Налоговая отчётность и самозанятые: инструкция

Бизнес обращается к самозанятым по двум причинам: простота взаимодействия и оптимизация налоговой нагрузки. Только не все ИП знают,  как вносить данные о плательщиках НПД в налоговую отчётность. Составили инструкцию в таблицах для предпринимателей. 

Бизнесмен должен предоставлять актуальную налоговую отчётность, то есть передавать ФНС налоговые декларации, налоговый расчёт авансового платежа и другие документы, отражающие данные об исчислении и уплате налогов.

Перечень зависит от режима налогообложения, наличия наёмных работников и вида деятельности, выбранного предпринимателем. ИП с сотрудниками сдают больше сведений в ФНС и Социальный фонд, платят страховые взносы и НДФЛ за работников. 

Если бизнесмен не ведёт деятельность, но обеспечивает штат, отчётность всё равно придётся сдать. Простой и отсутствие прибыли не освобождают от ответственности (ст. 119 НК РФ).

ОСНО: надо отчитываться ежеквартально по нулевой декларации НДС до 25 числа месяца, идущего за отчётным периодом, и 3-НДФЛ не позднее 30 апреля.

УСН: следует сдавать нулевую декларацию не позднее 25 апреля года, следующего за отчётным. 

Патент: отчитываться как на УСН или ОСН, т. к. патент – это дополнение. 

ЕСХН: надо представлять нулевые документы до 25 марта. 

АУСН: отчётность автоматическая и ежемесячная. 

Если бизнес с сотрудниками, то ИП ежеквартально сдаёт нулевые РСВ и ЕФС-1 по взносам на травматизм, а также ежегодно – по взносам по трудовому стажу. 

Важно, чтобы все сведения оставались в архиве ИП/ООО в течение нескольких лет, так как налоговики могут инициировать проверку даже после снятия с регистрационного учёта. Поэтому советуем вести архив.

Что сохранить для налоговиков: 

• первичку,
• данные из кассы,
• банковские выписки, 
• кадровые документы,
• документы о расходах,
• договоры с контрагентами.

На предприятиях налоговый учёт обычно ведёт бухгалтерия. Не у всех бизнесменов, в особенности у малых и средних, есть возможность обеспечить бухгалтерский штат, поэтому ИП разбираются в тонкостях отчётности самостоятельно. 

Что сделать для отчётности:

1. Первичный расчёт доходов и расходов для определения налоговой нагрузки.
2. Выбрать налоговый режим: основной (ОСНО) или специальный (УСН, ЕСХН, ПСН, НПД, АУСН). Это необходимо для распределения налоговой нагрузки.
3. Изучить налоговую отчётность выбранного режима на официальном сайте ФНС.
4. Решить вопрос со штатом: нанимать сотрудников или работать  с самозанятыми.
5. Узнать налоговый календарь выбранного налогового режима, чтобы вовремя платить налоги.
6. Выстроить бухгалтерское обслуживание на ОСНО и УСН: взять бухгалтера в штат или из аутсорс-компании. На простых режимах ИП может вести бухучёт самостоятельно.
7. Вести документооборот и завести архив (что именно надо сохранять — описали выше).

В таблице собрали виды отчётных документов, которые индивидуальные предприниматели подают в налоговую службу и Социальный фонд России. 

Отчётность в ФНС

Отчётность в СФР

Разделы и подразделы ЕФС-1

На общей системе налогообложения (ОСНО) все предприниматели сдают декларации по НДС и 3-НДФЛ. ИП, уплачивающие единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН), сдают только декларацию по ЕСХН.

Предприниматели предоставляют налоговикам 6-НДФЛ не позднее 25 дней после отчетного периода и не позднее 25 февраля за предыдущий год. РСВ надо подавать в течение 25 дней после отчётного периода, а персонифицированные сведения о физлицах каждый месяц. 

Всем ИП, которые содержат штат на трудовых договорах или соглашениях ГПХ и ГПД, надо сдавать документы в Социальный фонд России, а именно — отчёт ЕФС-1. При этом сроки предоставления данных зависят от  кадровых событий: приём, перевод, увольнение, присвоение работнику новой профессии, переименование бизнеса и др.

Индивидуальный предприниматель выбирает, на каком налоговом режиме работать. В России действует один общий (ОСНО) и четыре специальных. Не все системы налогообложения подразумевают одинаковую отчётность:

• ОСНО — НДС, 3- НДФЛ, транспортный, земельный или водный налог (зависит от особенностей бизнеса)
• УСН — декларация УСН
• АУСН — декларация по ввозному НДС, если есть импорт товаров из ЕАЭС, форму ЕФС-1
• ПСН (патент) — 6-НДФЛ, РСФ, ЕФС-1, персонифицированные сведения
• ЕСХН — декларация по ЕСХН

При этом бизнесмен может комбинировать разные налоговые режимы. Например, УСН, ОСНО, ЕСХН с патентом. Нельзя совмещать ОСНО + УСН, ОСНО + ЕСХН, УСН + ЕСХН, ПСН + УСН по одинаковым видам деятельности.

Рассмотрим ситуацию, когда работа с самозанятым организована по всем законодательным нормам: заказчик заключил договор гражданско-правового характера с исполнителем, который после выполнения услуг/работ предоставил чек. В этом случае ИП должен отражать самозанятого в налоговой отчетности, но частично. 

То есть заказчику следует учесть данные только в трёх декларациях: ЕСХН, УСН «Доходы минус расходы» и 3-НДФЛ (письмо Минфина и ст. 264 НК РФ). В таблице уточнили условия для описанной ситуации. 

Необходимость учёта физических лиц, применяющих НПД, в предпринимательской налоговой отчётности зависит от определённых случаев. Например,  персонифицированные сведения и данные в декларациях по налогу на прибыль и УСН с учётом договора ГПХ надо отражать, если самозанятый утратил статус. 

В таблице ниже смоделировали возможные случаи и указали алгоритм отражения физлиц на НПД в отчетности ИП:

Налоговая отчётность – процесс, за которым необходимо строго следить. Предпринимателям следует внимательно изучать нормативные акты, особенности сотрудничества с самозанятыми и обновления законодательной базы, чтобы избежать претензий и предписаний ФНС.

Подписывайтесь на наш канал в Телеграм и сообщество в ВК: публикуем главное новости для малого бизнеса и разбираем законы понятным языком.