5 приемов управления проектами, которые работают для самозанятых

Командный сервис для управления проектами WEEEK расскажет, почему Канбан наводит порядок в задачах, как расставлять приоритеты и причем тут Эйзенхауэр. 

Разберем пять подходящих методов для самозанятых.

Когда работаешь сам на себя, легко утонуть в потоке дел: проекты от клиентов, личные задачи, бухгалтерия, обучение и много чего еще. Все перемешивается, и ощущение, что ничего не движется. Канбан помогает навести порядок и видеть прогресс: что уже сделано, над чем работаете сейчас и что ждет впереди.

Что такое Канбан-метод?

Это наглядный способ управлять своими делами. Представьте доску, разделённую на несколько колонок: например, «К работе», «В работе», «На проверке» и «Готово». По этим колонкам задачи двигаются до тех пор, пока не окажутся в «Готово».

В таком формате видно текущие задачи: не нужно держать их в памяти — все разложено по колонкам. Кроме того, Канбан поддерживает мотивацию: что может быть приятнее еще одного выполненного дела?

Как работать по Канбану?

Попробуйте разложить свои дела в WEEEK. Для этого надо создать проект и дать ему название, например, «Моя работа».

Дальше создайте Доски — они помогут визуализировать процессы внутри одного проекта. Наши доски будут называться «Мои проекты» и «Бухгалтерия».

Каждый процесс на доске разбивается на этапы-колонки. По умолчанию это «К работе», «В работе» и «Готово» — по необходимости их можно переименовать. Добавьте свои задачи и перемещайте их по колонкам, как стикеры на физической доске.

Чтобы сделать пространство удобнее, каждой задаче можно поставить цветовой приоритет, установить дату (дедлайн) и добавить теги. 

Внутри карточки задачи прикрепляйте документы, оставляйте важные заметки или устанавливайте напоминания о задаче, чтобы в нужный момент получить уведомление.

В общем, для самозанятого Канбан универсальный инструмент: он заменяет планировщик, напоминалку и даже систему приоритетов. А главный плюс в его простоте: достаточно трёх колонок и привычки перемещать карточки, чтобы почувствовать, что работа стала управляемой.

С тем, как выгрузить все задачи в одно пространство, мы разобрались. Но как быть, если дела кажутся бесконечными и непонятно, за что хвататься первым? Тут пригодится Матрица Эйзенхауэра. Это инструмент, который помогает расставлять приоритеты. 

Суть проста: все задачи делятся на четыре категории:

1. Срочные и важные — те, что нельзя откладывать и надо сделать здесь и сейчас.
2. Важные, но не срочные — те, что двигают тебя вперед: обучение, развитие, подготовка к проектам.
3. Срочные, но не важные — мелочи, которые требуют внимания, но мало что меняют.
4. Не срочные и не важные — те, что можно смело отложить и не чувствовать вину.

Как применять?

Раз в день раскладывайте задачи по этой матрице. Первую категорию задач надо сделать сразу. Вторую планируем и выделяем для нее время. Третью по возможности минимизируем, а четвертую — откладываем до лучших времен.

С Матрицей вы не окажетесь в ситуации, когда когда день заполнен мелочами, а крупные проекты стоят на месте.

Прокрастинация или переработка часто становятся лучшими друзьями самозанятого. Чтобы не сойти с ума, предлагаем попробовать метод «Помодоро»: он учит управлять вниманием и энергией в течение дня.

Принцип такой:

• Вы работаете 25 минут без отвлечений
• Делаете короткий перерыв на 5 минут
• После четырех циклов отдыхаете дольше — 15–30 минут

Как использовать?

Можно взять обычный таймер, но удобнее работать в специальном сервисе или приложении (WEEEK, Pomofocus, TomatoTimer). В моменте важно отключить уведомления, убрать отвлекающие предметы со стола и, если нужно, включить музыку для концентрации.

В перерывах обязательно надо встать, размяться и выпить воды. Главное не загружать мозг новой информацией — отложите до вечера короткие ролики, новости и ютуб. Попробуйте просто отвлечься и походить.

Разгрести гору дел поможет не только Канбан и приоритизация, но еще и декомпозиция. Допустим, у вас есть огромный проект, который никак не можете начать. Попробуйте разбить его на понятные и небольшие действия. Так у вас появится список шагов, выполняя которые, вы будете двигаться к результату.

Как декомпозировать?

Начните с формулировки конечной цели. Например: «Написать текст про управление проектами». Дальше разделите ее на подзадачи: «Прочитать материалы по теме», «Созвониться с экспертом», «Расшифровать интервью» и так далее.

В WEEEK есть подзадачи — они выглядят как чек-лист, но это полноценные задачи, в которых можно ставить сроки, приоритеты и прикреплять файлы.