Как платить фрилансеру-иностранцу

Допустим, вы нашли фрилансера за пределами России, например, в Казахстане. Но у него нет ни карты российского банка, ни самозанятости, ни возможности её оформить. Как перевести вознаграждение такому специалисту?

Сразу скажем, что задача не из лёгких, но решить её можно. Главное — пройти валютный контроль и правильно заполнить назначение платежа. Остальное — полегче.

Начнём с базы: перевод денег за границу фрилансеру приравнивается к внешнеторговой деятельности, то есть «предпринимательству в области международного обмена товарами, услугами, информацией и интеллектуальной собственностью».

По сути здесь важна одна вещь: раз деятельность внешнеторговая, значит, на неё распространяются специальные требования.

С чем будет работать бухгалтер

1. Договор, составленный на двух языках: заказчика и исполнителя. Он выступает основой сделки.
2. Инвойс (заказ, отчёт или другой документ), который подтверждает принятие услуги. Любой из этих документов выступает основанием для платежа.

Остановимся подробнее на втором пункте. В подтверждающем документе от контрагента должны быть прописаны все необходимые реквизиты, требуемые по закону «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ: наименование, дата составления, реквизиты исполнителя и заказчика и т.д.

Для признания расходов в налоговом учёте документ нужно документально подтвердить (п. 1 ст. 252 НК).

В общем так, договора и инвойса (отчёта, заказа) будет достаточно для принятия расходов к вычету при расчёте налога на прибыль. При этом все документы необходимо перевести на русский язык и заверить нотариально.

Сейчас есть несколько вариантов перевода денег. Но — список стран, условия и вообще саму возможность перевода важно перепроверять (учитывая то, как всё быстро меняется).

Перевод

Сюда относятся «Почта России», «Юнистрим», «Золотая Корона», Contact. Переводить деньги таким способом могут как физические, так и юридические лица. Примечание: жителю Европы вы так деньги не переведёте, а вот жителю Ближнего Зарубежья — да. 

К примеру, сейчас по «Почте России» можно отправить деньги в 11 стран: Азербайджан, Туркмению, Армению, Грузию, Казахстан, Киргизию, Молдову, Таджикистан, Узбекистан, Сербию и Южную Осетию. Максимальная сумма перевода — от 9 999 до 300 000 ₽.

Через банк-корреспондент (без использования SWIFT)

Банки-корреспонденты выполняют финансовые операции по поручению другого банка (например, банка получателя – нерезидента России) на основе корреспондентского договора. Схема следующая: банк отправителя в РФ → банк-корреспондент → иностранный банк получателя. 

Как найти банк-корреспондент: как правило, каждый банк сотрудничает сразу с несколькими банками-корреспондентами. Список нужно уточнять в банке (на сайте, в отделении, по телефону). 

Важно: банки-корреспонденты, которые проводят платежи в валюте, запрашивают подробную информацию о целях сделки. Если её не предоставить, банк отменит платёж.

Переводом через SWIFT (в том числе национальные валюты, доллары и евро)

Некоторые банки всё ещё подключены к SWIFT. На данный момент это: «Кредит Европа Банк», «Газпромбанк», «Райффайзенбанк», ЮниКредит Банк», «АК Барс Банк», «ОТП Банк», «Санкт-Петербург», «Банк Авангард», «Русский Стандарт», «Металлинвестбанк». У каждого из них — свой лимит по комиссии (в среднем 3%, есть ещё ниже) и ограничения по SWIFT-переводам.

НДС

Если исполнитель работает за рубежом, то никто (пп. 4, 5 ст. 38, п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). 

НДФЛ

Опять же, если вы работает с нерезидентом РФ, платить за НДФЛ не нужно. Его платят только при работе с резидентами (Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 04.08.2023).

А вот теперь внимание — мы подобрались к одному из самых важных и ответственных этапов. (Не то, чтобы другие этапы были не важны, но этот — бьёт все рекорды по важности). 

Итак, будем продвигаться постепенно. Для начала заполним поля «банк получателя», «номер счёта получателя» и «получатель». 

• Поле «Банк получателя»: пишем название российского банка-посредника, его БИК и корреспондентский счёт.
• Поле «Номер счёта получателя»: указываем номер корреспондентского счёта иностранного банка. Обычно он начинается с цифр «30 111», «30 303» или «30 231». Если вы не знаете номер, уточните платёжные данные у контрагента.
• Поле «Получатель»: пишем название иностранного банка, в котором открыт счёт исполнителя.

Что написать в назначении платежа

Вот в этом месте как раз чаще всего допускаются ошибки. Так что следует быть максимально аккуратным. 

Что нужно указать:

• Название компании, которой отправляете деньги.
• Номер счёта компании в иностранном банке или IBAN.
• УНП или SWIFT-код иностранного банка получателя. Для рублёвого перевода это необязательно, но ошибкой не будет.
• Номер и дату документа (контракта, договора или инвойса).
• Название услуги. Пишите максимально подробно, за что именно платите исполнителю.
• Код операции для переводов в валюте можно прописать цифрами. К примеру, 11 100. А вот для перевода в рублях — строго в формате {VO11100}. 

Например: {VO11100} оплата за маркетинговые услуги по договору от 31.09.2023 № G915, LLT Achinebuli, IBAN GE29NB0000000101705826, SWIFT UGEBGE25. Сумма 125 300 рублей. НДС 0%.

На всякий случай напомним, что если вы используете сервисы для расчётов с фрилансерами, то они берут на себя электронный документооборот и автоматическую бухгалтерию. 

Даже если вы переводите деньги в рублях, вы всё равно попадаете под валютный контроль. 

• Если сумма не превышает 600 тысяч рублей.  Проставьте в назначении платежа первым код операции (код можно найти в приложении 1 Инструкции ЦБ РФ № 181-И). К примеру, если вы отправили предоплату за логотип дизайнера, то вам нужно прописать код «110». 
• Если сумма превышает 600 тысяч рублей, помимо кода операции предоставьте в банк документы по сделке: инвойс, счёт, договор. Причём сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня, как отправите в банк платёжку. Иначе он просто не сможет отправить деньги.