Как работать с внештатниками по заданиям

Из письма ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674, к признакам подмены трудовых отношений относятся систематический характер работ, оплата два раза в месяц в одни и те же даты, подчинение внутреннему распорядку, отсутствие в договорах четкой информации о расценках и объемах работ. Без заданий выстраивается схема, которую ФНС воспринимает как подмену трудовых отношений.

Задачи ставятся общими фразами 

Менеджер пишет исполнителю в Telegram: «Увези доставку по такому-то адресу», без деталей, не спрашивая исполнителя, сможет ли он — просто ставит перед фактом. В налоговой или ГИТ исполнитель скажет, что сделал все, что просили, а заказчик не сможет доказать обратное, потому что у него нет ни конкретного задания, ни критериев приемки, ни факта, что исполнитель мог отказаться.

Непонятно, за что компания платит

Бухгалтерия проводит оплату с формулировкой «за оказание услуг по договору». Какие именно услуги, в каком объеме, за какой период — непонятно. Невозможно сопоставить конкретный результат с конкретной выплатой. А именно эту связь ФНС проверяет в первую очередь. В итоге для налоговой такие выплаты выглядят как регулярная зарплата, замаскированная под ГПХ.

Нет конкретики в чеках

После такого сотрудничества самозанятый пишет в чеке «за работу курьера», «оплата по договору» или того хуже — «зарплата» или «аванс». Налоговая автоматически обращает внимание на такие формулировки и начинает проверку.

Задание — главный аргумент в случае налоговой проверки. Оно показывает, что компания заказала конкретный результат, а не наняла человека на должность. По постановлению Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15 суды оценивают фактический характер отношений. Если предметом договора является результат конкретных работ, а не процесс — суды встают на сторону бизнеса.

Контроль расходов. В задании вы всегда видите, за что платите: какая работа заказана, какая стоимость согласована, что именно сдал исполнитель. Если работаете с десятками внештатников одновременно, задания становятся единственным способом не потерять контроль над бюджетом.

Защита при спорах. Если исполнитель сдал работу не того качества или не в срок — у вас есть задание с зафиксированными требованиями. Можно требовать доработки, снижать оплату, расторгать договор. Без задания — только устные претензии.

Снижение операционного хаоса. Менеджеры не тонут в задачах, даже если на одного приходится десять исполнителей. Задания создают понятную структуру: что заказано, кто делает, когда дедлайн, сколько стоит. Бухгалтерия подтверждает расходы не «по ощущениям», а на основании конкретных документов.

Точных критериев по оформлению задания закон не устанавливает. Если вы работаете через платформу — задание формируется внутри сервиса. Если работаете напрямую — можете делать отдельный документ, прикладывать ТЗ к договору или прописывать задание в переписке. Главное — чтобы в случае проверки вы могли показать, какой результат хотели получить при заказе.

В задании должно быть прописано четыре критерия: какую услугу хотите получить, объем и важные параметры, сроки выполнения работ, стоимость.

Популярные ошибки при формировании задания

Ошибка: указывать профессию или общие формулировки вместо услуги.

В первом случае нет конкретики, компания не сможет показать, что от исполнителя ждали конкретный результат, а не трудовую функцию. Во втором компания заказала конкретную услугу с измеримым результатом. ФНС смотрит именно на формулировки. Если задание звучит как описание должности, это прямой риск переквалификации в трудовые отношения.

Ошибка: указывать способ и время выполнения работы.

Компания не может требовать, чтобы исполнитель работал в конкретное время, в конкретных сервисах или использовал любые ваши внутренние регламенты. Вы можете требовать только результат: 20 консультаций по продукту к 16:00 28.03. А исполнитель будет это делать как и когда ему удобно. Если компания хочет контролировать этот процесс — она должна оформить человека в штат.

Ошибка: не давать возможности отказаться от задания.

У исполнителя всегда должна быть возможность отказаться от задания. Если ставить задачи в приказном порядке — это признак подконтрольности, налоговая заподозрит подмену трудовых отношений. Риск полностью исчезает, если заказчик откликается на задачу сам.

Разработайте единый шаблон заданий. В нем должны быть: описание услуги, объем, сроки, стоимость. Если работаете с исполнителями напрямую — это может быть таблица в гугл-документе, карточка в таск-менеджере или форма документа. Главное — единообразие.

Добавьте в договоры пункт о заданиях. Пропишите в договоре с внештатником, что работа ведется на основании заданий. Укажите, в каком виде и по каким каналам исполнитель будет эти задания получать.

Ведите учет заданий по исполнителям. Фиксируйте, кто какое задание получил, в каком статусе оно находится, когда завершено. Это можно делать в таблице или в таск-менеджере. Если работаете через платформу — учет ведется автоматически.

Важный нюанс: нельзя добавлять внештатников в сервисы, предназначенные для штатных сотрудников. Это один из признаков интеграции исполнителя в структуру компании — и повод для переквалификации.

Подписывайте акты на основании выполненных заданий. В акте должно быть указано, какое именно задание выполнено. Не «оказание услуг за март», а «написание статьи объемом 5000 знаков на тему строительства бани из клееного бруса». Так налоговой очевидно, за что вы платите.

Контролируйте формулировки в чеках. Самозанятые формируют чеки в приложении «Мой налог». Следите, чтобы в чеках исполнители указывали оплату за конкретную работу по заданию — а не «зарплата», «оплата по договору» или «ежемесячная оплата». Некорректная формулировка в чеке — это красный флаг для скоринговой системы ФНС.

Платформы по сотрудничеству с самозанятыми минимизируют риск переквалификации.

1. Компания размещает объявление о поиске исполнителей на маркетплейсе. В объявлении сразу видно, какую услугу вы заказываете, сроки, стоимость. Это становится заданием.
2. Исполнители самостоятельно откликаются на объявление. На этом этапе нет риска подконтрольности.
3. Компания заключает договор с исполнителем онлайн — платформа может предоставить образец безрискового договора ГПХ или заказчик использует свой.
4. После оказания услуги на основании задания платформа формирует акт и его подписывают обе стороны.
5. На основании акта происходит выплата исполнителю.
6. Платформа сама формирует чек самозанятого и присылает его заказчику.

В случае любой проверки у компании есть полный пакет безрисковых документов по каждому внештатнику. Попробуйте, как это работает — разместите первое объявление на Маркетплейсе от Самозанятые.рф.