Сроки хранения договоров ГПХ с физлицами: основные правила

Каждый бизнес независимо от масштабов ведет документооборот, который важно систематизировать — не только ради удобства, но и для возможной защиты интересов. Например, деловые бумаги могут помочь доказать правомерность финансовых операций или стать подтверждением трудового стажа бывших сотрудников.

В статье расскажем, сколько хранятся договоры ГПХ с физическим лицом, что делать с просроченными документами, кто отвечает за сохранность бумаг и какими могут быть штрафы за их неправильное хранение.

Договоры ГПХ, заключенные с физическими лицами, не стоит хранить в одной папке с другими документами гражданско-правового характера или с трудовыми договорами. Так как они имеют отличные сроки хранения, а также не регулируются трудовым законодательством.

📎 Договор ГПХ с физическим лицом: налогообложение и отчетность

Сроки хранения договоров ГПХ

По закону нужно хранить все документы, которые составляются во время работы организации или ИП — в том числе договоры гражданско-правового характера.

📌 Отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором истекла их юридическая сила. Например, если компания заключила договор ГПХ с физлицом 1 июня 2024 года на срок до 1 октября 2024 года, то срок хранения документов нужно отсчитывать с 1 января 2025 года. 

По срокам хранения договоров ГПХ с физлицами есть два варианта — 5 и 10 лет. Хранение документов в течение 5 лет — это обязательная практика хранения договоров ГПХ, актов, счетов как первичных бухгалтерских документов. Однако в случаях, когда речь идет о крупных суммах, а также когда с контрагентом происходят регулярные споры, рекомендуется хранить документы 10 лет. Этот срок — верхняя планка срока исковой давности, после которого вряд ли будут инициировать судебные споры. 

В случае, если договор ГПХ приравняют к трудовому договору, то срок его хранения увеличивается до 50 или 75 лет. Документы нужно держать у себя в течение 50 лет в случае, если их подписали после 2003 года, и 75 лет, если договор заключили до 2003 года. В нашем примере организация в случае переквалификации должна хранить документы до 2075 года.

Что делать, если срок хранения договоров истек

Физически уничтожить с привлечением экспертной комиссии, которую собирает руководитель из сотрудников. Их должно быть не менее трех человек, и, как правило, туда входят главный бухгалтер, HR, юрист или делопроизводитель — это должностные лица, которые способны объективно оценить важность архивных бумаг.

Отобранные сотрудники собирают просроченные договоры, составляют протокол и акт с перечнем документов для уничтожения, а затем ликвидируют их — сжигают или измельчают. На завершающем этапе создается еще один акт об уничтожении документов с данными компании.

Кто отвечает за хранение договоров ГПХ

В зависимости от места хранения документов в компании назначается сотрудник, ответственный за них — чаще всего это бухгалтер, HR или юрист. Выбранный специалист должен хранить договоры ГПХ с физлицами у себя не более 3 лет, а затем документы можно отправить в архив организации или государственный архив, где за них будет отвечать архивариус. 

Хранение в крупных организациях

В случае с крупными организациями формируется отдельное подразделение, к которому есть доступ сразу у нескольких отделов. Договоры систематизируются и хранятся в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, а за их сохранность отвечает руководитель отдела. Именно он при необходимости выдает оригиналы другим сотрудникам и передает бумаги в государственный архив.

Договоры подряда

Договоры подряда требуют особого внимания — нужно хранить не только сам договор, но и акты выполненных работ, которые подтверждают факт соблюдения обязательств. Эти документы понадобятся во время проверок налоговой, а также в перспективе помогут разрешить возможные судебные споры.

Договоры оказания услуг и авторские договоры

При хранении договоров оказания услуг дополнительно нужно хранить результаты оказанной услуги. Например, держать в архиве копии сделанных фото и видеозаписей, отчеты, сертификаты и прочие доказательства выполненной работы. То же самое касается и авторских договоров — вместе с оригиналами подписанных бумаг советуем хранить копии результатов сотрудничества.

Если хранить документы неправильно, то можно получить предупреждение или штраф :

• должностные лица: от 1 000 до 3 000 рублей;
• юридические лица: от 5 000 до 10 000 рублей;
• ИП: от 1 000 до 3 000 рублей.

Если во время налоговой проверки обнаружится, что документы досрочно уничтожили или потеряли, то налогоплательщика ожидают штрафы от 200 рублей за каждый непредоставленный документ. За повторное нарушение в течение года может прийти штраф до 20 000 рублей для должностных лиц .