Как бизнесу безопасно платить внештатникам в 2026 году

Раньше банки и госорганы не сильно вникали, зачем бизнес переводит деньги на карту физлица. Главное — чтобы сумма превышала пороговых значений и не было явной подмены трудовых правоотношений. Но за последние два года выросло число мошеннических схем с участием дропперов — подставных лиц, через чьи карты обналичивают незаконно полученные средства и государство отреагировало серией законодательных изменений.

522-ФЗ от 28.12.2024. Вступил в силу 1 июня 2025 года. Росфинмониторинг получил право приостанавливать операции клиента на срок до 10 рабочих дней без судебного решения, если есть подозрения, что средства получены преступным путем. Банки обязаны сообщать обо всех подозрительных операциях в Росфинмониторинг и ФНС.

Приказ Банка России от 05.11.2025 № ОД-2506. Действует с 1 января 2026 года. Число признаков подозрительных операций увеличено с шести до двенадцати. Под особый контроль попадают: цепочки переводов через СБП свыше 200 тыс. рублей, нетипичные операции по времени, сумме и частоте, множественные переводы на счета физлиц от одного отправителя. Банк вправе приостановить операцию на 48 часов при совпадении хотя бы с одним критерием.

Приказ Минтруда от 08.12.2025 № 685н. Основанием для внеплановой проверки Роструда станет информация о компании, которая работает более чем с 35 самозанятыми, выплачивает им свыше 35 тыс. рублей в месяц, а сотрудничество длится больше трех месяцев.

Закон № 289-ФЗ о платформенной экономике. Вступит в силу 1 октября 2026 года. Закон регулирует правила сотрудничества с внештатными исполнителями через цифровые платформы.

Налоговая со своей стороны усилила контроль за подменой трудовых правоотношений. ФНС хочет видеть, за какой результат бизнес платит и как это отражается в отчетности. Если компания переводит деньги самозанятым, но не может подтвердить, что оплачивала конкретные услуги с измеримым результатом, — это основание для переквалификации договора ГПХ в трудовой с доначислением НДФЛ и страховых взносов за весь период сотрудничества.

Новая логика проста: сначала задание — потом деньги. Пошаговый план выглядит так:

1. Сформировать задание. Прежде чем приступить к сотрудничеству компания должна сформулировать, что исполнителю нужно сделать, в какие сроки и за какую стоимость. Задание фиксирует, что вы платите деньги за конкретный и измеримый результат, а не за трудовую деятельность.
2. Заключить договор. Когда исполнитель откликается на задание и соглашается с условиями, с ним заключают договор ГПХ. Если сотрудничество длительное — работают в рамках уже подписанного договора, а задание становится приложением к нему.
3. Принять работу и подписать акт. В акте пропишите формулировки из задания, чтобы налоговой было очевидно, за что вы платите.
4. Получить чек. После выплаты требуйте чеки от самозанятых. Наименование услуги в чеке должно совпадать с тем, что указано в задании и акте.

Если компания работает по такому алгоритму — у нее всегда будет подтверждение законности сотрудничества для налоговой, Роструда и банков.

Если у компании пять самозанятых — процесс можно вести в таблице. Но когда исполнителей десятки или сотни, ручное управление ломается. Кто-то сдал работу вовремя, кто-то задерживает. Один прислал чек с ошибкой, другой утратил статус НПД, третий забыл подписать акт.

Бухгалтер вместо расчетов занимается перепиской: напоминает, проверяет, переделывает. А если банк запросит пояснения — нужно быстро собрать задания, акты, чеки и переписку по конкретному платежу. Без системы все это рассыпано по мессенджерам, почте и папкам на рабочем столе.

Последствия ошибок стали серьезнее. Если банк не получит документы по запросу, он вправе приостановить операции по счету или расторгнуть договор. А если ФНС обнаружит признаки подмены трудовых отношений, компании грозит доначисление налогов и штраф.

Если у компании больше 10 самозанятых — безопаснее работать с ними через платформы.

Платформа для работы с внештатниками закрывает весь процесс: от задания до выплаты.

1. Задание создается по шаблону с описанием результата и сроком.
2. Исполнитель сам откликается и подтверждает согласие на выполнение задания.
3. Договор формируется автоматически, исполнитель подписывает его онлайн с помощью личной электронной подписи, которую формирует платформа.
4. Документы и чеки собираются в личном кабинете заказчика.
5. Статус самозанятого проверяется через ФНС перед каждой выплатой.
6. Оплата уходит только после подписания акта.

В результате у бизнеса всегда есть полный пакет документов, которые подтверждают законность каждого платежа. Если банк запросит пояснения — вы соберете все документы за минуту. Если придет проверка ФНС или Роструда — у вас есть задания, акты, чеки и подтверждения статуса НПД.

Платформа снимает рутину с бухгалтерии. Не нужно вручную проверять чеки, напоминать про акты и сверять наименования услуг. Система делает это автоматически.

Небольшая IT-компания платила внештатным разработчикам и дизайнерам напрямую — переводами на карты самозанятых. Все шло нормально, пока банк не запросил документы по серии платежей: попросил показать, за что компания платит внештатникам, договоры ГПХ и акты.

Собрать пакет по каждому платежу оказалось непросто: часть переписки в Telegram, акты на почте, чеки — у бухгалтера в папке. На ответ ушло две недели. Банк проводил дополнительную проверку. В это время исполнители ждали выплаты и писали компании с требованиями вернуть деньги за оказанные услуги, часть работ встала на паузу.

После этого случая мы решили подключиться к сервису «Самозанятые.рф». Теперь у нас есть все подтверждающие документы в одном месте. Договоры, задания, акты и чеки хранятся в личном кабинете и мы сможем предоставить их для проверки в течение минуты. Эдуард С., руководитель IT компании.

Для банка выплаты физлицам без понятного основания — это потенциальный риск по 115-ФЗ. Вот что может произойти.

Блокировка операций. Банк приостанавливает платеж на 48 часов. Он вправе потребовать полный пакет: договор, задание, акт, подтверждение экономического смысла операции. Если документов нет или они не сходятся — операции остаются заблокированными.

Расторжение договора. При высоком уровне риска банк расторгает договор обслуживания. Повторное открытие счета в этом банке практически невозможно. Информация о расторжении попадает в межбанковскую базу, это затрудняет обслуживание в других банках.

Переквалификация договоров ФНС. Если налоговая признает отношения с самозанятыми трудовыми — компании доначислят НДФЛ и страховые взносы за весь период сотрудничества.

Включение в реестр нарушителей. Компания попадает под повышенное внимание проверяющих органов, это увеличивает вероятность последующих проверок.

Перед началом работы. 

• Проверьте статус самозанятого по ИНН через сервис ФНС.
• Убедитесь, что исполнитель не был вашим штатным сотрудником в последние два года.
• Заключите договор ГПХ, в котором зафиксирован конкретный результат, а не процесс.

При постановке задачи. 

• Составьте задание с описанием результата, сроков и стоимости.
• Избегайте формулировок, характерных для трудовых отношений: не пишите «рабочий день», «график», «подчинение распорядку».

При приемке работы. 

• Внесите в акт информацию из задания: какой результат получен, в какие сроки, за какую сумму.
• Подпишите акт выполненных работ.

При оплате. 

• Проверьте, что исполнитель является самозанятым и платеж не превысит его годовой лимит по доходу в 2,4 миллиона.
• Платите на основании подписанного акта.
• Получите чек исполнителя. Проверьте, что наименование услуги в чеке совпадает с тем, что указано в задании и акте.

На хранении. 

• Сохраняйте полный пакет документов по каждой выплате не менее пяти лет: договор, задание, акт, чек, подтверждение статуса НПД на момент оплаты.