Как сократить время на найм персонала с 5 дней до 30 минут и экономить на рекрутинге

Соискатели откликаются на несколько вакансий сразу. Работника получает компания, которая первой провела его по всем этапам найма и вывела на смену, а ее конкурентам придется дальше тратить деньги на поиск. Длинная воронка найма уменьшает конверсию выхода на смену и увеличивает расходы.

Пример. Компании «А» и «В» разместили вакансии на курьера 

Соискатель откликается на оба объявления, но пока эйчар компании «А» увидит его отклик и пригласит на созвон, исполнитель уже запишется на смену в компанию «Б». Компания «А» продолжает платить за рекрутинг и терять кандидатов.

Рассказываем, как сделать воронку найма компании «Б».

Для того, чтобы видеть реальную потребность в исполнителях, составьте график смен. У вас должно получиться расписание с количеством слотов, которые необходимо закрыть на ближайшую неделю или месяц. Добавьте резерв исполнителей, 10-20% сверху к тем, которые заявлены в графике — на случай, если кто-то заболел и не вышел.

📎 7 каналов привлечения линейного персонала

Продублируйте график в программу, где соискатели могут самостоятельно видеть свободные для подработки слоты. Для наглядности подойдет любая онлайн-таблица. Повесьте календарь в открытом доступе, а для записи составьте форму. Пропишите в ней простые вопросы:

• ФИО исполнителя;
• контактные данные;
• наличие необходимых документов;
• желаемая дата выхода на смену;
• согласие на обработку персональных данных.

Помните, что Российским законодательством запрещено передавать персональные данные через формы Гугла и других систем, сервера которых находятся за пределами РФ. Плюс, работодатель должен собирать согласия на хранение и обработку персональных данных. Это поле обязательно нужно вставить в форму при отклике.

В объявлении указывайте детали, по которым соискатель сразу сможет оценить, насколько подработка ему подходит. Это сократит время эйчара на разбор нерелевантных откликов, а соискателям позволит принимать решение о сотрудничестве самостоятельно — без лишних звонков и вопросов.

Пропишите в объявлении:

• задание — что конкретно нужно сделать;
• стоимость подработки — сколько денег он получит за оказанную услугу, как считается оплата, повышающие и понижающие коэффициенты;
• периодичность выплат — как часто и каким способом человек сможет получать деньги;
• территорию оказания услуг — если это курьер, то где забирать продукцию и в какой район привозить;
• оформление — трудовой или гражданско-правовой договор.

Требовать от исполнителей иметь статус самозанятого запрещено. В объявлении пропишите, что сотрудничаете по ГПД, но не указывайте, что исполнитель должен быть плательщиком НПД.

Собирать данные о соискателе, который откликнулся на объявление, может чат-бот. Если настроить автоматическое анкетирование — необходимость в первичном собеседовании отпадет, компания сэкономит ресурсы эйчара и сократит время найма.

Настройте чат-бот в hh.ru или Avito — это встроенный функционал площадок. Бот в формате теста может задавать соискателю вопросы, например, есть ли у него права нужной категории, или сразу присылать ссылки на календарь слотов и форму записи. Так человек сможет записаться к вам на подработку в любое время — даже если рабочий день эйчара уже закончен.

📎 Как составить текст вакансии для внештатника, чтобы не привлечь внимание налоговой

Необходимость в созвоне сохраняется только с исполнителями, которые успешно прошли тестирование и записались на смену, — чтобы проговорить важные детали и подтвердить готовность выйти на смену.

Наймите дополнительного сотрудника на линию в колл-центре

Он будет обзванивать кандидатов, которые прошли через фильтры автоматического отбора, и записывать на смену.В скрипте пропишите:

• какие вопросы обязательно задать исполнителю — про права, медкнижку и другие важные для вас данные о работнике;
• что отвечать на вопросы соискателей — как и где проходит работа, график выплат, повышающие и понижающие коэффициенты, как получить термосумку.

Периодически слушайте разговоры и по мере необходимости дополняйте скрипт новыми данными

При большом потоке соискателей специалист колл-центра будет стоить компании дешевле, чем время эйчара, который обзванивает всех самостоятельно.

Курьер откликнулся в 21:00 — бот спросил, есть ли опыт, права, и предложил слоты. Работник сам записался на смену через форму, сотрудник колл-центра прояснил детали и подтвердил выход. 

Компании, которые не автоматизируют запись на смены, теряют соискателей, которые откликаются в ночное время и в периоды пиковой загрузки эйчаров.

По опыту клиентов платформы «Самозанятые.рф», примерно треть исполнителей отказывалась от сотрудничества в момент подписания «бумажных» документов. Работники не знали, как отправить документ со своей подписью по почте — компаниям приходилось ждать несколько дней и тратить время на согласование.

Платформы для работы с внештатниками дают возможность подписывать документы онлайн:

1. Исполнители регистрируются в приложении и проходят верификацию
2. Бесплатно получают электронную подпись и заключают договор с заказчиком за 5-7 минут.
3. Могут выходить на смену в течение часа после первого контакта.
4. Акты и другие закрывающие документы тоже подписывают онлайн.

Это освобождает исполнителя от бюрократии. А у заказчика на случай налоговой проверки под рукой полный пакет документов по каждому внештатнику.

Храните контакты исполнителей, которые вовремя выходят на смену и хорошо выполняют работу. Если не хватает откликов, напомните «старичкам» о себе: отправьте сообщения со ссылкой на календарь и предложите записаться на смену.

Реактивация имеющейся базы исполнителей сокращает бюджет на найм и помогает закрывать горящие слоты.

Если в вашей компании есть повышающие и понижающие коэффициенты, например, за скорость или качество оказанных услуг, в первую очередь предлагайте подработку тем, кто получал повышающие коэффициенты:

• исполнители уже показали, что могут оказывать услуги хорошо и быстро;
• исполнители получили увеличенную оплату, а значит более лояльно настроены к вашей компании.

Для «горящих» смен можно сразу предлагать повышенный коэффициент, чтобы дополнительно стимулировать исполнителей выйти на работу.
Подытожим — как сократить воронку найма с 5 дней до 30 минут: