Как правильно работать с самозанятыми компаниям и ИП

Если человек не самозанятый, компания, которая ему платит, является его налоговым агентом — платит за него налоги и страховые взносы. Если человек обманул вас с налоговым статусом, получится неприятная ситуация:

1. Вы платите ложному самозанятому на карту и думаете, что все в порядке — налог он заплатит сам.
2. Налоговая видит, что вы заплатили обычному физлицу, но не перечислили за него налоги и взносы.
3. По статьям 122 и 123 НК РФ вам выписывают штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога и взносов. Сами налоги и взносы тоже придется заплатить.

Такой «ложный самозанятый» не сможет отправить вам чек — у вас не будет закрывающего документа для сделки и не получится внести расход на исполнителя в бухгалтерию.

Поэтому перед началом работы нужно убедиться, что человек действительно на НПД:

• зарегистрировался в приложении «Мой налог»,
• получил статус и не снимался с учета,
• не превысил за год доход в 2,4 миллиона рублей.

Как ООО работает с самозанятыми?

Порядок для компаний и ИП одинаковый. То есть для начала нужно проверить статус самозанятого: сделайте это через наш бесплатный сервис. Для этого достаточно знать ИНН исполнителя. Если сотрудничество длительное, проверять статус придется постоянно, чтобы случайно не пропустить момент, когда самозанятый потеряет его.

ИП в законодательстве иногда приравнивают к юрлицу, но с самозанятым это не работает — официально он остается физлицом, так что работа с ним регулируется Гражданским кодексом РФ.

Как можно оформить самозанятых

Согласно письму ФНС работать с самозанятыми можно и без договора. Но при условии, что сделка совершается немедленно, например, если вы как юрлицо купили у самозанятого изделия ручной работы и сразу заплатили за них.

В остальных случаях согласно статье 161 ГК РФ нужно заключить договор. Даже если вы заказали самозанятому написать пост в соцсети за 100 рублей и сделали это через ИП, договор придется заключить.

Договор с самозанятым очень похож на договор оказания услуг с ИП. Единственное серьёзное отличие — в реквизитах исполнителя будут указаны только ФИО, адрес прописки и ИНН, без ОГРН и юридического адреса.

В договоре обязательно нужно будет указать, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход. В остальном формат договора стандартный. Нужно прописать все условия, порядок расчётов и сдачи-приемки, гарантии, ответственность сторон — всё то же, что вы пишете при договоре с ИП или юрлицом.

📎 Шаблон и инструкция по составлению договора с самозанятым

Оплатить самозанятому бизнес может с расчетного счета на банковскую карту или счет самозанятого. Выплату обязательно нужно сопровождать документами: платежным поручением, счетом на выплату, актом выполненных работ и чеком. Иначе банк может посчитать транзакцию подозрительной и заблокировать расчетный счет компании или ИП.

Дело в законе «Об отмывании доходов» 115-ФЗ, по которому перевод физлицу могут расценить как способ легализации преступных доходов или отмывания денег. Счет блокируют не навсегда: достаточно предоставить документы, которые доказывают легальность перевода. Но на разбирательства уйдет время.

После того как исполнитель получит деньги, он должен сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить его вам. Чек — главный документ, подтверждающий оплату, именно на его основании вы можете учесть расходы на услуги самозанятого в свою бухгалтерию.

В случае, если самозанятый аннулирует чек, акт выполненных работ может подтвердить факт приемки и оплаты работы самозанятого. Поэтому мы советуем помимо чека формировать акты.