Не наломайте дров: как оплатить услуги самозанятого юрлицу

Оплачивать услуги самозанятому можно двумя способами: наличным и безналичным. И если с первым способом всё достаточно просто, то со вторым — уже не очень. Ошибки при безналичной оплате самозанятым могут вылиться в штрафы и блокировку счёта. Как обезопаситься и избежать проблем? Разбираемся в статье.

Главное здесь — зафиксировать оплату в бухгалтерии и получить чек. Так вы сможете доказать, что:

• вы оплатили услуги (чтобы нечестный самозанятый не смог потребовать оплату вновь)
• вы оплатили их самозанятому, а не обычному физлицу (на случай проверки налоговой)

На этом, собственно, всё.

А вот теперь переходим ко второму способу оплаты услуг самозанятого — безналичному. Он несколько сложнее. 

Итак, для проведения безналичной оплаты вам понадобятся номер карты и полные реквизиты получателя: имя, номер лицевого счёта, наименование банка, БИК, корреспондентский счёт, код подразделения банка и его адрес. Если вы переводите деньги с расчётного счёта компании, то вы не можете оплатить счёт по номеру карты.

Решение предлагает сервис «Бизнес» от Самозанятые.рф: вы можете отправлять денежные средства только по номеру банковской карты.

ООО и оплата услуг самозанятому: что может пойти не так

Банк может посчитать перевод подозрительным и временно заблокировать счёт. И это одна из главных проблем безналичных переводов. Причина: проведение оплаты физлицу без уплаты налогов и взносов. Чтобы снять блокировку, нужно предоставить банку договор с самозанятым. 

Но можно обезопаситься заранее: вы можете отправить копию договора вместе с платёжным поручением (подробнее о том, как составить поручение — ниже). Но договор поможет только в том случае, если в нём будут прописаны все необходимые пункты. 

Чтобы избежать проблем с банком и налоговой, в договор важно включить: 

• способ расчётов (наличными или на банковскую карту)
• сроки оплаты. Например «в течение 5 рабочих дней после принятия работы»
• условия предоплаты и постоплаты

И самое главное — прописать в договоре, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход (НПД). Это нужно на случай проверки ФНС: без этого упоминания вы вряд ли докажете, что работаете с самозанятым, а не обычным физлицом. Подробнее о том, как составить договор и избежать штрафов, мы писали здесь. 

Процесс оплаты можно разделить на три этапа. Остановимся подробнее на каждом из них.

Получите счёт на оплату

Во-первых, это упростит жизнь бухгалтеру — ему не придётся искать реквизиты самому. А, во-вторых, счёт будет считаться одним из доказательств того, что вы перевели деньги самозанятому, а не физлицу.

Что говорит закон: по идее самозанятый не обязан выставлять счёт. Тем не менее, такая возможность у него есть. 

Инструкция для самозанятого: как выставить счёт юрлицу

• Через приложение «Мой налог». Действовать нужно в такой последовательности: нажать на кнопку «Новая продажа» → указать стоимость, тип товара/услуги, номер и дату подписания договора → выбрать в поле «Юридическому лицу или ИП», заполнить поля с ИНН и названием компании → нажать на кнопку «Выдать счёт» и сохранить файл в PDF.
• Через личный кабинет налогоплательщика НПД. Нужно зайти в раздел «Выручка» → нажать на кнопку «Добавить продажу» → нажать на кнопку «Выдать счет» в разделе «Новая продажа». 

Что делать, если исполнитель не может отправить счёт: воспользуйтесь нашим шаблоном.

Отправьте платёжное поручение в банк

Затем вам нужно отправить платёжное поручение и копию договора в банк. Оба документа будут выступать доказательствами того, что вы переводите деньги самозанятому. Образец заполнения платёжного поручения есть здесь. 

Как заполнить платёжное поручение: выбор кодов

• В поле «Вид оплаты» — код «01»
• В поле «Назначение платежа» — код «1» 
• В поле «Очерёдность платежа» — код «5»

Что прописать в назначении платежа

Поле «Назначение платежа» нужно заполнять максимально подробно. Например: «Оплата по договору подряда №23 от 01.12.2023 за услуги по разработке фирменного стиля». Важно: нельзя использовать слова, которые обычно прописываются в трудовом договоре. Например, ни в коем случае не включайте такие слова, как «зарплата» и «премия», потому что их могут получать только штатные сотрудники. 

Что может случиться, если использовать в назначении платежа слова, характерные для трудового догора:

• банк заблокирует счёт
• налоговая заподозрит подмену трудовых отношений, то есть посчитает, что на самом деле вы работает с физлицом, а не с самозанятым. И, если вы не сможете доказать обратное, вас оштрафуют, а также потребуют оплатить все налоги и взносы (как при работе с физлицом), которые не были оплачены ранее

Попросите у фрилансера чек

Чек официально заменяет акт. Он служит одним из доказательств того, что 2) вы оплатили товары или услуги б) вы оплатили их самозанятому, а не физлицу;  

По закону самозанятый должен отправлять чеки без упоминаний. Но — иногда фрилансеры забывают это сделать. Или — намеренно не отправляют чеки. Как резузьтат: всё те же разборки с налоговой. 

Что делать, если фрилансер не отправляет чеки даже после упоминаний: пожалуйтесь на него на сайте в ФНС. Здесь важно не затягивать: больше шансов, что удастся избежать штрафов. Помните, что закон больше «заточен» на защиту исполнителей: чуть что — и в первую очередь прилетает заказчику, а не самозанятому. 

Внимание: но и это ещё не всё. Исполнитель может намеренно аннулировать чек в приложении «Мой налог». По закону это можно сделать когда угодно: через неделю после оплаты, через месяц, через год. Чем это грозит вам? Всё как обычно: штрафами и пенями. Подробнее об этом в статье.

Вывод: проверяйте чеки даже после оплаты. Как это делать: регулярно сканируйте QR-коды на чеках: если чек аннулируют, вы это увидите.

Проверяйте статус самозанятого перед каждой выплатой. Это можно сделать на нашем сайте. 

Зачем нужно проверять статус самозанятого: 

• фрилансер может сняться с учёта и перестать работать как самозанятый
• его могут лишить статуса самозанятого. Например, за превышение лимита годового дохода (сейчас это 2,4 миллиона в год) или любое другое нарушение 

В обоих случаях вам придётся выплатить штраф, 13% НДФЛ, страховые и пенсионные взносы. Даже если фрилансер намеренно не сообщил  смене статуса, то накажут всё равно скорее всего вас (закон больше ориентирован на защиту исполнителей).

По идее при большом желании бухгалтерия может справиться сама. Но нагрузка не малая: нужно регулярно проводить оплаты, заполнять платёжки, проверять чеки и уточнять статус самозанятого. И чем больше самозанятых — тем сильнее нагрузка. 

Есть второй вариант: использовать наш сервис «Бизнес». Мы поможем не только снять нагрузку с бухгалтерии — но и в целом автоматизируем процесс работы с самозанятыми. 

• Автоматическая оплата. Возьмём на себя всю рутину с проведением оплат. 
• Формирование чеков и счетов. Будем формировать счета и чеки, а также рассчитывать и уплачивать налог с дохода исполнителя (благодаря интеграции с приложением «Мой налог»).  
• Электронный документооборот. Составим за вас договор ГПХ с самозанятым и сформируем закрывающие документы. 
• Проверка статуса самозанятого. Проверим статус исполнителя перед выплатой. 
• Консультации. Расскажем, как стать партнёром ФНС и поможем интегрировать сервис по API. 

Если вкратце, то этот сервис для тех, кто: не хочет каждый раз запрашивать у исполнителя счёт, уточнять статус самозанятого, перепроверять чеки, а также гуглить на изменения в законе для самозанятых.    

Стоимость

От 1% за денежные переводы. Без скрытых платежей и абонентской платы. 

Как подключиться

Кликните на кнопку «Попробовать» на странице и отправьте заявку.