Единый реестр воинского учета: полное руководство кадровика

Разбираемся, как вести воинский учет в организации для кадровика: какие сведения о призывниках и военнообязанных сотрудниках нужно подавать онлайн, и что делать с самозанятыми.

Электронный реестр воинского учета — это государственный сервис для сбора сведений по военнообязанным сотрудникам. Размещен на сайте реестрповесток.рф. Платформа объединяет две ключевые функции: ведение воинского учета граждан и систему вручения повесток в электронном формате. 

Сведения о призывниках и военнообязанных

Система заменяет организациям бумажное делопроизводство. Вместо заполнения сведений в карточках формы Т-2 и журналах воинского учета — теперь цифровая база данных. По каждому военнообязанному сотруднику работодатель должен внести 47 параметров — от основных анкетных данных до специализированной военной информации.

Электронные повестки в 2025 году

С помощью реестра вызов в военкомат попадает напрямую в рабочую электронную почту сотрудника. Это исключает возможность ситуации, когда человек не получил повестку. При этом переход на электронную систему — не добровольная инициатива, а законодательное требование. 

Требования по ведению воинского учета распространяются практически на всех работодателей, но есть важные нюансы.

Организации, которые обязаны вести электронный учет:

• Все юрлица, вне зависимости от формы регистрации.
• Некоммерческие организации, включая благотворительные фонды и общественные объединения.
• Государственные и муниципальные учреждения.

Освобожденные категории:

• ИП с сотрудниками и без — предприниматели не обязаны вести учет военнообязанных. Но военкоматы могут затребовать у них необходимые сведения. Важно помнить, что ИП при найме сотрудников должны получать все данные о них, включая информацию о воинской обязанности.
• Физические лица, в том числе самозанятые, которые привлекают помощников без оформления трудовых отношений.

Если в компании есть сотрудники по ТК — регистрироваться в сервисе нужно, даже если все работники не военнообязанные.

Подавать сведения нужно по сотрудникам, которые состоят на воинском учете. К ним относятся:

• все военнообязанные мужчины до возраста 50-65 лет, в зависимости от воинского звания и специальности;
• мужчины в возрасте от 18 до 30 лет, не прошедшие военную службу; 
• женщины при наличии военно-учетной специальности.

Для регистрации в электронном реестре нужно установить специализированное программное обеспечение.

Этап 1: Подготовка учетной записи на Госуслугах

Для доступа к системе нужна подтвержденная учетная запись юридического лица на Госуслугах. В профиле должны быть указаны актуальные данные: 

• ИНН организации;
• ОГРН;
• официальный адрес электронной почты;
• контактный телефон руководителя. 

Важно убедиться, что сведения соответствуют данным из ЕГРЮЛ — любые расхождения могут заблокировать доступ к реестру.

Этап 2: Техническая подготовка рабочего места

Работать в сервисе можно только из Яндекс.Браузера или Chromium GOST. Для работы с электронной подписью обязательна установка КриптоПро CSP версии 5.0 R2 или более поздней с активированным расширением Browser plug-in.

Этап 3: Назначение ответственного сотрудника

Доступ к реестру получает только сотрудник, назначенный ответственным за ведение воинского учета приказом руководителя. В приказе должны быть указаны ФИО работника, его должность и конкретные полномочия по работе с системой.

Этап 4: Первый вход и настройка

После технической подготовки нужно зайти на сайт реестрповесток.рф и пройти авторизацию через учетные данные Госуслуг. При первом входе система может запросить приказ, чтобы подтвердить полномочия сотрудника.

Уведомления о движении кадров

При приеме на работу военнообязанного сотрудника нужно подать уведомление не позднее, чем через пять рабочих дней. В уведомлении указать полные анкетные данные, информацию о воинском звании, военно-учетной специальности, группе учета и категории годности.

При увольнении — уведомление нужно подать тоже в течение пяти рабочих дней с даты прекращения трудовых отношений. В уведомлении об увольнении обязательно указать причину расторжения договора и новый адрес проживания сотрудника, если он известен.

Изменение персональных данных

Любые изменения в данных военнообязанных, смену адреса, получение новой специальности, изменение семейного положения, нужно отразить в системе в течение 5 рабочих дней после получения информации от сотрудника.

Сведения о неучтенных гражданах

Если при приеме на работу выясняется, что сотрудник подлежит воинскому учету, но не состоит на нем — работодатель обязан подать сведения в течение трех рабочих дней. Это касается и граждан, которые не встали на учет после достижения призывного возраста или смены места жительства.

Ежегодные списки призывников

До 1 ноября каждого года нужно подать список всех сотрудников мужского пола, которые к началу следующего года достигнут 17-летнего возраста. Этот отчет позволяет военкоматам заблаговременно планировать призывные мероприятия.

Сводные реестры

По требованию военного комиссариата работодатель должен предоставить полный реестр всех военнообязанных сотрудников. Периодичность подачи согласовывают индивидуально с местным военкоматом, обычно это происходит один-два раза в год.

• Для должностных лиц (руководители организаций, их заместители, начальники кадровых служб и сотрудники, ответственные за ведение воинского учет) — штрафы от 40 до 80 тысяч рублей за неверное или несвоевременное предоставление сведений.
• Для организаций — штрафы от 350 до 500 тысяч рублей. Сумма зависит от тяжести нарушения и количества сотрудников, по которым не была подана отчетность.
• Субъекты малого и среднего предпринимательства получают льготу в виде 50% скидки на штраф, но только при первом нарушении и при условии, что ИП его быстро устранит.