Как правильно оптимизировать штат: общие правила

Многие предприятия впали в стагнацию из-за кризиса: расходы на бизнес и сотрудников прежние, а доходы — нет. Из такой ситуации есть несколько выходов, в том числе оптимизация штата. Мы рассказали о нюансах сокращения и дали краткую инструкцию. 

В привычном понимании оптимизация персонала — ликвидация одной или нескольких должностей. Но на практике работодатели добавляют к этому и увольнение сразу нескольких сотрудников на разных должностях. Это жёсткая мера, без которой не обойтись при кризисной турбулентности.

Вот как это выглядит на обобщённом примере: владелец кафе одновременно разрывает трудовые отношения с тремя поварами, двумя менеджерами и одним кассиром, ликвидируя при этом должность кассира. Обязанности последнего перейдут оставшемуся менеджеру.

Оптимизация численности персонала актуальна, когда бизнес испытывает экономические, и финансовые трудности. Вот первые признаки «затопления» компании:

• рентабельность и чистая прибыль падают, 
• технологические условия труда меняются не в лучшую сторону,
• ликвидация отдельных структурных подразделений неизбежна.

Можно снизить затраты на персонал, перестроить процессы, пересмотреть расходы и сосредоточиться на кризисном развитии, но после сокращения неэффективных сотрудников и упразднения неактуальной должности.

Владелец пиццерии Сергей не просто сократил штат, а сразу уволил несколько человек, убирал должность су-шефа, урезал зарплаты и заменил постоянных высокооплачиваемых специалистов на временных работников.

Чтобы организовать перестройку бизнеса и разработать новую организационную структуру, надо изучить все возможные варианты оптимизации штата. 

Сокращение — непростой, но порой единственный способ спасти бизнес. Если вы планируете использовать такой метод, то заранее выберите сотрудников, предупредите их, правильно оформите документы и предоставьте законную компенсацию. Но есть и альтернативные варианты.

Ниже мы разобрали основные сценарии поведения бизнесмена при кризисном снижении показателей. Единственно верного и универсального решения нет: вы должны остановиться на том, что больше всего подходит в вашей ситуации, или даже скомбинировать несколько.

Метод 1

Самый кардинальный — провести сокращение штата и численности работника (ст. 178, 179, 180, 318 ТК РФ). По общим правилам надо письменно предупредить сотрудника о сокращении, рассчитать выплаты и расторгнуть договор. 

Метод 2

Снизить расходы на аренду, персонал, оборудование и содержание офиса за счёт перевода нескольких сотрудников на удалённую работу вне штата. Ещё можно уволить специалиста и заключить с ним договор ГПХ. 

Метод 3

Предложить сотрудникам предпенсионного возраста уволиться по собственному желанию. Это называется оптимизацией через досрочные льготные пенсионные программы с выплатой части средней заработной платы до пенсионного возраста уволенных. Но здесь есть одно условие — надо попросить сотрудников нигде не работать всё это время. 

Метод 4

Перевести профильных спецов в дочерние компании, если они есть, либо в автономные подразделения. Например, программистов, разработчиков, системных администраторов можно отправить в ИТ-отдел. 

Метод 5

Сократить сотрудников по соглашению сторон: в обмен на заявление по собственному желанию вы предлагаете большие фиксированные компенсации и поддержку в поиске новой работы. 

Метод 6

Перевод на срочные трудовые договоры с согласия выбранных сотрудников ради сокращения расходов на штатников. В перспективе вы сможете привлекать специалистов на установленный срок и конкретные работы, чтобы не тратиться на содержание постоянников. 

Все методы объединяют общие правила для работодателей, установленные Трудовым кодексом. К тем, кто все-же решился на сокращение численности и штата, дополнительно надо внимательно изучить приказ Роструда №253 от 11.11.2022.

Разработка новой организационной структуры

Организационная структура — это основа финансового благополучия бизнеса. Если структура не разгоняет процессы, значит, надо её переработать. Для этого: 

• разработайте стратегию развития: инвестиции, виды работ, география расширения и продвижения,   
• обрисуйте зоны ответственности каждого сотрудника и подразделения, если бизнес большой, 
• распределите обязанности, 
• создайте каналы взаимодействия сотрудников, 
• определите загруженность,
• распишите все текущие и будущие процессы, 
• систематизируйте действия для достижения главных целей, определив число исполнителей,

Оптимизировать штат лучше всего после того, как вы спланируете новую структуру и создадите стратегию без больших затрат на тех сотрудников, которые на самом деле вам не нужны. 

Определение необходимого количество сотрудников

Прежде чем уволить сразу 10 человек, оцените коллектив по должностям в процентном соотношении. Допустим, в вашей фирме 3% топовых руководителей, 25% менеджеров среднего звена и 72% рядовых сотрудников. 

Поэтому при оптимизации штата проще сохранять аналогичное соотношение пусть и с небольшой погрешностью. При ликвидации должности или бездумном увольнении всех, кто попадётся под руку, бизнес-процессы пойдут под откос.  

Как понять, кто из сотрудников лишний

Разделите коллектив на три группы по уровню эффективности. Это простой способ оценить как хорошо работает каждый специалист и какую пользу приносит бизнесу. Разбейте штат по такому принципу: 

• Неэффективные: делают работу не вовремя, некачественно и не в полном объёме, не имеют потенциала развития.
• Эффективные и перспективные: справляются отлично, но уже «выросли» из вашего бизнеса.
• Ключевые: «закалённые» специалисты, без которых бизнес остановится. 

Распределяя сотрудников по этим группам, учитывайте всех — от рядовых до руководителей. Под увольнение выбирайте тех, кого в перспективе можно заменить или без кого будет легко продолжать работу.

Но уникальных работников убирать нельзя, например, единственного бухгалтера, технолога, на котором всё держится, либо маркетолога, привлекающего хороших клиентов и деньги. Иначе вы рискуете снизить производительность в разы  в отдельных подразделениях.

Документальное оформление

При сокращении численности штата или оптимизации соблюдайте нормы ТК РФ, иначе столкнётесь с жалобами уволенных сотрудников и проверками трудовой инспекции. Следуйте простому алгоритму:

1. Издайте приказ о сокращении штата или численности.
2. Создайте обновлённое штатное расписание. 
3. Определите сотрудников и должности под сокращение. 
4. Уведомите выбранных работников об увольнении. Если сотрудник сезонный, то предупредите его за семь календарных дней до увольнения. Если вы ИП, то срок уведомления можете установить самостоятельно.
5. Предложите этим работникам вакантные должности. 
6. Оформите перевод тех, кто согласился на вакантную должность.
7. Увольте тех, кто не согласился на вакантные должности.
8. Выдайте этим сотрудникам выходное пособие, компенсации, зарплату на период трудоустройства — не дольше трёх месяцев со дня увольнения с учётом выходного пособия.
9. Сообщите о сокращении в службу занятости. 

Этот метод не такой болезненный, как сокращение, потому что направлен на сохранение штата. Применив его, вы повысите производительность, разделите обязанности и нагрузку между сотрудниками. 

Советуем в пиковые периоды или при торможении бизнес-процессов привлекать самозанятых исполнителей на конкретные задачи. Найти и выбрать специалистов можно через наш сервис — мы помогаем с проверкой статуса, оформлением договора ГПХ и оплатой работ. 

Договор легче расторгнуть по инициативе работодателя. Не надо предупреждать за 2 месяца до увольнения, заботиться о дальнейшем трудоустройстве сотрудника и платить выходное пособие. Гражданский кодекс даёт больше возможностей, чтобы включать в договоры разные условия сотрудничества.

Неочевидные плюсы работы с самозанятыми

Предпринимателю проще экспериментировать. Если вы планируете масштабировать бизнес, наладить производство нового продукта или ввести дополнительную услугу, можно организовать это как отдельный проект и привлечь исполнителей со стороны.

Бизнес тратит меньше. Работая с самозанятыми, компания платит ноль налогов и страховых взносов. Получается, бизнес может потратить деньги на улучшение условий.

К тому же сотрудничество самозанятыми убережёт вас от больших налоговых расходов, обязательных взносов и трат на содержание штата на трудовых договорах.

Если у вас есть вопросы по работе с самозанятыми, задайте его в комментариях, в тематическом сообществе Вконтакте или нашем телеграм-канале.