Как учитывать расходы на самозанятых юрлицам и ИП

Самозанятые — это ИП и физлица, которые применяют налог на профессиональный доход (НПД). Чаще ИП и ООО работают с ними на проектных задач, чтобы сэкономить на организации рабочего места, уплате НДФЛ, страховых взносов, больничных и прочих вознаграждений по ТК РФ.
Но как грамотно принять в расходы стоимость услуг самозанятых? Нужно ли возмещать расходы, связанные с работой? А договор обязателен?

Заказчик на ОСНО, ЕСХН или УСН «Доходы минус расходы» может учесть списать траты на самозанятого в расходы. Но только при наличии главного первичного документа — чека самозанятого. Всё остальное (акт, счёт, договор) в некоторых случаях тоже нужны, но они никак не могут заменить чек. Только этот документ — основание, чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы.

Самозанятый обязан сформировать и выслать чек с той же датой, когда по факту получил выплату. Но сроки выставления чека разные:

• в тот же день, если самозанятый получил оплату наличными,
• до 9-го числа следующего месяца, если безналичным переводом на кошелек или карту.

После того, как исполнитель отправил чек, нужно проверить правильность данных: ИНН, название компании, стоимость, наименование услуги, дату продажи (оплаты).

А что с остальными документами?

Если кратко: они нужны в случае споров с налоговой. То есть для учёта в расходы достаточно только чека, но в письме ФНС от 2020 года есть другая позиция: услуги самозанятых в расходы добавляют при наличии подписанного договора, акта и чека. Поэтому вывод такой: чек нужен обязательно, а договор, акт и счёт нужно сделать, чтобы защитить себя в случае проверок.

Этапы работы с самозанятым:

• Стороны заключают договор ГПХ.
• Заказчик принимает работу самозанятого и подписывает акт выполненных работ.
• Самозанятый выставляет счёт на оплату и получает деньги.
• Самозанятый отправляет заказчику чек.

Сколько можно «сэкономить» на самозанятом

Допустим, компании нужна разработка мобильного приложения для интернет-магазина. Фирма планирует на полгода нанять Android-разработчика с заработной платой 60 000 рублей в месяц. Альтернативный вариант — заключить гражданско-правовой договор с программистом, согласным выполнить заказ в течение 6 месяцев за 360 000 рублей, то есть на таких же условиях, как и у официально трудоустроенного работника.

В первом случае придётся докупить оборудование для рабочего места сотрудника, допустим на 50 000 рублей, уплатить за него 13% НДФЛ и страховые взносы (~30%). При выборе второго варианта компания заплатит только 360 000 рублей.

Подсчитаем дополнительные расходы на штатного сотрудника:

1. Оборудование = 50 000 рублей.
2. НДФЛ = 360 000 х 13% = 46 800 рублей.
3. Страховые взносы = 360 000 х 30% = 108 000 рублей.
4. Итого = 50 000 + 46 800 + 108 000 = 204 800 рублей.

Допустим, чек у нас есть. Теперь нужно отразить стоимость выполненных самозанятым работ или услуг в счёте 76 «расчёты с разными дебиторами и кредиторами» — «выплачено вознаграждение самозанятому по гражданско-правовому договору».

Вознаграждение самозанятым выплачивают с помощью платежного поручения или через расходный кассовый ордер .

Как принять расходы, если исполнитель потерял статус самозанятого

Исполнитель лишается права на применение специального режима при нарушении одного или нескольких правил из пункта 2 статьи 4 закона № 422-ФЗ. В таких случаях можно действовать по одному из следующих сценариев:

Вариант 1. Представим, что сделка с самозанятым была закрыта в феврале, а в марте он потерял право на применение специального налогового режима. В этой ситуации для вас ничего не меняется — учитывайте расходы при расчёте налога на прибыль или УСН.

Вариант 2. Допустим, компания начала сотрудничество с самозанятым 10 марта, контрагент потерял право на применение НПД 15 марта, расчет осуществили 25 марта. Если исполнитель не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, за него придется уплатить НДФЛ и страховые взносы. При наличии статуса ИП порядок принятия расходов не меняется, налоги за специалиста платить не нужно.

Работодатели возмещают сотрудникам расходы на проффдеятельности в рамках трудового договора. Компенсация расходов самозанятому не предусмотрена, так как сотрудничество фиксируется гражданско-правовым договором, на который положения Трудового кодекса РФ не распространяются.

То же касается и транспортных расходов. Если специалист тратит средства на передвижение по городу для оказания услуги, выполнения работы или производства продукции, это считается его издержками. В командировку отправить самозанятого тоже нельзя, это возможно только с официально трудоустроенными работниками.

Если самозанятый заранее знает, что для выполнения условий договора потребуется поездка в другой город, ему стоит изначально учесть эти расходы и включить в итоговую стоимость заказа. Бывает, что необходимость возникает в процессе сотрудничества. Тогда партнёры заключают дополнительное соглашение с обновленной стоимостью заказа.