В​​ЭДО с внештатным персоналом: 10 вопросов бизнеса

Внешний документооборот — это обмен юридически значимыми документами между компанией и внешними контрагентами: ООО, ИП, самозанятыми и физлицами.​
Компания и ее подрядчики получают электронную цифровую подпись (ЭЦП) и обмениваются договорами, допсоглашениями или актами через специальные сервисы. Документы, подписанные с помощью ЭЦП, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные вручную.

Документы, подписанные по электронной почте и ВЭДО, имеют одинаковую юридическую силу. Главное — прописать в основном договоре, что такой способ обмена допустим и приравнивается к бумажным оригиналам.

Но для отправки договора по почте нужно распечатать документ, подписать его вручную, отсканировать и отправить файлом. В сервисах ЭДО подписание и обмен происходят онлайн, без печати и сканирования. Компания может рассылать документы массово и автоматизировать процесс онбординга и сбора актов и чеков.

Чека недостаточно, чтобы подтвердить сдельный характер работы с исполнителями и защитить бизнес от переквалификации отношений в трудовые. Кроме того, чеки часто теряются, или исполнитель по какой-то причине аннулирует его без предупреждения. Документы, которые обосновывают расход и подтверждают проектный характер работ:​

• Договор — фиксирует, что именно делает исполнитель, в какие сроки и за какую сумму​.
• Акт — подтверждает, что услуга оказана и принята заказчиком​.
• Чек — первичный документ, подтверждающий оплату услуг.

«Работа в ритме» работает с внештатниками через «Самозанятые.рф» с 2024 года. Автоматизация документооборота и выплат исполнителям стала инструментом масштабирования: за год выручка компании выросла в четыре раза, а база исполнителей — до 3 000 человек.

📎 Документы для безопасной работы с самозанятым

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три вида подписей.​

Как это работает

1. Компания загружает документ в сервис для ВЭДО и подписывает его с помощью кода из СМС.
2. Сервис отправляет исполнителю ссылку на подписание.
3. Исполнитель открывает документ в своем личном кабинете, нажимает «Подписать» и тоже вводит код из СМС — это и есть ПЭП.
4. Компания получает уведомление о подписании.
5. Обе стороны получают подписанный экземпляр: оригинал можно скачать.​

Стороны принимают соглашение об использовании ПЭП, поэтому документ имеет юридическую силу.​

Во время регистрации исполнитель предоставляет свои паспортные данные и ИНН. Сервис идентифицирует исполнителя и проверяет предоставленные данные по базам ФНС, включая актуальность статуса самозанятого и его лимиты годового дохода. 

Документы хранятся на серверах оператора ЭДО. Требования к безопасности операторов установлены на государственном уровне — они обязаны использовать сертифицированные средства криптографической защиты, резервное копирование и защиту от несанкционированного доступа.​

Ваши документы защищает:

• Шифрование при передаче и хранении данных​.
• Разграничение доступа — документы видят только участники сделки​.
• Резервное копирование — данные не потеряются при сбое​.
• История изменений — сервис фиксирует, кто и когда открывал документ.​

Электронные документы необходимо хранить столько же, сколько бумажные. Для первичных документов — пять лет. Если сервис для ЭДО закроется, вы сможете скачать архив и хранить его у себя на серверах. В этом случае ​документы не потеряют юридическую силу.

Вариант 1. Использовать готовые

Платформы для работы с самозанятыми предоставляют типовые договоры и акты, разработанные юристами с учетом требований законодательства и практики ФНС. Такие шаблоны минимизируют риск переквалификации в трудовые отношения.​

Вариант 2. Загрузить свои

В сервис можно загрузить договор, дополнительное соглашение или любой другой документ, если у компании есть специфические требования или согласованная юристами форма.​

Юристы сервиса «Самозанятые.рф» составят шаблон договора, учитывая сферу бизнеса и требования законодательства. На платформе есть функция массового подписания: вы можете корректировать условия в любой момент. Переподписание займет до одного дня.  

Переквалификация договора ГПХ в трудовой — главный риск бизнеса при сотрудничестве с самозанятыми. Если налоговая или Роструд докажут подмену отношений, — компания должна будет трудоустроить исполнителей со дня начала сотрудничества, выплатить за них НДФЛ, пенсионные и страховые взносы. ​

Электронный документооборот помогает снизить риск переквалификации:

• При налоговой проверке у компании есть 5-10 дней, чтобы предоставить документы в ведомство. В сервисах для ЭДО бумаги упорядочены и всегда под рукой, поэтому вы сможете вовремя ответить на запрос ФНС.
• В договорах от сервисов для сотрудничества с внештатниками предусмотрены безрисковые с точки зрения ФНС формулировки.​
• Каждая выплата привязана к акту, в котором прописаны результаты работ.

Система хранит историю сотрудничества с исполнителями и на основании документации подтверждает проектный характер работы​.

Сервисы для работы с внештатным персоналом собирают данные ваших исполнителей, предоставляют шаблоны безрисковых договоров или загружают в кабинет ваши. Как правило, документы подписывают с помощью ПЭП. Это удобно: исполнитель получает ссылку, вводит код из смс и договор или акт считается подписанным. Оригиналы хранятся на платформе и компания может в любой момент скачать архив по нужному периоду или исполнителю.

«Самозанятые.рф» — официальный партнер ФНС. Налоговая, ГИТ и суды принимают документы, подписанные через сервис.​

Если внештатников много, сервис поддерживает:

• Массовое оформление по ссылке: вы можете отправить ссылку на подключение к компании и подписание договора любому количеству самозанятых.
• Выплаты по реестрам: добавляйте любое количество исполнителей в реестр и оплачивайте в один клик. В случае ошибки платформа «подсветит» конкретного исполнителя и даст рекомендацию, как исправить.
• Интеграции с 1С: данные о самозанятых и расчетах с ними дублируются в 1С, что облегчает работу бухгалтеру и избавляет от ручной сверки.

ООО «Пульсар центр» в сезон сотрудничают с 200-300 исполнителями. Когда компания начала расти, вести документооборот вручную стало невозможно — и они обратились в «Самозанятые.рф». После подключения к сервису нагрузка на бухгалтерию снизилась на 70%, а документы подписываются за 5 минут вместо нескольких дней.