятельно или в команде.

Частичный — аутсорс отдельных функций. Например, компания может передать только кадровый учет, расчет зарплаты или налоговое планирование, а операционный учет оставить штатным сотрудникам.

Проектный — если требуется решить конкретные задачи без постоянного обслуживания. Например, подготовить годовую отчетность, восстановить учет, пройти налоговую проверку или получить консультацию при смене системы налогообложения.

Управленческий — гибридная модель, где главный бухгалтер удаленно контролирует процессы, а операционные бухгалтеры остаются в штате компании.

Компаниям с оборотом свыше 60 млн рублей и стабильной операционной деятельностью эффективнее нанять человека в штат. Услуги стороннего бухгалтера будут выгодны:

• Малому бизнесу с оборотом до 200 операций в месяц. При большем объеме штатный специалист может быть дешевле.
• Стартапам, когда важно считать расходы и экономить без снижения качества услуг.
• Сезонным компаниям — турфирмам, сельхозпроизводителям, строителям. Расходы на бухгалтера можно масштабировать под загрузку.
• Узкоспециализированным бизнесам — IT, экспорт. Доступ к профильным экспертам на аутсорсе стоит дешевле.

Сравнение штатного бухгалтера и аутсорсера

Минус сотрудничества с внештатным бухгалтером в том, что специалист может пропустить ошибку, особенно вне зоны своего контроля, а компания будет отвечать.

Через 2,5 года налоговая увидела, что большое число платежей приходит предпринимательнице за настройку рекламы в Яндекс Директ. ФНС организовала проверку и доначислила 1,2 миллиона налогов, штрафов и пени за все услуги, которые не относятся к ОКВЭДу, на который оформлен патент. Бухгалтер не понесла ответственности, так как предприниматель согласовала ОКВЭД лично и подписала акт.

Как снизить риск:

1. Минимум два раза в год заказывайте аудит у вашего или стороннего бухгалтера, чтобы специалист проверил возможные ошибки в процессах.
2. Составьте четкий перечень и количество услуг, которые входят в стоимость обслуживания, и пропишите в договоре материальную ответственность за ошибки.
3. Не подписывайте документы, по которым с исполнителя снимается ответственность за его работу.

При сотрудничестве с частным специалистом главный риск — переквалификация правоотношений в трудовые. Если платить самозанятому бухгалтеру за время или назначить фиксированный оклад вне зависимости от количества оказанных услуг — налоговая через суд может заставить трудоустроить человека в штат.

Как снизить риск:

1. Платите исполнителю только за оказанные услуги — на основании договора и акта.
2. Уточните, есть ли у специалиста другие заказчики — лучше, чтобы они были. Так налоговая увидит, что он фрилансер, а не работает на вас.
3. Не устанавливайте график работы — исполнитель обязан предоставить результат, а в какое время он будет работать, заказчик не может контролировать по ГК РФ.

📎 Как работать с самозанятым бухгалтером без рисков: шаблон договора

Шаг 1. Проверьте образование и опыт специалиста

Запросите информацию о профессиональном образовании и стаже работы в бухгалтерии. Убедитесь, что специалист разбирается в вашем налоговом режиме — УСН, ОСНО, ПСН, и имеет опыт работы с компаниями в вашей отрасли. 

Шаг 2. Запросите рекомендации и проверьте репутацию

Будет преимуществом, если исполнитель даст вам контакты предыдущих клиентов или работодателей, желательно из вашей сферы деятельности. Проверьте отзывы в открытых источниках — на сайте исполнителя отзывы могут быть заказными.

Шаг 3. Изучите договор 

Запросите проект договора для ознакомления. В документе должны быть четко прописаны перечень и сроки оказания услуг, порядок передачи данных, материальная ответственность исполнителя. 

Шаг 4. Оцените технологическую базу

Уточните, в какой версии «1С» работает исполнитель, как организована защита данных и резервное копирование. Проверьте лицензии на ПО и сертификат информационной безопасности. 

Шаг 5. Проверьте финансовую защиту

При сотрудничестве с агентством проверьте наличие полиса страхования профессиональной ответственности. Частный бухгалтер может предложить личную материальную ответственность в рамках договора, но важно понимать его реальные возможности компенсировать ущерб.

Шаг 6. Попросите тестовый период

Многие бухгалтеры предлагают консультацию, аудит или пробный период со сниженной стоимостью. Это позволит оценить качество работы, скорость реакции на запросы и удобство взаимодействия до заключения долгосрочного договора.

Предмет договора

Пропишите услуги, которые будет оказывать исполнитель:

• ведение бухгалтерского учета в 1С:Предприятие 8;
• подготовка и сдача отчетности;
• расчет заработной платы и взносов;
• сопровождение налоговых проверок;
• консультирование по текущим вопросам.

Исключения должны быть четко обозначены. Например: «Восстановление учета за прошлые периоды оплачивается дополнительно».

Стоимость услуг

Укажите цену каждой услуги. Если вы оплачиваете абонентское обслуживание, укажите объем услуг, которые входят в пакет, и стоимость при превышении объема операций. 

Пример: «Стоимость услуг составляет 35 000 рублей в месяц при документообороте до 200 операций. При превышении лимита доплата составляет 150 рублей за каждую дополнительную операцию».

Ответственность аутсорсера

Пропишите, что исполнитель обязуется возместить все убытки компании, которые возникли по его вине, включая штрафы и пени. Уточните, что срок обращения с претензиями — 3 года после прекращения сотрудничества. В течение этого времени налоговая может найти ошибки и доначислить штрафы.

Конфиденциальность

Укажите в договоре:

• Запрет на передачу данных третьим лицам без вашего письменного согласия.
• Обязанность соблюдать требования ФЗ-152 «О персональных данных».
• Финансовую ответственность за разглашение — от 500 тыс. рублей.

Ответственные лица

Пропишите, кто отвечает за коммуникацию с вашей стороны и со стороны исполнителя. Обязательно укажите сроки ответа и контакты, куда писать или звонить. Это нужно, чтобы бухгалтер и вы понимали, по каким каналам связи обращаться, и не возникало ситуаций, когда из-за непрочитанного сообщения на недействующую электронную почту компания получила штраф.

Особые условия

Форс-мажор: пропишите порядок действий при технических сбоях, болезни ключевого исполнителя, изменениях в законодательстве.

Расторжение: пропишите, что стороны обязаны уведомить друг друга о намерении расторгнуть договор письменно, за 30 дней. Укажите суд, в котором будет рассматриваться дело, в случае спорных ситуаций. Это особенно важно, если исполнитель из другого города.

Условия для самозанятых

• Пропишите обязанность исполнителя выдать чек после каждой оплаты и не аннулировать его. 
• Укажите, что исполнитель должен немедленно уведомить вас при утрате статуса плательщика НПД или при превышении годового дохода в 2,4 млн. рублей. 
• Внесите пункт об обязанности исполнителя возместить все убытки, которые организация понесла из-за невыдачи чека или утраты статуса плательщика НПД.