Как бизнесу безопасно платить самозанятым

Оплату самозанятому от ООО или ИП можно провести наличными или безналичными на банковскую карту, счет или электронный кошелек. Но процедура будет отличаться.

Как оплатить наличными

Если вы работаете с самозанятым не удаленно, можно расплатиться наличными, законом это не запрещено. Главное — внести эту операцию в бухгалтерию и получить чек, чтобы вычесть расходы из налогооблагаемой базы.

А еще исполнитель может сказать, что вы ему не заплатили и снова потребовать гонорар. И будет прав. Так что чек — «наше все» даже при наличных расчетах.

Как перевести деньги на карту самозанятого

С расчетного счета ИП и ООО могут проводить выплаты физическим лицам, но «с обоснованием». У самозанятого, если он не ИП на НПД, есть только лицевой счет или обычная банковская карта. ИП или ООО не может перевести деньги самозанятому только по номеру карты, потому что

1. Платеж не пройдет через бухгалтерию.Для перевода узнайте у самозанятого полные реквизиты: имя получателя, номер расчетного счета, наименование банка, БИК, корреспондентский счет, код подразделения банка и его адрес.

   Эти реквизиты самозанятый может найти в интернете или получить в банке.

2. Банк может заблокировать счет. Оплата поступает физлицу, а не ИП или ООО, — налоги и взносы вы при этом не платите. Банк может классифицировать это как отмывание денег и временно заблокировать счет. Чтобы снять блокировку, нужно будет предоставить банку договор с самозанятым и другие документы, подтверждающие легальное сотрудничество.

При этом ИП на НПД может принимать оплату от юрлиц и на расчетный счет, и на личную банковскую карту.

Как оплатить через сервис-посредник

Если с бизнесом работает около 10 самозанятых, с выплатами можно справиться вручную. Проблемы возникают, когда число внештатников в компании приближается к двузначным числам. Проводить выплаты, следить за документацией и чеками — большая нагрузка на бухгалтерию, а ошибки в расчетах могут привести к штрафам.

Сервис «Бизнес» проводит массовые выплаты внештатникам на любые карты и счета российских банков. Операции проходят с баланса личного кабинета, поэтому риск блокировки расчетного счета — минимальный. На каждую транзакцию сервис автоматически формирует чеки и акты. 

Если вы планируете проводить выплаты самозанятым самостоятельно, то следующие пункты для вас. Договор с самозанятым понадобится для банка в случае блокировки счета. В нем нужно указать:

• способ расчетов: наличными или на банковскую карту;
• сроки оплаты: например, в течение пяти дней после принятия работы;
• условия предоплаты и постоплаты.

И самое главное — зафиксировать, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход. Это объяснит, почему вы не платите за него налоги и взносы.

В разделе с контактами и реквизитами нужно указать ФИО, ИНН, адрес фрилансера, а также полные реквизиты его банковской карты.

Когда можно платить самозанятым без договора

Устные сделки возможны в ситуациях, когда они совершаются моментально. Например, ИП заказал у самозанятого флориста цветы в офис, получил товар и тут же заплатил. В этом случае договор заменяет чек: с его помощью заказчик может подтвердить легальность расходов.

Сколько денег можно перевести самозанятому в месяц?

Ограничений по сумме в месяц нет. Но у самозанятых есть лимит годового дохода — 2,4 млн рублей. После превышения этого порога налоговая не дает сформировать самозанятому чек до следующего года, пока лимиты не обнулятся.

Допустим, в декабре самозанятый должен получить выплату в 200 тыс. ₽, но на этот момент его доход уже достиг 2,3 млн ₽. Чек на эту сумму он выдать не сможет: придется либо перезаключать договор как с обычным физическим лицом и платить НДФЛ и страховые взносы, либо как с ИП на другом налоговом режиме, если самозанятый на это согласится.

Акт выполненных работ подтверждает, что исполнитель выполнил услугу в полном объеме и в соответствии с условиям договора. В случае споров акт станет доказательством, например, плохо выполненной работы или наоборот — фактом принятой заказчиком услуги. Также бизнесу может понадобиться акт, чтобы вести учет расходов и снизить налогооблагаемую базу на УСН «Доходы минус расходы».

Но что важнее — акт становится «подстраховочным» документом в ситуациях:

1. Если по каким-то причинам самозанятому нужно перевыпустить чек, акт станет подтверждением, что работы выполнены и приняты заказчиком.
2. Если самозанятый аннулировал чек без объяснения причин, ИП или юрлицо может получить штраф и налоговые доначисления. Акт станет доказательством перед ФНС, что работы были выполнены исполнителем на НПД в указанный срок и в полном объеме.

Счет на оплату подтверждает, что вы оплатили работу исполнителя, а не поездку начальника на Мальдивы — то есть дополнительно обосновывает эти расходы. И бухгалтерии так удобнее: не выяснять реквизиты самому, а использовать готовые.

Может ли самозанятый выставить счет

Такой обязанности по закону у самозанятого нет, получить оплату можно и без счета. Но вы можете попросить его сформировать и отправить документ, займет это пару минут.

В приложении «Мой налог» у самозанятого есть такая функция — здесь инструкция по заполнению. Если по каким-то причинам исполнитель не может прислать вам счет из приложения, воспользуйтесь нашим шаблоном.

Чтобы провести безналичную оплату самозанятому через банк, нужно оформить платежное поручение. Этот документ подтверждает, что деньги вы переводите самозанятому и налоги со страховыми взносами платить не должны. Обычно платежку отправляют в банк вместе с копией договора.

Образец заполнения платежного поручения — здесь. На что обратить внимание при заполнении: 

1. Попросить у исполнителя полные ФИО, номер лицевого счета и реквизиты банка: название, ИНН/КПП, БИК, номер корреспондентского счета. На этом этапе информация об исполнителе у вас уже есть в договоре и счете на оплату.
2. В поле «Вид оплаты» пишем код «01».
3. В поле «Назначение платежа» — код «1». Он означает выплату самозанятым по договорам ГПХ.
4. В поле «Очерёдность платежа» — код «5» (выплаты по договорам).
5. Перед подписью остаётся поле «Назначение платежа»: там нужно подробно его описать. Например, «Оплата по договору подряда №51 от 10.03.2025 за услуги по дизайну корпоративного сайта».

Но ни в коем случае не пишите «зарплата», «премия» или другие слова, которые намекают на трудовые отношения. Зарплату и премию можно платить только сотрудникам, а сотрудника вы обязаны устроить по трудовому договору и платить за него налоги и отчисления. За такую ошибку банк может заблокировать счет, а налоговая — оштрафовать за неуплату налогов и взносов.

И главное — перед каждой выплатой нужно проверять статус самозанятого. Исполнитель может «слететь» с налогового режима из-за превышения годового лимита или из-за других нарушений. И тогда заказчик заплатит не самозанятому, а обычному физику. А значит, к гонорару исполнителя нужно плюсовать 13% НДФЛ, страховые и пенсионные взносы. Проверить статус самозанятого можно здесь.
📎 Сервис «Бизнес» автоматически проверяет статус исполнителя перед каждой выплатой, чтобы вам не пришлось переплачивать налог и страховые взносы.