Памятка эйчару: как проверить контрагента самозанятого перед началом сотрудничества

У плательщиков НПД есть ограничения по видам деятельности. Не получится привлечь самозанятого, если вам нужно:

• продавать товары — самозанятый может продавать только свои неподакцизные товары, которые не требуют маркировки в системе «Честный знак»;
• принимать оплату на доставке — получать деньги он сможет только на вашу ККТ;
• действовать от лица компании —  оказывать услуги по договору поручения, комиссии или агентскому договору;
• работать с драгоценными металлами — добывать, обрабатывать, делать из них украшения;
• руководить сотрудниками — на руководящие должности обязательно брать человека в штат, так как он включен в структуру компании.

Проверьте отсутствие трудовых отношений за два года

Работать с бывшим сотрудником, который уволился менее двух лет назад, в качестве самозанятого — запрещено законом. ФНС очень быстро находит таких работников и переквалифицирует отношения в трудовые. Проверьте по внутренней кадровой базе ФИО, ИНН и паспортные данные, чтобы не попасть под штрафы.

Убедитесь, что статус плательщика НПД актуален

Самозанятый платит за себя налоги самостоятельно. Если этого статуса у исполнителя нет — компания становится его налоговым агентом и платит 13% НДФЛ и  30% страховых взносов. Для проверки запросите актуальную справку о постановке на учет: в графе «Дата снятия с учета» должен стоять прочерк — это подтвердит действующий статус.

🔍 Или проверьте статус самостоятельно по ИНН. Вы увидите актуальный статус самозанятого на выбранную дату

Проверьте, является ли самозанятый контрагентом из справки

Сверьте ФИО и паспортные данные в справке с реальным паспортом исполнителя. Для этого запросите скан документа.

Проконтролируйте ограничения по доходу

Подрядчик может применять режим налога на профессиональный доход, пока годовой доход не превысит 2,4 млн рублей. После превышения статус самозанятости аннулируется автоматически. Уточните у исполнителя, какой доход у него за текущий год, чтобы понимать риски. Особенно важно проверять лимиты исполнителей в конце года.

Сервис «Самозанятые.рф» автоматически проверит статусы исполнителей перед началом сотрудничества и каждой оплатой. Если статус утерян — выплата не пройдет. 

Чтобы в сети не появилось отзывов от недовольных контрагентов, а налоговая не переквалифицировала правоотношения в трудовые, избегайте этих ошибок.

Не используйте слова из трудовой терминологии

В любых коммуникациях не употребляйте слова «работа», «зарплата», «аванс», «график» и подобные. Самозанятый может подумать, что его берут в штат, а когда увидит, что это не так — пожалуется в трудовую инспекцию и напишет негативный отзыв на компанию. Вместо этого используйте термины «сотрудничество», «выплаты», «оказываете услуги, когда удобно, с соблюдением дедлайна».

Не размещайте «вакансии» в классическом виде

Это тоже термин из трудового права и красный флаг для налоговой. Составьте «объявление о поиске», в нем пропишите, что ищете исполнителя для сотрудничества по договору ГПХ. Не указывайте профессию, а объясните, какие услуги хотите получить.

Например: «Ищем исполнителя по договору ГПХ для написания текстов на сайт компании. Оплата 500 руб. за 1000 знаков.»

Не заставляйте получать статус самозанятого

Исполнители могут сотрудничать с компанией как самозанятые или физические лица без специального статуса. Просьба открыть самозанятость ФНС может воспринять как укрывательство от налогов.

Не просите исполнителей пройти обучение

В том числе — о деятельности компании и по технике безопасности. Нельзя знакомить самозанятых и с ЛНА — это признаки трудовых отношений. Но можно дать им тестовое задание и возможность задать вопросы.

Не давайте самозанятым корпоративные доступы

Если вы нанимаете специалиста по настройке CRM — для оказания услуги доступ выдать можно. Но добавлять исполнителя на доски с задачами компании, заводить ему корпоративную почту или заставлять работать в той же CRM не стоит.