Как законно сотрудничать с самозанятыми в кейтеринге: правила для бизнеса

Информацию о вашем сотрудничестве с самозанятыми налоговая получает из их чеков: насколько часто вы пользуетесь услугами каждого человека, что конкретно он для вас делает, и сколько вы ему платите.

Если ФНС заподозрит подмену правоотношений — придет с проверкой и может через суд заставить компанию трудоустроить исполнителей с первого дня сотрудничества. Придется выплатить все страховые, пенсионные взносы, штрафы и пени.

В этой статье рассказываем, как сотрудничать с самозанятыми в кейтеринге законно, чтобы у ФНС не возникало вопросов.

Классический пример — дело Harat’s в Смоленске. Кафе привлекало 12 самозанятых поваров и налоговая заподозрила подмену трудовых правоотношений. Доначислила ~750 тыс. рублей налогов и штрафов.

Основные ошибки, которые привели к решению:

• Повара работали постоянно, как штатные сотрудники.
• Использовали оборудование и кухню заведения.
• Подчинялись внутренним правилам бара и готовили по технологическим картам.

Суд уменьшил сумму до ~500 тыс., но компания была вынуждена официально трудоустроить поваров.

ФНС считает отношения трудовыми, если компания контролирует весь процесс работы исполнителя. Цель гражданско-правовых отношений — только результат. Компании должно быть неважно, где, как, каким способом и чьими руками подрядчик выполняет поставленную задачу. Главное, чтобы все было сделано вовремя и соответствовало требованиям из договора.

Естественно, в общепите так не получится. Официанты должны быть на мероприятии в определенное время, повара должны соблюдать стандарты качества и готовить по вашим рецептам. Часто процесс приготовления происходит на вашей кухне, а исполнителям предоставляют продукты и оборудование.

Хорошая новость — налоговая смотрит на совокупность факторов, а не на один из них. Если отношения в целом сдельные, понятен конкретный результат сотрудничества, нет прямых нарушений закона, то ФНС может организовать проверку, убедиться в законности сотрудничества и уйти.

В каких случаях переквалификация наиболее вероятна

Самозанятому платят за время, а не за результат

В гражданско-правовых отношениях главное — сдельность. Налоговая любит спрашивать: «А что является результатом вашего сотрудничества?». Оплата всех исполнителей должна быть привязана к выполненным задачам. Сервировка стола, разнос готовых блюд гостям мероприятия, приготовление 50 чашек кофе.

Нельзя оплачивать самозанятым часы работы и тем более платить фиксированный гонорар, не привязанный к результату. Налоговая сразу определит это как оклад и переквалифицирует правоотношения.

Самозанятый работает по графику

Нельзя указывать самозанятому, во сколько открывать смену и заканчивать работу. Но поскольку в кейтеринге часто это невозможно, то у исполнителей всегда должна быть возможность отказаться от задачи.

У самозанятого есть начальник со стороны заказчика

У самозанятых может быть координатор и менеджер — лицо, которое контролирует качество приготовленных блюд и к которому исполнители могут обратиться с вопросами. Но нельзя контролировать процесс работы, разрешать или запрещать что-то, и в целом выстраивать иерархию.

Самозанятому назначают премии или штрафы

Компания может зафиксировать повышающие и понижающие коэффициенты. Например, за скорость приготовления и подачи блюд, за экстренные заказы. Четкий перечень этих условий должен быть прописан в договорах с исполнителями. Важно, чтобы коэффициенты были одинаковыми для всех. Если таких пунктов в договорах не прописано, компания не может ни штрафовать, ни премировать самозанятых.

Самозанятый работал в компании менее двух лет назад

Если человек работал у вас в штате менее, чем два года назад, то вы не имеете право привлекать его к задачам в статусе самозанятого. Как физлицо по договору ГПХ — можете, но придется становиться его налоговым агентом, платить пенсионные и страховые взносы. Если сотрудничать с бывшим работником как с самозанятым — 100% переквалификация.

Самозанятый уверен, что работает на компанию

Он использует слова «начальник», «смена», «график» и подобные, есть оплачиваемые отпуска и больничные, может попросить аванс. Это все — признаки трудовых отношений. Важно, чтобы исполнители понимали, что они выполняют для вас отдельные задачи, а не работают на вас, и не использовали такие термины в переписках, а особенно — в чеках.

Инспектор может вызвать исполнителей на допрос, и такие ответы могут стать одним из главных доказательств подмены трудовых отношений.

Самозанятый выполняет те же функции, что и штатный сотрудник

Нельзя привлекать к работе самозанятого с тем же списком обязанностей, что и у штатного сотрудника. То есть, если в компании есть штатный повар, подрядчик не может дублировать его обязанности: разрабатывать меню, подготавливать сырье для приготовления блюд, следить за порядком на рабочем месте, контролировать хранения и расход продуктов.

Исключение — узкоспециализированные задачи, например, приглашенный суши-повар на одно мероприятие. Исполнитель не должен работать по графику, получать фиксированную оплату и думать, что работает на компанию.