Как бизнесу официально работать с самозанятым

Если человек не самозанятый, компания, которая ему платит, является его налоговым агентом — платит за него налоги и страховые взносы. Если человек обманул вас с налоговым статусом, получится неприятная ситуация:

1. Вы платите ложному самозанятому на карту и думаете, что все в порядке — налог он заплатит сам.
2. Налоговая видит, что вы заплатили обычному физлицу, но не перечислили за него налоги и взносы.
3. По статьям 122 и 123 НК РФ вам выписывают штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога и взносов. Сами налоги и взносы тоже придется заплатить.

Такой «ложный самозанятый» не сможет отправить вам чек — у вас не будет закрывающего документа для сделки и не получится внести расход на исполнителя в бухгалтерию.

Поэтому перед началом работы нужно убедиться, что человек действительно на НПД:

• Зарегистрировался в приложении «Мой налог»
• Получил статус и не снимался с учета
• Не превысил за год доход в 2,4 миллиона рублей

Проверить статус можно на сайте налоговой — для этого нужно знать ИНН. Если сотрудничество длительное, проверять статус придётся постоянно, чтобы случайно не пропустить момент, когда самозанятый вдруг перестанет им быть.

ИП в законодательстве иногда приравнивают к юрлицу, но с самозанятым это не работает — официально он остается физлицом, так что работа с ним регулируется Гражданским кодексом РФ.

Работать с ним, как сказано в письме ФНС РФ от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@, можно и без договора — но только если сделка совершается немедленно, например если вы как юрлицо купили у самозанятого изделия ручной работы и сразу заплатили за них.

В остальных случаях согласно статье 161 ГК РФ нужно заключить договор. Даже если вы заказали самозанятому написать пост в соцсети за 100 рублей и сделали это через ИП, договор придется заключить.

Договор с самозанятым, на самом деле, очень похож на договор оказания услуг с ИП. Единственное серьёзное отличие — в реквизитах исполнителя будут указаны только ФИО, адрес прописки и ИНН, без ОГРН и юридического адреса.

В договоре обязательно нужно будет указать, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход, — это значит, что он не платит НДС, что важно для вашей бухгалтерии.

В остальном формат договора стандартный. Нужно прописать все условия, порядок расчётов и сдачи-приемки, гарантии, ответственность сторон — всё то же, что вы пишете при договоре с ИП или юрлицом.

Помните, что договор с самозанятым не должен быть похож на трудовой. Если в договоре вы обязываете исполнителя посещать рабочее место и трудиться по определенному графику, вы обязаны зачислить его в штат: платить за него налоги и взносы, предоставлять больничный и отпуск.

По сути, вы просто заключаете с ним трудовой договор и работаете с ним как с физлицом, не обращая внимания на его статус самозанятого. Это не запрещено, но вам придется платить налоги и взносы, как за обычного работника.

Когда придёт время платить, вы переводите деньги со своего расчётного счёта на банковскую карту самозанятого. Чтобы платёж можно было учесть в расходах, для перевода нужны будут полные реквизиты карты, а не просто номер. Перевод по реквизитам обычно идёт несколько дней — у каждого банка свои сроки. Поэтому платите заранее или предупреждайте исполнителя о задержке.

К сожалению, с платежами на карту физлиц есть проблема. Сейчас банки часто блокируют счета ИП и юрлиц по ФЗ-115 — для борьбы с терроризмом, отмыванием денег и легализацией преступных доходов. Под блокировку можно попасть за любой «подозрительный» платёж, в том числе за перевод физлицу. Конечно, счет заблокируют не навсегда — банку можно предоставить договоры и чеки от самозанятого, и счет разблокируют. Но это потребует времени.

После того как исполнитель получит деньги, он должен сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить его вам. Чек — главный документ, подтверждающий оплату, и именно на его основании вы должны вносить расходы на услуги самозанятого в свою бухгалтерию.

При расчётах с самозанятыми акт вам не нужен. Он не заменяет чек и не несёт никаких дополнительных функций — всё это прописано в письме ФНС России от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@ «О применении налога на профессиональный доход». Так что подписывайте акты при работе с ИП и ООО, а с самозанятыми обходитесь чеками.