ЭДО: что это и как работает

Электронный документооборот — это обмен юридически значимыми документами по защищенным каналам связи. Этот обмен происходит через систему оператора ЭДО, одобренного ФНС.

Облачный сервис защищен зашифрованными алгоритмами — украсть из него файлы почти невозможно. А все документы заверены цифровой подписью, поэтому имеют ту же юридическую силу, что и на бумаге.

Для использования ЭДО компании нужно получить сертификат квалифицированной электронной подписи, выбрать оператора, установить специальное программное обеспечение и подключить контрагентов. В сервисе Сам.Бизнес эта процедура устроена проще: подробнее расскажем ниже.

Подключаясь к системе ЭДО, пользователь получает доступ к сервису на интернет-площадке оператора. С этого момента он «общается» с получателями через программный интерфейс. Помимо самого обмена ЭДО хранит базу всех участников и архив документов.

Пример того, как выглядит схема электронного документооборота между контрагентами:

1. Отправитель создает документ или заполняет готовый шаблон, ставит электронную подпись и отправляет контрагенту.
2. Получатель утверждает документ или отклоняет. Отправителю приходит уведомление о том или ином действии.
3. Подписанный документ возвращается отправителю. Если в нем есть ошибки или замечания, документ высылается повторно и алгоритм повторяется.

Преимущества электронного документооборота

Сокращение расходов

К очевидным затратам на бумагу и обслуживание принтера добавляется курьерская или почтовая доставка документов. Если прикинуть стоимость одного документа, то на его отправку уходит от 100 до 700 рублей. С ЭДО эта сумма приближается как минимум к двузначному значению, а то и к нулю, даже подпись и печать — электронные.

Контроль документооборота

Сотрудник должен вести отдельный учет документооборота: хранить все договоры, акты, накладные и чеки в электронных папках на компьютере. Это занимает много времени и часто приводит к ошибкам.

ЭДО хранит документы в облачном сервисе и сортирует их по разным параметрам: исполнителям, типу документа, дате создания или статусу подписания.

Экономия времени

Бухгалтеру или эйчару нужно составить документ, проверить, распечатать и отправить на подпись руководителю, уточнить адрес доставки, вызвать курьера.

В электронном виде сотрудник загружает документ или готовый шаблон и выбирает получателя для отправки. В ЭДО от Самозанятые.рф приглашение на подпись приходит в Личный кабинет. Самозанятому достаточно зайти в приложение и подписать документ с помощью кода, который придет ему в СМС.

Безопасность

Документы, отправленные по почте, не защищены от изменений, подделывания подписи и механических повреждений. А еще они могут банально потеряться. В ЭДО документы передаются по защищенным каналам связи.

Минусы

ЭДО есть не у всех

Если партнеров и контрагентов много — не факт, что все из них работают с ЭДО. В этом случае какое-то время придется совмещать бумажный и электронный вариант.

Обучение

ЭДО высвобождает много ресурсов, но не избавляет от расхожов на переобучение сотрудника, который будет пользоваться системой.

Электронный документооборот от Самозанятые.рф интегрирован в сервис Сам.Бизнес. Платформа автоматизирует все этапы работы компаний и ИП с самозанятыми:

• находит исполнителя, проверяет его статус и подключает к работе,
• заключает договор и формирует сопроводительные документы,
• проводит выплаты самозанятым и физическим лицам,
• формирует акты и чеки на каждый перевод.

Компании всё чаще привлекают самозанятых, одна из причин — экономия на налогах, ведь платит их не заказчик, а сам исполнитель. Но вслед за этой тенденцией приходит другая: налоговая активнее проверяет бизнес на предмет подмены трудовых отношений.

В спорах с налоговой главным доказательством становятся договоры и сопроводительные документы. В ЭДО от «Самозанятые.рф» документы с самозанятыми можно скачать из облачного хранилища в любой момент. В случае требований от налоговой, менеджер сопровождения помогает составить грамотный ответ и сопровождает во время проверки.

Подключение к электронному документообороту

Чтобы подклчить ЭДО, достаточно зарегистрироваться в сервисе «Самозанятые.рф». Никаких дополнительных действий совершать не надо: документооборот уже предусмотрен программой.

В системе есть два варианта обмена электронными документами с самозанятыми:

1. Прямой документооборот — компания формирует нужный документ и вручную отправляет его самозанятому.
2. Автоматический документооборот — компания подписывает с самозанятым договор, а все сопутствующие документы генерируются автоматически с указанными данными.

В сервисе уже хранится база самозанятых, с которыми работает компания, поэтому дополнительно тратить время на заполнение данных не нужно. Чтобы добавить нового исполнителя — достаточно отправить ему ссылку для регистрации в системе.

Преимущества перехода на электронный документооборот от Самозанятые.рф:

• Простая электронная подпись. Никаких специальных навыков контрагенту не понадобится: заказчик отправляет документ  — самозанятый подписывает его с помощью кода из СМС.
• Прозрачность и скорость документооборота.
• Консультации и помощь специалистов.

В программу можно загрузить свои шаблоны документов или воспользоваться готовыми вариантами. В любом случае специалисты сервиса будут на связи и помогут составить документ в соответствии с требованиями законодательства.