Как написать сопроводительное письмо, которое дочитают

Обычно самозанятым приходится сёрфить на сайтах с вакансиями в поисках заказов. Но загвоздка в том, что далеко не все компании открывают резюме: 50 откликов отправил, из них открыли половину.

Хорошее сопроводительное письмо может увеличить шансы на второй этап — собеседование. Под «хорошим» мы подразумеваем информативный текст — тот, который покажет заказчику или HR-менеджеру, что вы можете справиться с обязательствами.

Если вкратце, то:

• Обратить на себя внимание.
• Продемонстрировать заинтересованность в вакансии, что вы тут не «мимо проходили».
• Показать, что вы умеете формулировать мысли и понимаете что такое деловой этикет.
• Объяснить какие-то детали из резюме. Например, рассказать причину долгого перерыва в работе, если он был: возможно, вы переехали и не работали, пока оформляли ВНЖ.
• Продемонстрировать навык самопрезентации. Не все заказчики смотрят на него, но для некоторых специалистов он критически важен, например, маркетологов.
• Дать представление о том, как вы общаетесь: в конце концов сотрудничать с приятными людьми приятнее, чем с неприятными.

Кому сопроводительное письмо не нужно

Обычно линейному персоналу: грузчикам, продавцам, кассирам и другим. Особенно это касается ситуаций «массового подбора», когда HR нужно нанять несколько сотрудников за раз: откликов много, времени читать всё нет. В этом случае сопроводительное письмо особо не нужно. В крайнем случае можно обойтись формальным и коротким сообщением.

Обычно письма читают по диагонали, так что главное — зацепить заказчика/HR и не дать ему уснуть. Поэтому быстро доносим в тексте, какую пользу можем принести.

Объём

• Говорим коротко и по делу, примерный объём — 500 слов. Как минимум это уважительно — даже самый ответственный HR не осилит длинную биографию.

Стиль общения

• Ориентируемся на то, как написана вакансия. Пишут дружелюбно? Пишем так же. Пишут очень формально? Пишем так же.
• Если всё же непонятно, в каком стиле писать: придерживаемся сдержанного, но дружелюбного делового стиля.
• Избегаем шаблонов и канцеляризмов, но опять же — если только заказчик сам их не использует.
• Не уходим в сильный креатив. То есть сопроводительное письмо в стиле Даниила Хармса — это, конечно, эффектно, но лучше сдержаться.

Структура текста

• Приветствуем и представляемся. Если это письмо или сообщение в мессенджере — уточняем, на какую вакансию претендуем.
• Пишем, почему подходим для этой вакансии (про то, как это сделать — ниже, в блоке «Суть письма»).
• Завершаем письмо чем-то в духе «Буду рад пообщаться по телефону или на личной встрече». Лишним не будет: фразы с призывами используют рекламщики и маркетологи, когда хотят побудить человека к действию — это такой психологический приём.
• Подписываемся: пишем имя, почту, телефон, можно добавить ник в Telegram. Это покажет, что вы знакомы со стандартами деловой переписки.

Суть письма

• Показываем, что вас интересует конкретно этот проект: обращаемся к заказчику или HR по имени, пишем о релевантном опыте. Допустим, если компания ищет фотографа на корпоратив, имеет смысл сказать, что вы 5 лет снимаете корпоративы и отправляете фото быстро. А вот упоминать про опыт в студии незачем — конкретно этого заказчика он не интересует.
• Акцентируемся на фактах. Вместо «я продвигаю сайты» → «вывел сайт пиццерии в ТОП-10 и увеличил количество заказов на 270% за полгода».
• Если навыков не хватает: стараемся убедить, что быстро их освоим. Например, если нужен опыт работы с таргетированной рекламой в VK, а у вас его нет, но есть опыт в FB (*принадлежит Meta — экстремистской организации, запрещённа в России), рассказываем об этом.
• Не дублируем факты из резюме. Допустим, если в нём есть информация о пройденных курсах, перечислять их ещё раз не стоит.

Что ещё прибавит баллов:

• Пишем, что готовы выполнить тестовое задание, если того предполагает специальность — HR оценит. Обычно это относится к копирайтерам, дизайнерам и другим создателям контента.
• Проверяем текст на ошибки в любом специализированном сервисе, например, в text.ru или «Орфограммке». Даже если кажется, что текст ок — всё равно лучше проверить.

Кстати: максимально аккуратными нужно быть копирайтерам, редакторам, SMM-менеджерам и другим фрилансерам, работающим с текстами, — на их сопроводительные письма смотрят критичнее. Условно если копирайтер плохо структурирует письмо или пишет канцеляритом в креативное агентство — это прямая дорога к отказу.

Большая подборка примеров, как писать сопроводительное письмо не надо. И советы, чем заменить.

• Сопроводительное письмо может сильно помочь выделиться среди других кандидатов — и это его главная цель.
• Хорошее сопроводительное письмо — это информативное письмо. То, которое показывает заказчику, что вы в силах справиться с обязательствами. А потому его стоит основывать на фактах: вместо общих фраз про ответственность и нацеленность на результат лучше писать про то, чего вы добились. Например, насколько вы увеличили процент открываемости рассылок, если вы email-маркетолог.
• Если навыков не хватает, важно постараться убедить, что вы быстро освоитесь. Допустим, если вы еще не работали с какой-то программой, которая требуется, но «на ты» с аналогичной — напишите об этом.
• Сопроводительные письма нужны не всем. К примеру, обычно линейный персонал легко обходится без них.

Остались вопросы? Задайте их в комментариях под статьей. Если ответ нужен срочно, пишите в наше сообщество Вконтакте или Телеграм-канал.