Как отвечать на требования ФНС о взаимоотношениях с самозанятым

Компаниям выгодно работать с самозанятыми, потому что за них не нужно платить НДФЛ и страховые взносы. Если работодатель покрывает налоги самозанятого, он платит 4 или 6%, а не 13%. Из-за такой выгоды компании могут злоупотреблять и оформлять сотрудников по самозанятости, а не по трудовому договору. Если налоговая посчитает, что произошла подмена трудовых отношений, она может потребовать пояснения. 

Что будет, если не ответить на требование
Если проигнорировать требование о предоставлении документов, за каждый документ вы заплатите 200 рублей. Если не предоставить информацию о сделке, которую запросила налоговая, заплатите штраф от 5000 до 10 000 рублей. Если в течение года повторно проигнорировать требование налоговой, придётся заплатить штраф 20 000 рублей. 

За какое время нужно ответить

• Требование пришло на почту — в течение шести дней отправить квитанцию о приёме. Если не сделать этого, через 10 дней налоговая заблокирует расчётный счёт. Когда отправите квитанцию, у вас есть 5 рабочих дней, чтобы предоставить пояснения и 10 дней, чтобы предоставить документы.
• Требование пришло бумажным письмом — считается, что вы его получили на шестой день. Если почта задержала его, то это проблема налогоплательщика. 
• А ещё вас могут пригласить в налоговую. Тогда нужно расписаться о получении требования и предоставить информацию в течение 5-10 рабочих дней.

Что будет, если нарушения подтвердят

За подмену трудовых отношений придётся заплатить 13% НДФЛ, пенсионные и страховые взносы с каждой оплаты самозанятому. И штраф: для должностных лиц — от 10 до 20 тысяч рублей, для предпринимателей — от 5 до 10 тысяч рублей, для юридических лиц — от 50 до 100 тысяч рублей. 

Налоговая в принципе интересуется компаниями, которые работают с самозанятыми. А если есть какой-то намёк на трудовые отношения, — точно не пройдёт мимо. 

В письме № ЕА-4-15/4674 налоговая описала признаки нелегальной схемы работы. Подробнее о них — читайте в нашей статье. Наглядный пример: 

Вы работаете с  рекламщиком, который один раз настроил рекламу, а остальное время следит за ней и корректирует — логично не нанимать его по трудовому договору. Но если в договоре вы пропишете, что исполнитель каждый месяц раз в две недели получает оплату 10 000 рублей и вы даёте ему в аренду компьютер, — это повод заподозрить вас в подмене трудовых отношений.  

Какие ещё доказательства нарушений могут использовать налоговики: 

• оформленный пропуск на территорию работодателя, журнал прихода и ухода сотрудников, 
• график работы, отпусков, направление в командировку,
• подписанные работником документы по охране труда,
• товарные накладные, счета-фактуры.  

ФНС может запросить пояснения, если в компании мало сотрудников, но при этом её деятельность требует наличие полноценного штата. 

Например, онлайн-магазин не может работать только по договорам ГПХ с копирайтером и маркетологом. На постоянной основе там должны быть онлайн-консультанты, продавцы или упаковщики. 

Регламента как такового нет, поэтому отвечать нужно в свободной форме, но убедительно. Главная задача ИП или руководителя компании — доказать, что самозанятый не заменяет сотрудника  в компании. То есть предоставить договор, в котором нет признаков трудовых отношений. И закрепить чеками об оплате, актами выполненных работ и перепиской с самозанятым. 

Как грамотно составить договор и на какие пункты обратить внимание — читайте в нашей инструкции. А перед тем, как заключить соглашение — проверьте, не работал ли самозанятый в вашей компании по трудовому договору последние два года.

Составим юридически грамотный договор с самозанятым за вас, сформируем счета и чеки для бухгалтерии. Оставьте заявку — подключим бесплатный демодоступ к сервису «Бизнес». 

Какие документы собрать для доказательства

Договоры, акты, накладные, которые могут подтвердить сделки. Также могут пригодиться переписки с самозанятым. Если исполнитель создаёт материальные ценности, например, шьёт одежду — документы о доставке, приёмке и списанию. 

В чеках должно быть указано название работ или услуг, которые выполнял самозанятый. То есть должно быть «Настройка рекламы» или «Пошив платья», а не «Услуги самозанятого». Если работы описаны невнятно, придётся предоставить другие документы. Но самое важное — договор с самозанятым. 

Как ещё можно доказать легальность отношений с самозанятым

• Работа в принципе не подразумевает трудовых отношений
  Предположим, вам нужно было покрасить стены в офисе. Для этого вы наняли маляра. Понятно, что это разовая работа, не нужно перекрашивать стены каждый месяц. И этим аргументом можно доказать, что нет смысла заключать с ним трудовой договор. 
• Справка самозанятого о постановке на учёт
  Если в ней указано, что самозанятый встал на учёт за несколько месяцев до составления договора, это тоже может быть доказательством. 
• Поиск исполнителей на фриланс-платформах
  Если бы вам был нужен постоянный сотрудник, вероятно, вы бы пошли на сайт по поиску работы. 
• Административные отчёты
  Графики работы, отпусков, отчёты о приходе и уходе работников, командировочные документы, акты медосмотра, отчёты о проверке знаний по охране труда, — всё это можно использовать. Покажите, что в этих документах есть только имена тех, кто работает по трудовому договору. 

Наши менеджеры и налоговые консультанты помогают составить грамотный ответ на такие письма. Вот пример: 

• Налоговая может прислать требование о взаимоотношениях с самозанятым, если есть что-то подозрительное: договор похож на трудовой, самозанятый работает только с одним заказчиком или количество сотрудников компании не соответствует её потребностям. 
• Самое главное доказательство легальности отношений с самозанятым — договор. Поэтому необходимо изначально составлять его грамотно. А ещё важно, чтобы в чеках чётко была прописана услуга. 
• Для доказательства легальности отношений кроме договора вы можете предоставить любые другие документы, скриншоты и логические выводы. 

Остались вопросы? Задайте их в комментариях под статьей. Если ответ нужен срочно, пишите в наше сообщество Вконтакте или Телеграм-канал