Миграционный учет в аутсорсинге в 2026 году: на ком ответственность и как снизить риски

Формально Федеральный закон от 18.07.2006 N 109-ФЗ, в котором прописаны правила миграционного учета, действует давно, но в 2026 году совпали несколько факторов:

• Рост квот из-за дефицита кадров. На 2026 год утверждено 278 940 квот на привлечение иностранных работников.
• Отраслевые лимиты. Установлены отраслевые лимиты для привлечения иностранных граждан в разные сферы бизнеса.
• Новые правила уведомлений. С июля 2026 года изменится форма подачи уведомлений.
• Цифровизация. Граждане ЕАЭС и Украины без ВНЖ и РВП, которые приехали в РФ для трудовой деятельности, обязаны использовать приложения «Амина» на территории Москвы и МО.

Заказчиком или работодателем для мигрантов является аутсорс-компания, даже если фактически мигранты работают на другой бизнес. В случае нарушений штрафы будут применены к аутсорсерам. Поэтому аутсорсеру так важно следить за соблюдением закона.

Штрафы за нарушения в миграционном учете достигают 800 тысяч рублей, дополнительно возможна приостановка деятельности на срок до 90 дней. 

При трудоустройстве или оформлении мигранта по ГПД важно проверить:

• наличие патента — разрешения на работу на территории РФ;
• отсутствие мигранта в реестре контролируемых лиц — это список людей, которые находятся в России незаконно, нанимать на работу или сотрудничать по ГПД с ними нельзя.

Для Москвы и Московской области нужно проверить наличие у мигрантов приложения «Амина». Через него государство контролирует геопозицию приезжих граждан. Сервис заменяет физический поход в Миграционный центр для получения документов — теперь все можно сделать удаленно.

📎 Как оформить самозанятого иностранца

Правительством РФ утверждены ограничения на количество мигрантов в разных отраслях экономики. Для оказания услуг клиентам аутсорс-компания не может привлекать больше мигрантов, чем положено по закону.

• Выращивание овощей, лесозаготовка, производство изделий из дерева кроме мебели — до 40% от общего числа работников.
• Сухопутный пассажирский транспорт, автомобильный грузовой транспорт — 24%.
• Строительство — 50%.
• Сфера ЖКХ — 70%.

Нельзя привлекать мигрантов для торговли алкоголем, табаком, на рынках и в аптеках.

В регионах могут действовать свои ограничения. В случае нарушений или превышения разрешенного количества мигрантов аутсорсеру грозит штраф до 800 тысяч рублей за каждую ошибку.

Вся ответственность за миграционный учет лежит на аутсорс компании. Чтобы снизить риски получения крупных штрафов, пропишите обязанности по работе с иностранными гражданами в договорах и внутренних регламентах сотрудников.

Кадровая служба аутсорсера

Кадровая служба аутсорсера обязана своевременно подавать в МВД уведомления о приеме и увольнении иностранца. Она контролирует сроки действия патентов, разрешений на временное проживание (РВП) и видов на жительство (ВНЖ).

• Уведомление о заключении и расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем на патенте нужно подать в течение трех рабочих дней.
• Регистрация по месту пребывания должна быть оформлена в течение семи рабочих дней с даты получения разрешения на временное проживание.

Бухгалтерия аутсорсера

Бухгалтерия проверяет факт и своевременность оплаты патентов, статус самозанятых. Бухгалтер ведет учет для налоговой службы, следит за наличием закрывающих документов и отслеживает риски переквалификации самозанятых в сотрудников.

Юрист

Следит за изменениями в законодательстве, предупреждает о предстоящих изменениях, в том числе и в формах документов. Контролирует и инициирует проведение аудита миграционного учета.

📎 Как уведомить МВД о начале работы с иностранцем

Четко зафиксируйте во внутренних документах модель управления персоналом.

• Определите и закрепите документально ответственных лиц, кто ставит задачи, ведет смены и отвечает за подачу уведомлений в МВД.
• Проведите внутренний миграционный аудит до возможной проверки МВД. Проконтролируйте, все ли документы соответствуют требованиям закона.
• Автоматизируйте проверку чеков НПД. Это возможно сделать через сервис «Самозанятые.рф».
• Используйте актуальные шаблоны уведомлений в МВД, так как ошибка в форме считается нарушением.
• Пропишите в договоре ответственных за коммуникацию со стороны компании-заказчика.
• Проведите обучение по миграционному учету ответственным лицам, не забывайте инструктировать новых сотрудников. Объясните правила и сроки подачи всех уведомлений, донесите важность своевременного предоставления информации по мигрантам.