Аутсорсинг по охране труда и пожарной безопасности: как выбрать надежного подрядчика
Что такое аутсорсинг по охране труда
Аутсорсинг в области охраны труда — это передача функций специалиста или службы охраны труда внешней организации или аккредитованному ИП по гражданско-правовому договору. Аутсорсер помогает работодателю обеспечить соблюдение требований законодательства и берет на себя:
- разработку и внедрение системы управления охраной труда (СУОТ) и комплекта локальных нормативных актов;
- проведение всех видов инструктажей — вводного, первичного, повторного, внепланового;
- организацию обучения по охране труда и проверку знаний работников;
- организацию предварительных и периодических медицинских осмотров, психиатрических освидетельствований;
- разработку инструкций, участие в расследовании несчастных случаев, контроль за обеспечением работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ);
- подготовку отчетности по охране труда и взаимодействие с проверяющими органами.
Аутсорсинг позволяет получить профессиональные услуги без постоянных затрат на зарплату и организацию рабочего места.
Законодательство в сфере охраны труда
Работодатель обязан создавать и поддерживать систему управления охраной труда (СУОТ), обучать сотрудников, проводить специальную оценку условий труда, обеспечивать СИЗ, расследовать несчастные случаи и нести полную ответственность за безопасность сотрудников.
- Если в организации более 50 сотрудников — охраной труда должны заниматься штатные специалисты. Аутсорсерам можно отдавать отдельные функции.
- При штате менее 50 человек можно полностью передать процессы по охране труда аккредитованной организации по договору.
Требования к подрядчику
Любая компания или ИП, которые оказывают услуги по охране труда, должны соответствовать требованиям Постановления № 2334 от 16.12.2021:
- аккредитация в Минтруде России — организация должна быть внесена в реестр аккредитованных организаций;
- наличие в ОКВЭДах вида деятельности «Услуги в области охраны труда»;
- высшее образование у специалистов по направлению «Техносферная безопасность» или профпереподготовка по охране труда;
- опыт работы специалистов не менее трех лет в области охраны труда за последние 10 лет, если есть высшее образование. Или не менее 5 лет опыта, если среднее профессиональное образование;
- аудит знаний специалистов один раз в 3 года;
- материально-техническая база, справочная база нормативных актов, собственный сайт.
С какими рисками сталкивается компания и как их закрыть
1. Подрядчик ошибется, а ответственность на нас
Даже если функции по охране труда переданы сторонней организации, за нарушения требований охраны труда отвечает работодатель. В случае ошибок возможны штрафы, а при несчастных случаях — уголовная ответственность для должностных лиц.
Как снизить риск
- Пропишите в договоре детальный перечень обязанностей подрядчика, меры ответственности и компенсацию штрафов, возникших из-за их ошибок.
- Проводите регулярные внутренние проверки работы подрядчика.
- Назначьте ответственного сотрудника для контроля и приемки работ.
📎 Чем отличается аутсорсинг от аутстаффинга
2. Подрядчик будет работать формально, «для галочки»
Недобросовестный подрядчик может использовать шаблонные документы без учета специфики вашего бизнеса. Внутри компании возрастут риски, связанные со здоровьем сотрудников и штрафами от контролирующих органов.
Как снизить риск
- Выбирайте компанию с опытом работы в вашей отрасли.
- Запрашивайте примеры работ и отзывы клиентов.
- Требуйте индивидуальный подход к разработке документации, закрепите это в договоре.
3. Подрядчик сольет конфиденциальную информацию
СМИ, конкуренты, соискатели и проверяющие органы узнают, что на производстве допускаются ошибки, хотя вы нанимаете подрядчика, чтобы он их устранил.
Как снизить риск
- Включите в договор положения о конфиденциальности — NDA.
- Уточните, как подрядчик хранит и защищает персональные данные.
4. Проверка приехала, а подрядчика нет
При несчастном случае или внеплановой проверке ГИТ нужна немедленная помощь, которую удаленный подрядчик не всегда может обеспечить.
Как снизить риск
- Пропишите в договоре максимальное время реагирования на запросы.
- Закрепите в договоре экстренные каналы связи и порядок действий при ЧП.
5. Компания подрядчика закроется и мы останемся без поддержки
Компания-аутсорсер может уйти с рынка, в таком случае придется искать нового партнера и выстраивать процессы.
Как снизить риск
- Перед подписанием договора проверяйте финансовую устойчивость и репутацию подрядчика.
- Предусмотрите в договоре порядок передачи документации при расторжении.
6. Подрядчик лишится аккредитации
Если компания-аутсорсер лишится аккредитации — все ее действия будут признаны несовершенными. Например, если подрядчик знакомит сотрудников с правилами по охране труда — будет считаться, что коллектив с ЛНА не ознакомлен и работодатель получит штраф до 130 000 руб.
Как снизить риск
- Проверяйте, что подрядчик внесен в реестр аккредитованных организаций.
- Пропишите в договоре обязанность подрядчика оставаться в реестре и незамедлительно уведомить вас, если аутсорсер по любым причинам исключен из реестра.
- Закрепите материальную ответственность подрядчика за любые убытки, которые компания понесет в случае утраты аккредитации.
Как выбрать подрядчика на аутсорс по охране труда
Главное, что необходимо сделать при выборе подрядчика — проверить аккредитацию. Если аутсорсер внесен в реестр Минтруда, значит он прошел проверки, и, скорее всего, предоставляет услуги хорошего качества, имеет квалифицированных специалистов.
Запросите у потенциальных партнеров документы:
- свидетельство об аккредитации,
- устав с указанием вида деятельности,
- документы, подтверждающие квалификацию специалистов.
Оцените, сколько лет компания на рынке, работала ли с организациями из вашей отрасли, проверьте отзывы. После того, как определились с несколькими подрядчиками, сравните их по параметрам:
- перечень услуг, которые входят в договор;
- сроки выполнения работ;
- порядок отчетности;
- условия ответственности.
Чем конкретнее прописаны условия сотрудничества, список предоставляемых услуг и пункты по ответственности, тем больше шансов, что сотрудничество будет продуктивным и безопасным.
Как настроить ведение охраны труда на аутсорсинге в организации
Подпишите договор с компанией
Определите, какие именно функции передаете: ведение документации, проведение инструктажей, СОУТ, обучение, сопровождение проверок. Чем детальнее перечень задач, тем меньше недопониманий.
Включите в договор:
- полный список услуг и сроки выполнения,
- стоимость и порядок оплаты,
- ответственность сторон за нарушение обязательств,
- условия конфиденциальности,
- время реагирования на запросы,
- способы коммуникации на случай ЧС,
- порядок расторжения и передачи документов.
📎 Скачайте универсальный шаблон договора с аутсорсинговой компанией
Назначьте ответственного внутри компании
Даже при полном аутсорсинге нужен сотрудник, который координирует работу с подрядчиком, принимает и проверяет результаты и обеспечивает доступ к информации.
Он должен контролировать процессы и получать отчеты. При работе с подрядчиком необходимо проверять документы, показатели и делать выводы о целесообразности сотрудничества.
Следите за изменениями законодательства
Законодательство в сфере охраны труда регулярно меняется. Контролируйте, чтобы подрядчик своевременно адаптировал работу под новые требования.
Вопрос — ответ
Какие компании могут передать охрану труда на аутсорсинг?
Согласно статье 223 ТК РФ, передать полностью функции охраны труда на аутсорсинг могут только компании с численностью менее 50 сотрудников. Для таких организаций это наиболее выгодный вариант вместо найма штатного специалиста. Компании с числом работников 50 и более обязаны иметь в штате специалиста по охране труда или службу охраны труда (ст. 223 ТК РФ), однако они могут передать на аутсорсинг отдельные функции: аудит, поддержку при проверках ГИТ, разработку документов, консультирование. Стартапы, филиалы компаний и офисные организации с высокими требованиями безопасности также активно используют аутсорсинг.
Какие функции входят в аутсорсинг охраны труда?
Типичный пакет услуг включает:
- Разработку документации — создание СУОТ, политики охраны труда, инструкций по безопасности, программ обучения, в соответствии с требованиями ТК РФ.
- Проведение инструктажей — вводный инструктаж, первичный инструктаж на рабочем месте, целевые инструктажи, стажировки.
- Организацию обучения — подготовка матрицы обучений, организация занятий, проверка знаний требований охраны труда.
- Специальнаую оценка условий труда (СОУТ) — подготовка к процедуре, анализ результатов, разработка мероприятий.
- Медицинские осмотры — согласование перечней работников, организация предварительных и периодических медосмотров, психиатрических освидетельствований.
- Управление СИЗ — разработка норм выдачи средств индивидуальной защиты, контроль за выдачей и хранением.
- Контроль и мониторинг — плановые и внеплановые проверки, контроль соблюдения норм безопасности, ведение журналов.
- Расследование инцидентов — анализ несчастных случаев, профзаболеваний, разработка предупредительных мер.
- Сопровождение при проверках — взаимодействие с инспекцией труда, коммуникация с проверяющими органами.
Какие преимущества дает аутсорсинг охраны труда компании?
Основные преимущества:
- Экономия затрат — аутсорсинг дешевле, чем зарплата штатного специалиста (в среднем 20–30 тысяч рублей в месяц), плюс не требуется оплачивать налоги, отпуска, больничные и обучение сотрудника.
- Профессионализм и опыт — подрядчик имеет многолетний опыт, актуальные знания всех изменений в законодательстве, квалифицированных специалистов с глубокими знаниями в области охраны труда.
- Непрерывность обслуживания — при аутсорсинге работает штат компании, а не один сотрудник. Если кто-то болеет или уходит в отпуск, работа не прерывается.
- Снижение рисков штрафов — правильно организованная СУОТ и соблюдение всех требований защищают компанию от административных санкций ГИТ, которые могут достигать сотен тысяч рублей.
- Гибкость услуг — можно выбрать объем услуг в зависимости от потребностей, перейти с полного аутсорсинга на частичный с ростом компании.
- Защита при проверках — аутсорсер сопровождает работодателя при взаимодействии с органами контроля, помогает избежать проблем.
- Оптимизация налогообложения — расходы на аутсорсинг охраны труда могут быть учтены как затраты, снижающие налогооблагаемую базу.
Какие недостатки и риски связаны с аутсорсингом охраны труда?
Есть несколько вызовов, на которые нужно обращать внимание:
- Остаток ответственности на работодателе — несмотря на договор с подрядчиком, юридическая ответственность за охрану труда остается на работодателе. Это означает, что надо контролировать исполнение.
- Риск недобросовестного подрядчика — важно тщательно выбирать компанию и проверять ее квалификацию, репутацию, отзывы. Неквалифицированные исполнители могут привести к нарушениям.
- Утечка конфиденциальной информации — вы передаете сторонней организации данные о персонале, медицинские сведения, сведения о производстве. Нужно убедиться в надежности защиты персональных данных.
- Нестабильность подрядчика — аутсорсинговая компания может прекратить свою деятельность, что потребует срочного поиска нового исполнителя.
- Дополнительные расходы — работодатель сам оплачивает обучение в учебных центрах, СИЗ, медосмотры. Аутсорсер лишь организует процесс, но не покрывает все расходы.
- Менее эффективный ежедневный контроль — аутсорсер проводит плановые проверки и выезды, но не может быть на месте постоянно, как штатный специалист.
- Ограничения на крупных компаниях — если в организации более 50 человек, полный аутсорсинг запрещен, что создает необходимость комбинировать подходы.
Как выбрать надежного подрядчика по аутсорсингу охраны труда?
При выборе компании следует проверить:
Аккредитацию — убедитесь, что организация внесена в реестр аккредитованных подрядчиков (постановление Правительства РФ от 16.12.2021 № 2334). Есть единый реестр на сайте Минтруда.
Опыт и специализацию — проверьте портфель проектов, количество лет на рынке. Лучше, если подрядчик специализируется на вашей отрасли (строительство, производство, офисный бизнес).
Квалификацию сотрудников — уточните, какие специалисты будут работать на вашей компании, их образование, опыт (желательно 5+ лет), наличие дополнительных сертификатов.
Отзывы и рекомендации — попросите контакты существующих клиентов, прочитайте отзывы. Лучше полагаться на рекомендации, а не на рейтинги.
SLA и гарантии — убедитесь, что в договоре четко прописаны условия обслуживания, сроки выполнения работ, штрафы за нарушения.
Отличается ли аутсорсинг охраны труда от аутсорсинга пожарной безопасности?
Да, это разные понятия:.
Охрана труда (ОТ) — предотвращение травм, профзаболеваний, несчастных случаев, связанных с условиями работы и производственными процессами.
Пожарная безопасность (ПБ) — предотвращение пожаров, обеспечение эвакуации, правильная эксплуатация пожарного оборудования, обучение действиям при пожаре.
Хотя эти области часто передаются одной компании, по закону они не входят в понятие охраны труда. ПБ, промышленная и электробезопасность, подготовка к ГО и ЧС обычно заказываются отдельно, хотя желательно у одного подрядчика для удобства. Стоимость комплекса услуг (ОТ + ПБ) может быть на 25% дешевле, чем по отдельности.
Может ли финтех-компания использовать аутсорсинг охраны труда?
Да, финтех-компании и другие организации, не связанные с опасным производством, часто используют аутсорсинг охраны труда. Для офисных организаций со стандартными условиями труда услуга особенно выгодна, так как не требует сложной документации и специальных проверок. Финтех-компания может передать все функции аутсорсеру: от разработки политики ОТ до проведения инструктажей и подготовки документов к проверкам трудовой инспекции. Это позволяет руководству сосредоточиться на основной деятельности — развитии финтех-продуктов.
Как аутсорсинг охраны труда помогает избежать штрафов?
Государственная инспекция труда (ГИТ) проводит проверки на соблюдение требований охраны труда. Нарушения влекут за собой штрафы:
- для должностных лиц — от 2 000 до 5 000 рублей, для ИП — до 80 000 рублей,
- для организаций — до 400 000 рублей и более.
Правильно организованная СУОТ, своевременно проведенные инструктажи, актуальная документация, ведение журналов — все это защищает компанию от нарушений. Аутсорсер берет на себя обязанность контролировать выполнение всех требований и подготавливать компанию к проверкам. При обнаружении недостатков подрядчик помогает устранить их до прихода инспекторов.
Возможно ли комбинировать штатного специалиста и аутсорсинг?
Да, это часто рекомендуемый подход для крупных компаний. Если у организации работает 50 человек и более, то по закону необходим штатный специалист по охране труда, но часть функций можно отдать на аутсорсинг.
Например, штатный специалист занимается повседневным контролем и документацией, а подрядчик проводит аудиты, помогает при проверках ГИТ, занимается сложными проектами (СОУТ, организация медосмотров).
Это позволяет оптимизировать затраты и получить преимущества обоих подходов. Для многофилиальных компаний часто используется такая схема: аутсорсер координирует все филиалы, а в каждом филиале есть ответственный сотрудник.
(Пока оценок нет)
Загрузка...
