ООО «Пульсар Центр»: команда увеличилась на 150 человек, но нагрузка на бэк-офис осталась прежней
ООО «Пульсар Центр» — это образовательный интегратор, который создает программы обучения по различным направлениям, например бухгалтерия, кадровое делопроизводство, графический дизайн, маркетинг, логистика, IT и другие.
У ООО «Пульсар Центр» есть платные и бесплатные курсы. Второе связано с участием в федеральных проектах: у государства есть запрос на обучение граждан определенным профессиям, под который федеральный оператор выделяет квоту.
Сезонность в образовательной сфере и роль внештатных исполнителей
Участие в федеральных проектах длится примерно с апреля по декабрь. В этот период объем задач всегда разный в зависимости от этапа: подготовка программ и работа с методистами, съемка контента и реклама, сам процесс обучения и поддержка слушателей, документооборот. В этом смысле работа с самозанятыми — идеальное решение для распределения нагрузки между проектами.
Как масштабирование привело к запросу на автоматизацию
Благодаря участию в федеральных проектах за последние три года команда ООО «Пульсар Центр» обучила свыше 25 000 слушателей. Это привело к увеличению команды внештатных специалистов в несколько раз. На пике с компанией одновременно работали около 200 самозанятых в месяц, с которыми нужно было вести коммуникацию, документооборот и вовремя проводить выплаты — примерно 400-500 операций, которые должны отработать один-два бухгалтера.
Существующий бэк-офис из бухгалтеров, юристов и кадровиков не мог принять такую нагрузку: вести коммуникацию, заключать и подписывать договоры, формировать акты по каждой выплате, собирать чеки с каждого исполнителя, еще и проводить бухгалтерские проводки и готовить платежи на оплату.
Зачем нужны сторонние решения для работы с внештатниками
С помощью сервиса «Бизнес» ООО «Пульсар Центр» выстроило новые процессы работы с внештатниками и разработало внутренние регламенты для сотрудников, которые в разы упростили взаимодействие с подрядчиками.
Автоматизация выплат
Бухгалтеру достаточно скопировать информацию об исполнителях и выполненных ими услугах в подготовленную табличку и загрузить в сервис «Бизнес». Система на основе этих данные создает реестр выплат, который можно оплатить по одному клику. Все это занимает не более пяти минут.
Формирование и подписание документов
Перед оплатой платформа формирует акты выполненных работ, которые исполнители подписывают в рамках платформы электронной подписью. И после выплаты — автоматически формирует чеки для каждой операции. Все документы доступны в виде отчета с подписанными документами.
Онбординг исполнителей
Платформа «Бизнес» позволяет подключать самозанятых исполнителей по отдельным приглашениям или по сценариям. Во втором случае компания может зафиксировать условия подключения для какой-либо группы исполнителей с похожими условиями (например, для методистов) и рассылать такую ссылку для подключения массово.
Как автоматизация помогает сэкономить ресурсы
Финансовый учет стал прозрачным и точным
Сервис позволяет разделить и идентифицировать выплаты самозанятым по разным проектам — то есть понять для внутреннего финучета компании количество затрат для отдельных направлений.
Нагрузку на бухгалтерию снизили на 70%
Чтобы обработать выплаты такому количеству самозанятых, компании нужно было нанять дополнительно минимум двоих сотрудников. Но кроме самого процесса выплат много времени занимали коммуникация с каждым исполнителем: подписание договора, сбор документов, согласование оплаты. «Бизнес» автоматизировал все эти процессы, что уменьшило операционную нагрузку.
Скорость выплат увеличили до нескольких минут
Если до этого процесс оплаты мог занимать несколько часов или даже дней, то теперь с помощью реестра выплаты любому количеству самозанятых занимают около пяти минут.
Повысили прозрачность бизнес-процессов
Работа с платформой сформировала внутренние алгоритмы, которые упростили взаимодействие сотрудников внутри бизнеса. Менеджеры, которые курируют работу самозанятых, централизованно вносят информацию в одну таблицу, которая потом становится основой для реестра выплат на платформе.
Теперь ООО «Пульсар Центр» может масштабироваться без риска ошибок в документации и нагрузки на операционную систему — даже когда объем проектов снова вырастет в несколько раз.
(1 оценок, среднее: 3,00 из 5)
Загрузка...
