Нюансы работы с самозанятым. Как правильно делать переводы от юридического лица физическому лицу

Проверка статуса самозанятого

Давайте представим, что вы директор продакшна и нанимаете самозанятого таргетолога Михаила. Его портфолио впечатляет, клиенты в восторге, а ваше ТЗ он понимает с полуслова — ну самый настоящий мэтч. Вы сотрудничаете целых полгода, как вдруг ваш триумф омрачает налоговая.

Оказывается, Михаил обманул вас: он никогда не заморачивался с оформлением самозанятости. Теперь вам придется заплатить за него страховые взносы, 13% НДФЛ и штраф: до 10 000 рублей для ИП, и до 100 000 рублейдля юрлиц.

Налоговая начислит НДФЛ за каждый месяц вашей совместной работы, а по ст. 122 НК за просрочку уплаты налогов придётся раскошелиться на ещё один штраф —  40% от суммы долга. Но и это ещё не всё: платой за вашу невнимательность может быть приостановка работы компании на период разбирательств. То есть на срок до 90 дней.

Вернемся в суровую реальность и запомним: первый шаг при работе с самозанятым — проверить его статус. Попросите у вашего новоиспеченного подрядчика справку о постановке на учет в ФНС. Получить её проще простого в приложении «Мой налог».

На что обращать внимание? ИНН, паспортные данные, дата постановки на учёт, наименование налоговой инспекции. Взглянув на справку, вы заодно сможете перепроверить физлицо по его ИНН на страничке нашего сервиса.

Сумма вознаграждения за услуги

После проверки статуса подрядчика вы можете смело переходить к договору ГПХ. По закону, его нужно заключать, если сумма оплаты услуг больше 10 000 рублей. Мы советуем составлять договор в любом случае — так вы точно убережёте себя от неприятностей с налоговой и банком.

По форме документ не отличается от стандартного договора между ООО и ИП. Нужно указывать предмет договора, условия сотрудничества, гарантии и ответственность сторон.

Важные пункты при оформлении договора

1. Укажите, что самозанятый обязан сообщить вам о смене своего статуса и заплатить издержки за налоговые затраты, если скроет эту информацию.
2. Пропишите, что самозанятый использует НПД. Это позволит вам не платить НДС и другие социальные выплаты.
3. Имейте в виду, что вы не можете заключать договор с бывшим сотрудником, если с момента его увольнения не прошло два года. Иначе вам грозят штраф и пени.

Вернемся в наш воображаемый продакшн. Однажды поплатившись за свою наивность, на этот раз вы внимательно подобрали таргетолога Ксению. С ее статусом точно все в порядке, а ваш договор составлен правильно. Значит, пришло время провести перевод физлицу от юрлица.

В законе №422-Ф3 и письме ФНС нет четкого ответа, нужно ли самозанятому выставлять счет, но с этим документом оплата профессиональной деятельности или оплата аренды физлицу от юрлица гораздо привычнее.

Самозанятая Ксения может оформить счет самостоятельно в приложении «Мой налог». Это удобно ― достаточно заполнить все данные, а приложение сформирует документ. Впрочем, вы тоже можете предложить своей подрядчице помощь — шаблон обычного счета от ИП или наши образцы документов. 

Образец счета для ООО

Обязательные пункты документа:

1. Наименование ООО, адрес и почтовый индекс.
2. Банковские реквизиты, по которым будет проходить оплата за указанную деятельность: ИНН и КПП, название обслуживающего финансового учреждения с его БИК.
3. Количество и стоимость услуг (цифрами и прописью), НДС или пометка «Без НДС».

А что насчет ИП?

Так, с ООО мы разобрались. Теперь давайте вообразим, что наш продакшн вовсе не ООО «Universal», а ИП «Иван Иванович Иванов». Может ли ИП переводить деньги физлицу — таргетологу Ксении?

Да. Ориентируйтесь на такой порядок действий: заключение договора, выставление счета, прописывание назначения платежа, перевод с ИП на карту физлица, получение чека от самозанятого.

Образец счета для ИП

Главное указать эти данные индивидуального предпринимателя и получателя платежа:

Закон разрешает проводить оплату физлицу от юрлица за профессиональную деятельность. Всего, как вы понимаете, есть два способа:

Безналичный расчет

Просто перевести деньги по номеру карточки не получится ― такой платеж не пройдёт в бухгалтерии. Юрлица переводят деньги на лицевой счёт самозанятого. Узнайте его полные реквизиты: номер лицевого счёта, ФИО, наименование банка, БИК, корреспондентский счёт, адрес банка и код подразделения.

Наличный расчет

При оплате наличными можно не заключать с самозанятым договор. Единственное условие — расчет должен проходить сразу. Например, если вы покупаете мебель ручной работы в офис.

Составлять акт не нужно. Его заменит чек, который самозанятый сформирует в приложении «Мой налог». Он отправит его в электронном виде или отдаст в  бумажном — вам останется только внести операцию в бухгалтерию.

Если не хотите каждый раз просить у самозанятого счет, подключитесь к сервису Сам.Бизнес. Польза очевидна: мы сами заполним информацию о платеже, а вам останется только загрузить уже сформированный документ.

Наш самозанятый таргетолог Ксения имеет полное право не открывать отдельный счёт для того, чтобы получать деньги от ООО или ИП. Она может спокойно принимать оплату наличными, по карте или через электронный кошелёк.

Правда перечисление денег физическому лицу от организации может вызвать подозрения  у сотрудника банка. «Почему это вы не платите за Ксению налоги и взносы?» — возмутится он. Тогда система может прервать операцию и временно заблокировать ваш счёт.

Без паники. Такую блокировку легко снять — достаточно показать сотруднику банка договор с самозанятым.

Назначение платежа при переводе физическому лицу

Действуйте на опережение — чтобы не вызывать у банка лишних подозрений, указывайте корректное назначение платежа. Например, «подготовка статьи». Нельзя писать «зарплата», «премия» и другие слова, которые можно трактовать, как наличие трудовых отношений.

Самозанятый получает деньги за конкретную работу и сам платит за себя налоги. Зарплату и премии юрлица платят официальным сотрудникам, а с них ― налоги и отчисления. Банк может заблокировать такой платёж, а налоговая выставить штраф.

Автоматизировать документооборот и защитить себя от проблем с налоговой можно с помощью официального партнера ФНС — сервиса Сам.Бизнес. Так банк точно не заморозит ваш перевод.

После получения оплаты самозанятая Ксения должна сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить его вам. В чеке она указывает ИНН заказчика, название организации или ФИО ИП, наименование услуги, сумму в рублях и дату выдачи.

1. Составьте договор: укажите реквизиты, порядок и способ оплаты.
2. Платите по реквизитам лицевого счёта самозанятого или наличными.
3. Прописывайте все нужные данные в счёте.
4. Правильно указывайте назначение платежа, не пишите «зарплата» или «премия».
5. Требуйте чек для подтверждения транзакции ― он заменит акт.