Документы для работы с самозанятым для ИП и юрлица

Главный документ самозанятого — чек, сформированный в приложении «Мой налог». Нужен ли договор оказания услуг самозанятого с юридическим лицом? Так же, как и счёт на оплату или акт выполненных работ, самозанятый не обязан составлять договор. Поэтому не удивляйтесь, если исполнитель не знает, как правильно оформить документы.

Специально для таких случаев подготовили пошаговую инструкцию по документообороту с самозанятым и составили универсальные шаблоны договоров ГПХ. Подойдет как ООО и ИП, так и самозанятым.

Условия, которые необходимо прописать

Согласно статье 161 ГК РФ сделки между юридическими лицами и самозанятыми оформляются договором. В нем обязательно указывают:

1.Налоговый режим исполнителя

В начале документа прописываем ФИО исполнителя и его статус, например: «Иванов Иван Иванович является плательщиком налога на профессиональный доход».

2. Основные условия

• что обязуется делать исполнитель,
• на какой срок заключен договор,
• где вы будете вести переговоры о работе.Например: «Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказывать последнему услуги (далее — Услуги), перечень которых определен Сторонами в Приложении №1 к настоящему Договору, а Заказчик обязуется оплачивать эти Услуги».

3. Порядок расчётов

Сюда включают:

• стоимость услуг или ссылка на приложение, где указана стоимость,
• способ расчета: наличные, расчетный счет, электронный кошелек или платежная система, например сервис «Бизнес» Самозанятые.рф,
• срок, в течение которого заказчик обязан оплатить работу,
• примечание о том, что «все платежи не облагаются НДС, так как исполнитель применяет НПД».

Например: «Оплата Заказчиком Исполнителю цены договора осуществляется в приложениисамозанятые.рф/business по правилам соответствующего сервиса». 

4. Приёмка работы

Здесь описывается, как вы будете оценивать качество и принимать работу.

Например: «Услуги считаются оказанными надлежащим образом с момента подписания Сторонами Акта об оказании услуг».

5. Ответственность, штрафы и форс-мажоры

Напишите, что произойдет, если самозанятый не выполнит работу и в каких случаях вы можете не производить оплату.

Например: «Исполнитель обязуется своими силами и за свой счет устранить недостатки, выявленные по итогам оказания услуг».

Договоры ГПХ лучше оформлять с опытным юристом, чтобы избежать невыгодных или спорных условий. Если такой возможности нет — адаптируйте шаблон из интернета под свои задачи.

Образец договора самозанятого с юридическим лицом или ИП

Универсальный шаблон можно скачать по ссылке и заполнить выделенные поля под свои задачи и условия. 

Если в компании есть типовой договор ГПХ на оказание услуг или подряда, видоизмените его: оставьте формулировки и условия, но обязательно укажите, что исполнитель применяет специальный налоговый режим НПД.

У Самозанятые.рф есть шаблон договора. Он подойдет, если вы планируете оформить сделку с заказчиком через нашу площадку.

Более подробная инструкция по заполнению договора от юриста здесь: например, как заполнить преамбулу договора с самозанятым.

Как подписать договор удалённо

Если стороны проживают в одном городе, договор можно отправить исполнителю курьерской службой:

1. Распечатайте договор в двух экземплярах, подпишите каждый и отправьте оба договора исполнителю по почте, лучше — заказным письмом или курьерской службой.
2. Дождитесь, пока исполнитель получит письмо, подпишет договор и вышлет копию вам.
3. Получите письмо с подписанным договором и приступайте к работе.

Но во-первых, часто заказчик и исполнитель находятся в разных городах, и во-вторых, это дополнительные расходы.

Многие ИП и организации действуют по другой схеме: обмениваются по электронной почте сканами договора с подписями, приступают к работе и только потом отправляют письмо. Это допустимо, но ненадежно: отсканированная подпись не имеет полноценной юридической силы.

В сервисе «Бизнес» есть встроенный документооборот: самозанятому достаточно подтвердить подпись договора через СМС-код.

На основании чего действует самозанятый в договоре?

Исполнитель на НПД не может выходить за рамки закона 422-ФЗ: например, получать доход в виде комиссии или оказывать услуги бывшему работодателю. Но в принципе отношения заказчик-исполнитель регулирует в первую очередь Гражданский Кодекс. И в случае споров обращаются в суды общей юрисдикции.

Заключение договора самозанятого с юридическим лицом достаточно, если вы договорились на выполнение конкретной работы. Но для  долгосрочного сотрудничества с большим объёмом работы, задач стоит перечислить конкретные работы в приложении.

Приложение можно составить в свободной форме — посмотрите пример в нашем шаблоне:

В таком приложении прописывают:

• название конкретных работ, например «Написание текста для сайта»;
• технические требования, например уникальность текста, разрешение изображений и т. п;
• сроки выполнения работ;
• вознаграждение за конкретные работы.

Приложения нужно составлять к тем работам, за которые вы заплатите исполнителю единым счётом или двумя счетами: предоплатой и постоплатой. Например, за все работы в текущем месяце или услуги по конкретному проекту.

📌 Приложения тоже подписывают и обмениваются оригиналами — процедура такая же, как с договором.

Самозанятый не обязан составлять акты проделанных работ, но такой документ нужен документально подтверждает расходы ИП и ООО. Он доказывает, что работу исполнитель выполнил, а заказчик принял и претензий не имеет.

Акт можно составить по нашему шаблону.

После того как самозанятый выполнил работу, заказчик может запросить счёт на оплату, который содержит информацию об исполнителе, услуге и её стоимости, название организации и её реквизиты. Документ нужен, чтобы провести оплату через банк.

Самозанятый может выставить счёт через приложение «Мой налог», здесь инструкция. Счетами по обычной почте можно не обмениваться — достаточно отправить отсканированный документ с подписью.

Если не хотите каждый раз просить у самозанятого счет, подключитесь к «Бизнесу». Сервис автоматическм будет заполнять информацию о платеже — вам останется только выгрузить уже сформированный документ.

Главный документ самозанятого — чек. Счета и акты по закону можно не отправлять, а вот чек самозанятый отправить обязан. Делать это нужно после оплаты, то есть когда уже деньги поступят на счёт исполнителя.

Памятка по документам для работы с самозанятым:

1. Договор, подписанный обеими сторонами. Обязательный документ при работе с самозанятым. В нем должен быть прописан налоговый режим исполнителя, а также условия работы, порядок расчётов и санкции за нарушение договора.
2. Приложения к договору, в которых прописаны конкретные работы. Нужны, если у вас долгосрочное сотрудничество и много разноплановых работ.
3. Акт, чтобы доказать, что работы выполнены и приняты.
4. Счет, чтобы вы могли оплатить работу.
5. Чек — основной документ самозанятого. По закону отправлять его обязательно.