Как работать с сотрудником, который находится за границей

Да, и в этом случае есть несколько опций:

• Трудовой договор с удалённым режимом
• Командировка
• Договор ГПХ

У каждой из них свои особенности: место работы, НДФЛ и утрата налогового резидентства. Разберём подробно плюсы и минусы и выберем оптимальный вариант.

Одна из главных проблем, которая возникает в случае перемещения сотрудника — место работы (страна), которое нужно указывать в договоре.

По договору Пётр должен быть в московском офисе с 9 до 18. А теперь он в деревне под Владивостоком, где начало московского рабочего дня приходится на 16:00 по местному времени. Несоблюдение изначальных условий договора может быть основанием для увольнения.

Поэтому изменения локации и условия удалённого взаимодействия важно зафиксировать либо в новом договоре, либо в дополнительном соглашении к старому.

Трудовой договор

По ТК РФ заключать трудовой договор с сотрудником, который работает за границей, не запрещено. Но Минтруд считает, что в таких условиях работодатель не может должным образом обеспечить безопасность условий труда, и поэтому советует ГПХ.

Неочевидным, но возможным выходом из этой ситуации может стать командировка. Для этого работодатель должен издать приказ. Фишка в том, что у командировки должна быть конкретна цель:

Пример: Пётр едет в Стамбул на переговоры с турецким партнёром и заключает договор. Как только он выполняет поручение и вдоволь объедается в отеле all inclusive (который также, как и билеты, оплачивает работодатель) он должен вернуться обратно.

Если сотрудник не знает, как долго он пробудет за границей, и у него нет конкретного задания — смысл командировки теряется. 

Для новых работников и тех, кто уже работал по договору ГПХ, — это лучший вариант. В самом документе ничего менять не придётся, ведь такой работник не привязан к рабочему месту и графику, а работает за гонорар, на конкретный результат и в определённый срок.

А вот перевести штатного сотрудника на ГПХ будет сложнее. Налоговая или трудовая инспекция могут заподозрить компанию в подмене трудовых отношений и расценить переход от трудового к ГПХ договору как оптимизацию расходов.

Перевести штатного сотрудника на самозанятость тоже не выйдет: плательщик НПД не может работать с бывшим работодателем по трудовому договору в течение двух лет.

Промежуточный вывод такой:

• Сотрудника проще всего отправить на удалёнку. Для этого нужно заключить договор или дополнительное соглашение, в котором будут прописаны новые условия. Минтруд такое не одобряет, но и не запрещает.
• Если сотрудник знает конкретные сроки возвращения, работодатель может отправить его в командировку.
• Если с работником подписан договор ГПХ, то менять ничего не нужно.

НДФЛ зависит от условий договора и статуса сотрудника. Стандартно все работодатели удерживают с выплат 13% налога на доходы физических лиц. Ставка распространяется на работников, которые живут в России от 183 дней (6 месяцев) и получают не более 5 млн рублей в год.

Пётр уехал в другую страну на неопределенный срок, работодатель оформил его на дистанционную работу. Время пребывания сотрудника за границей уже перевалило за пять месяцев, и возвращаться Пётр не собирается. В этом случае начинают действовать новые правила.

Ставка НДФЛ для работодателя будет зависеть от налогового резидентства работника. Этот статус зависит не от гражданства, а времени пребывания в России. Если человек находится на территории РФ 183 дня и более в течение 12 месяцев подряд — он налоговый резидент. Если он уехал и в течение года находился в России меньше 183 дней — то становится налоговым нерезидентом.

Что это значит для работодателя:

Если в договоре место работы — Россия:

• за работника-резидента компания платит стандартные 13% НДФЛ;

• за работника-нерезидента компания платит 30% НДФЛ.

Если в договоре место работы — не Россия:

• работник-резидент самостоятельно подаёт декларацию 3-НДФЛ и уплачивает 13% НДФЛ,
• работник-нерезидент самостоятельно отчитывается о доходах по законам иностранного государства.

Если сотрудник работает по трудовому договору, то компания платит за него взносы на пенсионное, медицинское, социальное страхование и травматизм.

По договору ГПХ работодатель перечисляет за исполнителя только взносы на пенсионное и медицинское страхование.

По договору ГПХ с самозанятым заказчик не платит ничего, плательщик НПД самостоятельно отчисляет налог. И даже если такой исполнитель становится нерезидентом, он все равно не лишается статуса и платит всё тот же минимальный налог.

• Для штатного сотрудника — перевести на удалёнку или оформить договор ГПХ. Во втором случае быть готовым к риску в виде любопытства со стороны налоговой. И заранее подумать о ставке НДФЛ в зависимости от резидентства.
• Для работника на ГПХ — оставить всё так же. Но не забывать про тот же НДФЛ.
• Для самозанятого на ГПХ — не делать ничего.