Расходы по самозанятым для юридических лиц

Самозанятые — индивидуальные предприниматели и физические лица, использующие налог на профессиональный доход или НПД. Спецрежимниками становятся частные специалисты без наемных работников (бухгалтеры, дизайнеры, программисты и другие), которых привлекают для выполнения разовых задач.

ООО и ИП отдают предпочтение самозанятым исполнителям из-за экономии на организации рабочего места, уплате НДФЛ, страховых взносов, больничных и прочих вознаграждений, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

В сегодняшнем материале рассказываем, как составить гражданско-правовой договор о сотрудничестве с самозанятыми, как принять в расходы стоимость услуг таких лиц и нужно ли налогоплательщикам НПД возмещать расходы, связанные с работой.

В письме Федеральной налоговой службы от 30 октября 2020 года № АБ-4-20/17902@,  подтвердили, что услуги самозанятых в расходы добавляют при наличии подписанного договора, акта и чека. Получается, что одного чека в спорной ситуации с налоговой не хватит.

Перед началом сотрудничества с самозанятым составляют и подписывают договор (о правилах формирования документа расскажем далее). Акт и чек создают уже после выполнения заказа. Чек пользователь НПД формирует через приложение «Мой налог» и передает заказчику:

• в бумажном виде;
• в электронном формате на email;
• QR-кодом для считывания на телефоне клиента.

Получив чек, ООО или ИП проверяют правильность составления. В чеке должны быть указаны дата и время расчета, ассортимент заказа, полная стоимость и другие сведения, прописанные в пункте 6 статьи 14 Федерального закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ (если вас интересует, как учитывать расходы на самозанятых при УСН, придерживайтесь аналогичного порядка).

Если оплата производится наличными или вознаграждение перечисляется на электронный кошелек, самозанятый обязан передать чек в момент расчета. При безналичной оплате (на расчетный счет в банке) спецрежимник имеет право передать документ до 9 числа следующего месяца (пункт 3 статьи 14 Федерального закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ). За нарушение сроков плательщику НПД выпишут штраф:

• 20% от суммы расчета за первое нарушение;
• 100% от суммы расчета за повторные нарушения в течение последующих 6 месяцев (статья 129.13 НК РФ).

На каком счете учитывать расчеты с самозанятыми? «Дебет 76 Кредит 50, 51, 52» — выплачено вознаграждение самозанятому по гражданско-правовому договору.

Как принять расходы, если гражданин утратил право на применение НПД?

Исполнитель лишается права на применение специального режима при нарушении одного или нескольких правил из пункта 2 статьи 4 Федерального закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ. В таких случаях можно действовать по одному из следующих сценариев:

Вариант 1. Представим, что сделка с самозанятым была закрыта в феврале, а в марте он потерял право на применение специального налогового режима. В этой ситуации для вас ничего не меняется — учитывайте понесенные расходы при расчете налога на прибыль или УСН.

Вариант 2. Допустим, компания начала сотрудничество с самозанятым 10 марта, контрагент потерял право на применение НПД 15 марта, расчет осуществили 25 марта. Если исполнитель не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, за него придется уплатить НДФЛ и страховые взносы. При наличии статуса ИП порядок принятия расходов не меняется, налоги за специалиста платить не нужно.

Какие налоговые льготы дает работа с самозанятыми?

Прямые налоговые льготы за сотрудничество с самозанятыми не предусмотрены. Таковыми уже считаются отсутствие обязанности уплачивать за исполнителя НДФЛ и страховые взносы, так как нет факта трудовых отношений.

Кроме этого, заказчики экономят на подготовке отчетности — нанимая специалистов в штат, документы готовят и отправляют в налоговую службу раз в квартал.

Сколько можно сэкономить на самозанятом?

Допустим, компании требуется разработка мобильного приложения для интернет-магазина. Фирма планирует на полгода нанять Android-разработчика с заработной платой 60 000 рублей в месяц. Альтернативный вариант — заключить гражданско-правовой договор с программистом, согласным выполнить заказ в течение 6 месяцев за 360 000 рублей, то есть на таких же условиях, как и у официально трудоустроенного работника.

При выборе второго варианта совокупные затраты составят 360 000 рублей, НДФЛ и страховые взносы за исполнителя платить не нужно. В первом же случае придется докупить оборудование для рабочего места сотрудника, допустим на 90 000 рублей, уплатить за него 13% НДФЛ и страховые взносы (~30%).

Подсчитаем дополнительные расходы на штатного сотрудника:

1. Оборудование = 90 000 рублей.
2. НДФЛ = 360 000 х 13% = 46 800 рублей.
3. Страховые взносы = 360 000 х 30% = 108 000 рублей.
4. Итого = 90 000 + 46 800 + 108 000 = 244 800 рублей.

Если привлечете на проектную работу самозанятого, сэкономите 244 800 рублей и быстрее вернете затраты на разработку приложения.

Важно! Не путайте чек из приложения «Мой налог» с документом контрольно-кассовой техники. Самозанятые не используют ККТ, всю отчетность проводят через сервис «Мой налог» (пункт 2.2 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ).

Самозанятый перед сотрудничеством должен заключить договор с ИП или ООО гражданско-правового характера. Без него у заказчика могут возникнуть проблемы при учете понесенных расходов — для подтверждения перед налоговой службой чека не хватит.

Существует три разновидности соглашений:

• договор подряда при выполнении работ;
• соглашение об оказании услуг;
• договор поставки продукции собственного производства.

Скачать образец договора ИП с самозанятым на проведение работ (.doc)

Для фиксирования сотрудничества разрешено использовать оферту. Самозанятый на своем веб-сайте размещает условия сделки, клиент их принимает и по указанным реквизитам выплачивает вознаграждение. После этого договор считается заключенным и имеет юридическую силу.

Самозанятый может быть индивидуальным предпринимателем (ИП) или физическим лицом. Во втором случае необходимо проверить статус исполнителя перед подписанием соглашения. Для этого можно попросить справку из приложения «Мой налог» или воспользоваться официальным онлайн-реестром. Если потенциальный партнер — не пользователь «Налога на профессиональный доход», после заключения соглашения и выплаты вознаграждения за него придется уплатить НДФЛ и страховые взносы.

Рекомендации по составлению договора

Если у самозанятого нет статуса индивидуального предпринимателя (работает как физическое лицо) в договор добавьте пункт, что вторая сторона работает на специальном режиме «Налог на профессиональный доход». Это подтвердит отсутствие обязанности с вашей стороны уплачивать за специалиста НДФЛ и страховые взносы. Если он зарегистрирован как ИП, данный пункт можно не включать в соглашение.

Договор самозанятого с ИП должен включать:

• описание работы, услуги, поставляемой продукции;
• стоимость единицы и полную цену заказа;
• срок выполнения (например, до 1 февраля);
• условия оплаты: перечисление вознаграждения в полном размере перед началом работы, предоставления услуги, поставки продукции, аванс, частичные выплаты и т. п.;
• ответственность сторон за невыполнение установленных договором обязательств;
• другие условия, характерные для гражданско-правового соглашения.

Если планируете предоставить исполнителю собственное оборудование для выполнения работ, опишите его в соглашении и установите обязанность исполнителя вернуть технику по завершении выполнения заказа.

Добавьте пункт, обязывающий самозанятого своевременно сообщить об утрате права на использование «Налога на профессиональный доход». Укажите, какую ответственность (например, штраф) понесет исполнитель, если не сделает этого, и то, что вам придется уплатить за него НДФЛ и страховые взносы.

В ГПД об оказании услуг, проведении работ и поставке продукции нельзя включать пункты, характерные для трудового соглашения:

• должность исполнителя;
• фиксированное рабочее время, обязанность посещать офис и подчиняться корпоративным правилам юридического лица;
• сумму вознаграждения, не привязанную к конкретным результатам или объемам работ, услуг, продукции;
• дисциплинарные штрафы;
• другую информацию, указанную в статье 57 ТК РФ.

Добавление этих пунктов станет для налоговой службы поводом провести внеплановую проверку. Если сотрудники ведомства выявят подмену трудовых отношений, вам придется доплатить НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени.

Штрафы за подмену трудовых отношений

Если налоговики докажут подмену трудовых отношений гражданско-правовыми, придется заплатить штраф (пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ):

• от 5 000 до 10 000 рублей — для индивидуальных предпринимателей;
• от 10 000 до 20 000 рублей — для должностных лиц;
• от 50 000 до 100 000 рублей — для организаций.

За весь период сотрудничества с самозанятым доначислят НДФЛ и страховые взносы. За просрочку сдачи отчетности и уплаты налогов выпишут штраф в размере 40% от недоимки (пункт 3 статьи 122 НК РФ). Не переводите наемных работников на самозанятость — вы рискуете получить большие штрафы.

Что делать, если контрагент перешел на НПД?

Если ИП-партнер перешел на «Налог на профессиональный доход», новое соглашение при сохранении прежних условий не подписывают (письмо Федеральной налоговой службы от 20 февраля 2019 года № СД-4-3/2899@). В противном случае оформляют документ с измененными пунктами.

Спецрежимники не платят налог на добавленную стоимость (пункт 9 статьи 2 Федерального закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ). Если ранее индивидуальный предприниматель работал с НДС, подготовьте дополнительное соглашение. В нем для урегулирования стоимости заказа укажите новые цены без НДС и дату перехода контрагента на специальный режим.

С какими самозанятыми юридическим лицам нельзя заключать договор?

С теми, которые работали на юридическое лицо по трудовому договору и с момента расторжения соглашения прошло менее двух лет (статья 6 Федерального закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ).

Если самозанятый трудоустроен у другого индивидуального предпринимателя или организации, это не мешает юридическому лицу заключить с ним гражданско-правовой договор о сотрудничестве как со спецрежимником.

Совет: Перед подписанием договора ознакомьтесь со статьей 15 ТК РФ и Постановлением Пленума ВС РФ от 29 мая 2018 года №15, чтобы исключить вероятность внеплановой проверки и получения штрафов.

Юридические лица возмещают сотрудникам расходы на осуществление профессиональной деятельности в рамках трудового договора. Компенсация расходов самозанятому не предусмотрена, так как сотрудничество фиксируется гражданско-правовым договором, на который положения Трудового кодекса РФ не распространяются.

Возмещение транспортных расходов самозанятому не предусмотрено. Если специалист тратит средства на передвижение по городу для оказания услуги, выполнения работы или производства продукции, это считается его издержками. В командировку отправить спецрежимника нельзя, это возможно только с официально трудоустроенными работниками (статья 166 ТК РФ).

Если плательщик «Налога на профессиональный доход» заранее знает, что для выполнения условий договора потребуется поездка в другой город, ему стоит изначально учесть эти расходы и включить в итоговую стоимость заказа. Бывает, что необходимость возникает в процессе сотрудничества. Тогда партнеры заключают дополнительное соглашение с обновленной стоимостью заказа.

Смотрите также

• Расчетный счет для самозанятых
• Как ИП работать с самозанятыми
• Как самозанятому аннулировать чек
• Как оформить на работу самозанятого
• Может ли врач быть самозанятым
• Может ли самозанятый работать с НДС
• Социальный контракт для самозанятых