Вернуться

«ЭДО: что это и как работает»

У каждого взрослого человека в РФ есть зловещая папка с документами. Раз в полгода мы обещаем перебрать эту кипу бумаг, выкинуть наконец договоры от старых банковских карт и разложить все по отдельным файликам. А теперь умножим эту папку на масштаб компании или ИП. Страшно? Нам тоже.

Что такое электронный документооборот

Представим секретный почтовый ящик, в котором можно хранить все документы и отправлять в два клика нужному человеку. Примерно так работает система электронного документооборота.

Облачный сервис защищен зашифрованными алгоритмами — украсть из него файлы почти невозможно. А все документы заверены цифровой подписью, поэтому имеют ту же юридическую силу, что и на бумаге.

А теперь сложными словами, если метафоры не убеждают

Электронный документооборот — это обмен юридически значимыми документами по защищенным каналам связи. Этот обмен происходит через систему оператора ЭДО, одобренного ФНС.
Для использования ЭДО компании нужно получить сертификат квалифицированной электронной подписи, выбрать оператора, установить специальное программное обеспечение и подключить контрагентов.

В сервисе Сам.Бизнес эта процедура устроена проще: подробнее расскажем ниже.

 

Сергей Спевак

архитектор программных решений Самозанятые.рф

Долгое время скорость бизнес-процессов снижалась из-за необходимости подписывать бумажные документы. Проблема была на всех уровнях — от внутрикорпоративного до внешнего документооборота. Специфика взаимодействия с самозанятыми тут не исключение. Например, необходимость иметь подписанные акты на выполненные работы сильно тормозит процесс выплат.

Как работает электронный документооборот

Подключаясь к системе ЭДО, пользователь получает доступ к сервису на интернет-площадке оператора. С этого момента он «общается» с получателями через программный интерфейс. Помимо самого обмена ЭДО хранит базу всех участников и архив документов.

Пример того, как выглядит схема электронного документооборота между контрагентами:

1. Отправитель создает документ или заполняет готовый шаблон, ставит электронную подпись и отправляет контрагенту.
2. Получатель утверждает документ или отклоняет. Отправителю приходит уведомление о том или ином действии.
3. Подписанный документ возвращается отправителю. Если в нем есть ошибки или замечания, документ высылается повторно и алгоритм повторяется.

Электронный документооборот: плюсы и минусы

Теперь подробнее о том, как ЭДО повлияет на работу компании. Преимущества электронного документооборота:

  • Сокращение расходов

Было: к очевидным затратам на чернила, конверты и особенно бумагу добавляется курьерская или почтовая доставка документов. Если прикинуть стоимость одного документа, то на его отправку уходит от 100 до 700 рублей.

Стало: с ЭДО эта сумма приближается как минимум к двузначному значению, а то и к нулю, даже подпись и печать — электронные.

  • Контроль документооборота

Было: сотрудник должен вести отдельный учет документооборота.

Стало: статус документа можно увидеть в любой момент: у кого находится, кто должен подписать, когда заканчивается срок действия.

  • Экономия времени

Было: сотрудник составляет документ, проверяет, распечатывает и отправляет на подпись руководителю, уточняет адрес доставки, идет на почту или вызывает курьера.

Стало: сотрудник составил документ или взял готовый шаблон, кликнул на получателя и отправил. В ЭДО от Самозанятые.рф приглашение на подпись приходит в Личный кабинет. Самозанятому достаточно зайти в приложение и подписать документ с помощью кода, который придет ему в СМС.

Сергей Спевак

ЭДО включает в себя подписание в электронном виде самозанятым любого типа документов. Например, подтверждающих выполнение работ, что позволяет сразу производить выплату. Бизнес получает необходимые подтверждения, а самозанятый оплату своего труда без задержек.
  • Безопасность

Было: документы не защищены от изменений, подделывания подписи и механических повреждений. А еще они могут банально потеряться.

Стало: документы передаются по защищенным каналам связи, поэтому конфиденциальная информация не сможет попасть к злоумышленникам.

А теперь о том, с какими трудностями можно столкнуться при переходе на электронный документооборот:

  • ЭДО есть не у всех

Если партнеров и контрагентов много — не факт, что все из них работают с ЭДО или подключены к другому оператору. В этом случае какое-то время придется совмещать бумажный и электронный вариант.

  • Обучение

ЭДО высвобождает много ресурсов, но не избавляет от трат на переобучение сотрудника, который будет пользоваться системой.

Как подключить ЭДО

Электронный документооборот от Самозанятые.рф интегрирован в сервис Сам.Бизнес. Он помогает российским и зарубежным компаниям автоматизировать работу с самозанятыми:

  • находит исполнителя, проверяет его статус и вносит в базу компании;
  • заключает договор и формирует сопроводительные документы;
  • проводит выплаты самозанятым и физическим лицам;
  • систематизирует и контролирует работу с исполнителями.

Компании все чаще нанимают самозанятых, одна из причин — экономия на налогах, ведь платит их не заказчик, а сам исполнитель. Но вслед за этой тенденцией приходит другая: налоговая активнее проверяет бизнес на предмет подмены трудовых отношений.

В спорах с налоговой главным доказательством становятся договоры и сопроводительные документы. Поэтому мы, официальные партнеры ФНС, предлагаем сервис Сам.Бизнес и ЭДО, с которыми беспокоиться о налоговых проверках не нужно.

Мы составим и проверим документы, вовремя отправим оплату и сформируем чек с правильными данными. А если что-то пойдет не так — наши консультанты помогут разрешить проблему.

Подключение к электронному документообороту

Чтобы использовать ЭДО, достаточно подключиться к сервису Сам.Бизнес. Никаких дополнительных действий совершать не надо: документооборот уже предусмотрен программой.

В системе есть два варианта обмена электронными документами с самозанятыми:

  1. Прямой документооборот — компания формирует нужный документ и вручную отправляет его самозанятому.
  2. Автоматический документооборот — компания подписывает с самозанятым договор, а все сопутствующие документы генерируются автоматически с указанными данными.

В сервисе уже хранится база самозанятых, с которыми работает компания, поэтому дополнительно тратить время на заполнение данных не нужно. А если это новый исполнитель — достаточно отправить ему ссылку для регистрации в системе.

В чем преимущества перехода на электронный документооборот от Самозанятые.рф:

  • Простая электронная подпись

Никаких специальных навыков контрагенту не понадобится: заказчик отправляет документ в формате pdf — самозанятый подписывает его с помощью кода из СМС.

  • Прозрачность и скорость документооборота

Сергей Спевак

При желании бизнес может внедрить автоматическое подписание документов со стороны самозанятого. Для этого контрагенту нужно дать соответствующее разрешение в дополнительном соглашении к оферте. В этом случае самозанятому не нужно даже заходить в приложение, чтобы подписать акты выполненных работ. Сами акты генерируется автоматически на основе загруженного шаблона.
  • Консультации и помощь специалистов

В программу можно загрузить свои шаблоны документов или воспользоваться готовыми вариантами. В любом случае специалисты сервиса будут на связи и помогут составить документ в соответствии с требованиями платформы и законодательства.

 

Если остались вопросы — пишите в комментариях или на почту support@selfwork.ru.

Смотрите также

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
Остались вопросы?
Заполните форму и получите бесплатную консультацию



Комментарии

avatar

Оставьте заявку

Мы свяжемся с вами в течение 10 минут

Оставьте заявку


Регистрация компании

Чтобы компания могла пользоваться Маркетплейсом, подайте заявку на ее регистрацию в нашем сервисе.

Оставьте заявку


Оставьте контакты

И мы обязательно ответим на ваш вопрос
Физ лицоСамозанятыйИПЮр лицо